电子技术在档案信息化建设和管理中的作用

马丹

（辽宁建筑职业学院，辽宁 辽阳 111000）

我们通常所说的电子技术，一般是包括磁性、光学、电子、数据、电磁或者比较相似的技术，此类技术的应用非常广泛，在各个行业中都起着十分重要的作用，档案信息化管理与电子技术的运用程度息息相关，所以电子技术在档案信息建设及管理中的作用，是非常注重现实性的。

一、电子技术与档案信息化建设及管理的重大联系

（一）提升档案管理效率

对于档案信息化建设和管理，主要靠各种电子设备及信息系统，所以，档案管理工作人员并不需要完全依靠人工来完成此工作，包括信息的传输、保存和资料的查询、整理，都能用计算机和档案管理信息系统来完成。例如，以往的档案管理通常是用纸质的档案进行分类，在放进档案室进行管理，在查阅档案的时候就要相关工作人员按照分类进行查找，这种方法耗时比较长，使工作人员的工作量大大增加。如果运用了电子技术，保存档案的时候就可以利用电子档案进行储存，在查找的时候只需要输入相关的档案编号或名称等等，就可以很快将档案资料调出，比人工查找工作效率要高很多。电子技术的运用使档案信息化管理的效率有着明显的提高，将工作人员从百忙中解脱出来，对档案信息化管理的意义非常强大。

（二）增加档案信息化速度

根据目前形势来看，档案的信息化发展是必然之路，但在我国档案信息化的建设起步比较晚，还处于萌芽状态，不管是设备的引进及运用，还是在相关领域的推广，都尚存许多不足，严重影响了档案信息化建设的正常发展，而电子技术的出现很大程度上解决了这些难题，加快了档案信息化建设发展的脚步。……