办公自动化系统与档案管理系统整合研究

周晨

(江苏镇江路桥工程有限公司，江苏 镇江 212000)

引言

办公自动化(OfficeAutomation，简称OA)系统，主要指具备信息发布、公文审批、协同工作、会议管理等功能的办公系统，能够在网络上完成单位内的各项公共管理事务，俗称“网上办公”。随着社会信息化进程的加快和现代网络技术的发展，电子化已成为当今世界经济和社会发展的大趋势，越来越多的单位也已实现了“网上办公”。“网上办公”虽然方便快捷，但大量电子文件的产生也对档案管理工作提出了新的要求，给管理模式带来了一定的影响。

一、办公自动化系统与档案管理系统整合意义

传统的档案管理工作主要以收集纸质文件的方式开展，事项办理完毕后，责任部门整理相关文件材料，统一将有保存价值的文件移交至档案室，这个过程如果不是事毕即归，往往会出现漏件、补件等情况，且收集归档周期比较长。有了OA系统，每件事项完成后，最终材料可以直接生成纸质材料进行整理归档，方便快捷，不受时间和空间限制，归档工作能够随着日常工作的不断推进而及时完成，大大提高了效率。另一方面，OA系统环境下产生了大量的电子文件，为档案管理提供了新的载体，档案管理工作所面对的不再是传统的纸质文件，而是文本图像、声音视频等电子文件和纸质文件并存的情况，使得档案管理工作不断更新、不断发展，加快档案信息化的实现。

二、办公自动化系统与档案管理系统整合策略

(一)数据接口方式

利用数据接口技术，在OA系统与档案管理系统之间建立一个可以相互兼容的数据接口，使两个系统实现互联互通，成为一个整体。……