设立及加强档案管理信息化相关建议

杨力勇

实施信息化档案管理，其基本含义是在档案管理工作当中将传统的档案实体进行存档的方式逐渐演变为将档案实体以新的信息化方式面向社会以达到其服务效果。采用实体档案转变为信息化管理的好处可体现在能更好的分类信息资源、便于查阅、和整体归档等，采用优质的信息化管理，能让档案管理成果的效益得到提升。相比于传统方式，档案资料信息化管理更加利于档案的保存、查阅和修改，而且能通过因特网进行传达。提升了档案的传递时间保证其作用效率还可以将档案资料工作的相关成本缩减。

就目前形式而言，在档案管理工作过程中，大多延续着传统的方式方法，没有先进的设备来进行辅助。或者有些单位已经设置了相关高科技设备及管理程序，但由于专业性知识掌握不全面、不娴熟仍旧不能让这些先进化的设备发挥最大的作用。相关的信息不能够完整的录入系统，过于依赖手工作业，手工作业的效率低下、损耗率高，使档案管理工作效率及质量大大降低。本着结合新科技新理念，能够将档案管理工作更上一层楼的美好憧憬，下面将做出若干项合理化建议。

一、将档案管理工作信息化的总体规划制定完善

本着满足单位发展需要的方针来制定档案管理信息化总体规划。依据行业规范、相关法律要求及不同事业单位服务性的区别结合科学依据实践考验的经验来制定未来计划和当前形势计划。将档案信息化成为整体网络管理的特殊形式，促进发展的协调性。尤为重要的是必须在满足本单位合理化需要的前提下来进行规划编制，本着能更好的服务社会的目标，能够灵活的在管理模式中进行不断的创新并且合理的运用，方可带来更大的发展空间。

二、加设档案信息网站

网站能够通过网页来满足社会人群的信息需求，在互联网建立能够传达、公布信息的站点是事业单位档案部门档案信息管理的重点。主要作用是能够通过网站的形式让需要的人更快的查阅、咨询相关的信息。同时信网站的诞生也说明了电子化的必要性。所以应在建设档案想信息化管理的过程中，将档案管理系统作为一项内容充实到事业单位的整体管理系统当中，来实现信息化管理一体，全面的单位每个不同部门相关信息录入整体系统，达到信息共享的效果，这能够让各部门之间的配合更加合理，确保系统带来的效益。網站分栏及单位数据库应设置专业人员进行管理及定期维护。避免来自外界的干扰因素造成的影响，实现数字化确保档案管理信息的安全性

三、通过数字化管理，能够使档案信息资源更好的得到保护

传统的保存方式、大多以纸质形式进行封存，在存档备案后，有些特殊情况如虫咬、沾水等会将资料破坏，影响其正常使用功能，甚至彻底消失。但如果能够通过先进方法，将档案管理机构的纸质形态的文件通过科技的形式转换为数字化的方法来进行保存，并制作相应的数据库和目录同时发布到因特网，这样就能更好的让重要档案信息得到更加良好的保护。建立数字化管理不代表着传统的档案管理方法及档案室就要被代替，有些传统方法要继续利用下去，要合理的运用现代手段和传统手段的结合才能互补两者之间的不足，从而实现更好的管理成效。

四、规范标准的进行档案信息管理

拥有标准及规范的管理，对于档案信息化建设来说是相当重要的任务，同时这也对档案管理工作步入现代化后能否满足相关要求是一项具备说服性的内容。在档案关系信息化实施当中，不但要满足不同单位服务性的独特需求，还要结合相关法律法规及国家强制性条文。合理的进行改进、创新和应用。只有在满足国家标准的基础之上才能打造出更为实用的管理模式。尽量将立档单位的文件设立统一的格式及备案标准。并且对档案数据管理所需要的管理程序统一化，这样有助于得到及时的资源共享，便于不同机构的资料传达、衔接，从而避免了由于操作程序不同，备案的格式五花八门造成的查阅不及时、交接不顺利等问题。

五、从事档案管理立信息化人员的必备素质

从事档案管理信息化的人员必须要具备娴熟的业务水平、超强的责任心、与时俱进的工作理念、以及良好的心态。即能够认真履行岗位责任，又能合理的运用现代化管理模式的接轨取长补短。通过不懈的学习和历练来接受更多现代化知识经验带来的新成效。也要定期的组织从事档案管理工作的人员进行专业知识培训，利用更多的知识填充到以往工作中存在的不足之处，从而能够让档案信息工作得到良好的成效，充分的起到其存在的最大价值，促进单位的生产和社会行为，取得更多的成果，更好的服务于社会。

当下社会已经处于一种飞速发展的状态，新的事物、新的科技不断的在产生当中。而在时代的不断发展中，以往的大部分经验和办法已很难满足现今社会及个人的需求。档案管理信息化的建设是相当有必要的一项内容。只有在合理的整体规划的纲领下，在详细有序具备周密计划的实施办法的指导下，方可使档案管理工作得到一个新的提升。相信本着诚恳做事、不怕吃苦、爱岗敬业、不断创新的信念，档案管理工作会迎来一个新的春天来更佳的服务社会、服务人民。（作者单位：双辽市就业服务局）