招标代理业务管控标准表单的应用机制与效益分析

曾东瑜

[摘 要]招标投标事业正站在新时代供给侧改革的制高点，如何在业务剧增情况下，做到“多而不乱”，实现有效管控，是招标代理机构亟待解决的问题。基于此，本文分析了采购项目管控现状，为采购项目标准化精益管控提出了一些应对措施，旨在为相关研究提供借鉴。

[关键词]招标代理;管控表单;应用;效益

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.24.059

[中图分类号]TP311.52[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）24-0-02

0     引 言

目前，招标管理改革不断迈向深水区，由于不同类型采购项目的审核项及管控有所不同，目前未有统一的管控体系，容易出现纰漏和业务风险。招标代理业务各环节管控迫切得到标准表单体系的指引，以期通过标准化管控，实现招标代理业务的创新创效，擦亮招标代理公司的企业品牌，不断提升企业竞争力，在招标代理行业市场化的大趋势下取得发展的内核动力，迎来更新更好的发展与未来。如何做到“多而不乱”“全程留痕”，保证质量进度，提升招标代理业务整体效能是亟待解决的问题。为推进标准化管控，推行招标管理“较真”文化，实施招标领域“排雷”行动，有效防范招投标业务风险，本文借鉴项目管理、5S管理理论知识，研究并编制《招标代理业务管控标准表单体系》，投入实践应用，全面提升全员工作质量，追求业务零失误，促进招标管理改革工作持续、高效推进。

1     招标业务面临现状

随着招标管理改革不断迈向深水区，大量项目采取招标方式进行规范采购，招标业务量面临剧增的局面，招标代理机构如何“去存量，控增量”，稳步推进业务进度，规范有序稳步推进招标管理改革，是目前急待解决的问题。

1.1   不同类型采购项目的管控审核项及管控要求有所不同

招标采购项目主要分为工程类、货物类、服务类，不同类型采购项目过程管控要求及审核项有所不同，如果没有一个系统的标准表单予以明确指引，容易出现审核纰漏，发生业务风险。

1.2   招标代理业务各环节管控缺乏标准指引

招标代理业务是程序化、标准化要求非常高的一项技术工作，目前对采购项目整体管理虽有相关制度和规定，但对招标代理业务管控方面仍未有相关标准指引，有待建立一套科学、实用的招标代理业务管控标准表单体系，助推招标代理业务实现“稳定化、标准化、简约化”三化目标。

1.3   驻点服务精益管控有待提升

为提升服务质量，招标代理机构对大宗客户往往开展驻点服务工作。在日常管控中，需要通过驻点服务飞行检查及时发现驻点服务在标准执行、全程精益管控、用工成本整体控制水平，以便最大限度地提升驻点服务整体效能，促进招标代理业务品牌整体提升。

2     招标代理业务管控标准表单体系的应用机制

管控标准表单体系的应用机制是倡导“第一次把事情做对”质量理念，贯彻“稳定化、标准化、简约化”三化管理思路，结合招标采购工作实际，创建可复制应用、可标准执行、可推广应用的招标代理业务管控标准表单体系并投入实践应用，通过有形的“手”（标准表单）加强对无形的招标业务质量进度的全面统筹，实现对招标采购项目的各环节贴身管控和标准引导，有效防范业务纰漏，防范业务风险，提高采购效率，节约采购成本，从而实现招标采购项目创新创效的目标，助推招标代理公司不断提升优质高效的良好企业品牌形象。

招标代理业务管控标准表单体系的主要内容包括以下几点：①《招标代理业务十项规定动作》;②评标前管控标准表单，主要包括《招标方案审核表》《招标文件审核表》《开标记录汇总表》;③评标过程管控标准表单，主要包括《评标过程重要事项一览表》《合格供应商审核表》《物资配件权重审核表》《物资配件报价审核表》《评标报告审核表》;④评标后管控标准表单，主要包括《评标过程资料签收表》《招标项目资料整理归档工作管控流程表》《招标档案现场督导计划表》《招标档案整理工作检查记录表》;⑤驻点服务专项管控标准表单，主要包括《招标代理驻点服务人员主要工作确认表》《招标代理驻点服务项目飞行检查工作流程表》《招标代理驻点服务飞行检查记录表》《招标代理机构服务质量评价意见表》《招标代理驻点服务项目飞行检查结果表》《招标代理驻点服务开评标现场飞行检查登记表》。所有表单均围绕招标业务特质、流程需要及管控目标进行标准化、个性化设置，切合实际使用的同时兼顾应用的广泛性及推广的便捷性，以便取得更好的实践效果。

