人事代理背景下的高校人事档案信息化

陈 静

(上海建桥学院，上海 201316)

作为市场经济发展到一定水平的产物，人事代理制度是一种全新的、科学的新型用人制度，将人事代理制度应用于高校人力资源管理中，可以进一步提高高校人力资源管理水平，并实现人才使用权与所有权的分离。在人事代理背景下，实现高校人事档案管理的信息化是人事档案管理的发展趋势，也是提升高校人事档案管理水平的重要举措。

一、高校施行人事代理制度的特点

人事代理制度在一定程度上淡化了身份管理制度，建立了与市场经济相匹配的人事管理体制，解决了传统人事管理与体制存在的问题。现阶段我国绝大多数院校都实施了人事代理制度，取得了一定的成绩。具体来说，人事代理制度在高校中的应用具有以下两方面特点：

(一)实现了人事管理和员工使用之间的分离。在人事代理制度下高校人事档案管理实现了员工人事关系管理与员工使用管理之间的有效分离，这种做法可以进一步提高高校人事管理效率。换句话说学校和员工之间仅仅存在合同关系，学校对员工有使用权，但并没有所有权。在合同期内，高校可以依照合同约定管理员工，对于不在合同期内的员工，员工和学校之间的关系就会解除，这种做法在一定程度上降低了高校人事管理的压力。

(二)人事管理工作有代理机构和高校共同完成。高校人事档案管理工作在人事代理制度下，主要划分为两部分，一部分为人事代理机构对高校人员档案进行管理，通常情况下人事代理机构为人才服务中心；另一部分是高校对人事档案材料的收集工作高效，将人事档案材料收集后统一送达人才，服务中心由人才服务中心进行管理。上述两部分只有实现有机配合才能够将档案管理工作做好。

二、人事代理制度下高校人事档案管理的潜在问题

(一)职责不清，缺乏明确的分工。由于管理制度不规范，不健全，导致高校人事档案管理存在职责不清的现象，例如部分代理在实现高效人事档案管理工作中只注重档案的接收，而对档案的审查则缺乏必要的力度，对于所接收的档案没有实现严格的分类和装订，更不用说档案目录，电子录入等工作了。人事档案日常管理工作较为松散，没有实现现代化管理部门，也没有进行经常查询和监督，进而导致出现高校人事档案管理质量偏低的现状。

(二)人事档案日常使用不便。高校各部门如需查阅代管档案信息，要进行多个流程。例如，党组织办理入党或预备党员转正时、房产部门为分房查阅个人信息时，都需高校人事部门派专人到代理机构代为借阅，不仅造成了大量的资源浪费，也影响了高校部分正常工作的及时开展。

(三)人事档案收集不及时、内容不完整。通常情况下，个人的人事档案信息，需要不断补充，并且随着人员的流动，时间的推移档案信息也需要更新，从而形成一个动态的发展过程。但是在实际生活中，由于档案管理人员对，档案信息的收集，没有给予足够的重视。甚至还缺乏相关的档案意识，从而导致入档时档案材料的收集十分被动，在补充和收集档案内容时往往比较滞后。

三、人事代理制度下高校人事档案管理的建议

(一)建立健全规章制度，制定改革方案。随着我国政府对教育领域的投入力度不断加大，各大高校每年为社会培养了大量高素质人才。同时高校为了更好的适应社会的发展，也在不断进行着人事改革，并且人事改革所涉及的范围越来越大。而在这个新时代下为了提高档案管理的效率，就必须建立健全规章制度，制定改革方案，利用解决的规章制度来约束人，利用改革方案来解决发展的问题。

(二)加强代理人员档案信息化建设。档案管理是一项比较琐碎复杂的信息记录处理工作，针对代管的人事档案，代理机构必须较对大量信息进行有效管理，通过借助互联网、云计算等信息技术软件来实现档案的信息化管理，只要实现这一目标就可以为以后管理好人事档案奠定基础，工作就会更加轻松有效，利用计算机技术可以对答案进行查阅、统计分析，这些都对代理机构的日常工作效率提出了新的挑战。

(三)做好人事代理档案的现代化动态管理。高校的毕业生档案的信息量很大，只有建立信息化动态管理，才能发挥方案的最佳功能，例如档案中一般会有毕业生的大学期间的详细信息，以及与就业单位签订劳动合同以后，档案中又会加入有新的信息，如专业技术职务变动、年度考核、薪资调整等。

四、结语

总之，罗马非一日建成，人事代理背景下的高校人事档案信息化工作也不是一蹴而就的，它不仅需要我们对高校人事代理制度的特点进行深入的分析，还要提出切实可行的实施方案，从而保证高校人事档案信息化的进程。