大数据时代下的档案管理工作研究

王晓旭

（赤峰市松山区政务服务中心，内蒙古 赤峰 024000）

近年来，随着大数据时代的深入发展，网络技术、信息技术已经成为各个行业领域的重要管理技术，给档案管理工作带来更多便利的同时，也带来了一系列的挑战，难以保证档案管理工作的整体效率及质量。通过深入分析大数据对档案管理工作的积极影响，采取有效措施进行强化，有利于促进档案管理工作的进步和发展，使其能够充分满足我国人民及社会发展的需求。

一、大数据对档案管理工作的积极影响

（一）有利于提高档案保存的质量

在传统的档案管理工作中，普遍都是以纸质材料进行档案保存，但是纸质档案对保存环境的要求较高，很容易出现各种各样的档案丢失、档案损毁等不良情况。比如在出现火灾、水灾等情况的时候，或是室内空间的湿气过大的时候，纸质档案受到环境因素的影响，出现不同程度的损坏及缺失情况。同时，一些档案的保存期限较长，在纸质档案的长时间保存过程中会出现纸质老化、字迹模糊等情况，导致档案质量无法得到保障。但是在大数据时代背景下，能够利用大数据平台进行档案保存，在减少档案存储空间的同时，提高档案保存的质量[1]。

（二）降低档案管理工作成本，提高工作效率

在大数据时代背景下，可以利用信息技术及数据平台对档案信息进行处理，使档案管理工作的整体效率得到有效提高。与人工数据处理相比，这种信息处理方式能够在提高工作效率的同时，保证信息的完整性及真实性，使信息质量得到有效保障。随着我国社会经济的快速发展，档案管理工作的数据量越来越多，仅仅依靠传统的档案管理工作方式很难满足实际需求，无法对纸质档案进行有效处理和保存，这就显著提高了档案管理工作的投入成本。但是利用大数据对档案信息进行处理和保存，既能够降低工作人员的工作难度，也能够降低档案管理工作的成本，进而将更好的精力和物力投入到其他工作中。

二、大数据时代下档案管理工作的应对措施

（一）提高档案信息的安全性

为适应大数据时代的发展要求，网络技术及信息技术被广泛应用到档案管理工作中，在提高档案管理工作效率及质量的同时，也带来了更多的安全隐患，很容易出现档案信息的篡改及泄漏等情况，进而带来较大损失。面对这种情况，必须要采取有效措施提高档案信息的安全性，避免出现档案泄漏、档案篡改等问题。首先，需要减少档案管理工作队伍中的人员流动，严格做好人员招聘过程的考核工作，仔细调查应聘人员的品格修养，并加强对档案管理工作人员的安全培训工作，以此强化档案管理工作人员的安全意识，使其能够做好档案保护工作。其次，在进行档案信息的传输过程，需要做好相应的保护工作，通过加密措施、防护软件等提高档案信息的安全性。最后，在档案信息上传后，需要做好档案信息的备份工作，重视档案管理系统的升级，使其能够满足档案安全管理的需求[2]。

（二）完善档案管理制度

为保证档案管理工作的有序进行，需要及时对档案管理制度进行完善，明确相关工作人员的责任及义务，使档案管理工作得以顺利开展。首先，需要建立完善的信息准入制度，能够明确数据信息的重要性及可利用性，帮助档案管理工作人员更好的进行档案信息的收集、处理、保存和管理，使档案管理工作的整体效率得到提高。其次，需要明确相关工作人员的责任及义务，避免出现档案管理工作混乱问题，及时对造成工作问题的人员进行调查和处罚，以此强化档案管理工作人员的职业素养及责任感，使其能够更好的完成工作任务。最后，通过建立完善的监督管理制度，及时发现并解决档案管理工作中的问题，降低档案管理工作人员不良行为的发生率，使档案管理工作的整体质量得到提升，进而充分发挥档案管理工作的价值及作用。

（三）加强档案管理工作人员的培训

作为档案管理工作的主体，档案管理工作人员的能力及素质直接影响着整个档案管理工作的效率及质量，对档案管理工作的发展有着较为重要的影响作用，为保证档案管理工作能够适应大数据时代的发展，需要加强档案管理工作人员的培训，不断提高档案管理工作人员的知识水平及技能水平，使其能够以更加专业的状态完成各项工作。首先，需要加强内部人员培训工作，结合档案管理工作的需求对培训内容进行优化和完善，以此保证档案管理工作人员能够及时掌握相关的新知识、新技能，做到将其灵活运用到实际工作中，以此促进档案管理工作水平的提升。其次，需要定期开展技术交流活动，以此促进档案管理工作人员之间的相互交流和相互学习，使其能够将工作总结经验分享给其他人员，以此促进档案管理工作人员综合素质的发展，为档案管理工作的持续发展提供有利环境。

三、结语

综上所述，在大数据时代背景下，档案管理工作面临着更多机遇和挑战，为保证档案管理工作的整体效率及质量，需要充分了解大数据对档案管理工作的积极影响，不断提高档案信息的安全性、完善档案管理制度、加强档案管理工作人员的培训，通过各种措施提高档案管理工作水平，为我国人民及社会发展提供更好的档案信息服务。