3     管控标准表单体系的应用效益

3.1   填补招标代理业务标准管控表单体系应用上的空白

通过创建可标准执行、可推广应用至广东电网公司全省招标代理业务的管控标准表单体系，全面改善了招标代理业务管控无标准表单指引的旧局面，倡导“第一次把事情做对”质量理念，杜绝了大量常规、易发、多发业务纰漏，为防范大批量的质疑、异议及项目后期投訴事项奠定了较好的技术支持和专业支撑。项目管理效益、社会效益良好，预估经济效益可达180万元/年，从而有效降低服务成本，带动企业招标代理业务利润额整体提升，推广应用前景十分广阔。

3.2   创新采购项目标准管控模式

摆脱采购项目传统管控模式，转向实行标准管控模式，尽可能地实质性减少人为因素对采购项目质量的影响，使各关键节点得到实时掌控，为实现招标业务“稳定化、标准化、简化”三化目标打下坚实基础。标准表单的应用，确保了项目重要事项、澄清、补遗及业主方个性化要求得到充分备案和记载，以便实现项目快速移交，防范业务纰漏。进一步通过评标前、评标过程、评标后及驻点服务专项管理4个模块优化管控标准表单体系，兼顾考虑实用性和一体化，并延伸移交工作等末端管控中灵活应用，移交时只需将项目整套标准表单作为移交的指引文件，各环节的注意事项一目了然，保障移交工作有条不紊，方便快捷。

3.3   促进采购效率提升，为招标专责减负

攻克了多项目同时负责、同步推进状况下易出业务纰漏的问题，实现了采购项目AB角措施的全流程广义实施，促进采购项目有序管控、标准实施，做到“多有不乱”，进而帮助减轻工作压力;尤其在高峰期，可实时掌握项目运作状态及存在的问题，根据表单实时记载内容对存在问题冷静应对，及时堵塞业务漏洞，防范忙中添乱，忙中出错，减少项目异议、投诉事件。

3.4   促进采购项目AB角措施的全流程广义实施

采购项目AB角措施在实际应用中稍不留意就容易出现交接失误或不到位的情况，严重的还可能导致项目采购失败。本项目攻克了采购项目AB角措施实施时交接环节容易出现交接失误或不到位的难题，方便A角、B角通过标准表单“提醒、记载、追溯”实用功能，一目了然地掌握项目实施进度、存在问题及各项备注信息，进行项目顺畅交接，实现无障碍衔接。本身的交接时间也在备注栏中得以体现，实现原来纯粹的业务交接，提升了业务、责任双交接，有利于明确双方责任，确保项目可控、在控。通过AB角措施的规范实施，极大地推进项目评标前后各环节的无缝衔接，原来由“项目经理”负责的项目管控工作内容融入转化为“项目辅助人员”对项目管理标准表单的标准执行上来，有利于缩减驻点服务人工成本支出，促进公司驻点服务招标业务利润提升。

3.5   提升企业招标文化建设

通过招标代理业务管控标准表单的编制与应用，彻底摆脱传统的采购项目自由管控模式，创新实现了采购项目标准管控模式，并同步建立了招标代理业务管控标准表单体系，为公司全面实施招标代理业务“全流程、全覆盖式”标准管控奠定理论基础，为公司总结提升和丰富发展招标代理业务企业文化内涵奠定了实践经验支撑。

3.6   促进驻点服务精益管控，降本增效

通过管控标准表单在驻点服务工作中的有效应用，杜绝过多的人为因素对采购项目实施质量影响，使采购项目各个关键节点得到实时掌控，促进公司招标代理业务得到更加标准、规范、高效深入推进，为招标代理机构驻点服务精益管控、降本增效提供了制度依托和强力保证。原来项目管理岗位负责的项目管控工作内容融入转化为招标专责对项目管理标准表单的标准执行上来，减少了原来项目管理岗位的冗余人力资本投入，从而有效降低驻点服务成本，带动招标代理业务利润整体提升。

4     结 语

招标代理业务管控标准表单体系已大规模应用于广东电网近4 800个电招标采购项目，范围涵盖公开招标、非公开招标项目领域，全面改善了招标代理业务管控无标准表单指引的旧局面，杜绝了大量的常规、易发、多发业务纰漏，为防范大批量的质疑、异议及项目后期投诉事项奠定了较好的技术支持和专业支撑。成果已固化、嵌入招标业务各大作业指导书。项目成果实现了传统项目管理由自由管控模式向標准管控模式的重大突破，强化了监督的再监督，标准的标准执行，极大地促进了招标业务专门化管控领先水平。通过长期大量案例的成功实践和反复检验，充分印证了本项目成果的实用性和可复制性，展现了很强的示范作用，展现了项目较强的示范作用和应用价值，有利于关口前移，围绕采购项目实际，紧贴防范业务风险，实现业务零失误、零差错，提升招标工作质量效率，具有良好的推广和应用价值。有利于标准管控，从源头堵住漏洞，防范业务风险，实现业务零失误、零差错，全面推进招标业务良好健康发展。