档案信息化管理的优势及安全问题探讨

林秀清

(福建省泉州市机关事务管理服务中心，福建 泉州 362000)

一、档案信息化管理的优势分析

(一)信息共享更快捷

对于传统的档案管理来讲，在使用过程中都需要通过档案管理部门，以邮寄或是传真的方式来获取档案的信息内容。然而，这种传统的方式就会给使用的工作人员带来不便，但是信息化管理模式的应用能够充分的利用网络传输的功能，短时间内就可以将信息的内容发送给使用人员，从而有效的完成信息的远程传输及信息共享。从而不仅节约了人力和财力，还为查阅者提供了充足的时间，从而最大的程度上发挥了档案的作用。

(二)档案的利用更为充分合理

传统的纸质档案管理中，档案的保存复杂麻烦，导致工作人员有很大的工作量，除了需要对其进行分类，复印外，还需要对其单一的保存。并且，还降低了档案的管理效率和使用效率。而信息网络技术，应用在档案的管理中就可以实现无纸化的档案管理，档案信息有纸质的文字变为网络的信息，从而实现两者之间的协调相融。这样就可以使查询档案的人员在网络中查看档案，进而对其进行充分的利用，还可以采用网络电子签章的形式直接查阅电子版，这样就能够不受时间、空间的限制，随时随地为需要档案查询的人员提供档案信息，也简化了档案管理的流程。所以，信息化在档案管理的应用是社会所需要的，是可以促使相关人员更加充分合理利用档案的。

二、安全按问题在档案信息化管理中的存在形式

(一)计算机病毒会对档案信息产生安全威胁

在应用信息化管理档案的过程中，由于网络技术的发达和普遍，更多的范围都应用了现代技术。但由于它具有开放性，因此很多病毒就会通过网络附着在档案管理的工作系统中。病毒就是对档案管理威胁最大的一部分。它们通过网络传输将自己侵入到信息管理页面中，从而造成计算机被病毒所影响，使网络上的档案信息被篡改，盗取，使信息出现不准确，不完整的现象。这也使得档案管理的网络化开展存在弊端。所以为了在信息化管理中实现档案管理的有效性，就必须解决存在的安全问题。

(二)计算机保存期间所存在的安全问题

计算机对档案的保存期间一般都是不会丢失的，但也会出现一些意外情况。比如：计算机自身出现的问题或是因为工作人员在工作操作中失误所造成的档案丢失情况。因此就需要在操作期间，档案管理人员重视保存的安全问题，并采取有效的行为方式来对这些问题进行解决和规范。

三、加强档案信息化管理安全问题的对策

(一)完善信息化管理制度

为了加强信息化管理在档案管理过程中的安全性，就要在管理过程中制定完善的制度与规范。并且，将工作人员的权限和责任进行明确划分。通过培训让其了解档案管理的重要性，明白自己身兼重任，从而在工作的过程中保证档案管理的质量，使档案中录入的信息真实有效。另外，还要在档案管理过程中采用信息备份制度，以防止因出现机器或人为因素所造成的信息删除或信息盗取的情况。最后要对档案的使用进行严格监督，当工作人员对档案信息进行保存后，如果没有领导的批准，不能将档案进行外借或提供查阅。而在使用过程中也要对其进行实时监督，确保其按照合理的要求流程进行使用。

(二)对档案进行加密性安全保护

首先应该对档案使用者进行严格的限定，要想使用电子档案就必须输入相应的身份证件，进行验证，还要有正确的密码，这样才能够提高电子档案的安全性。其次是需要电子签章，利用图像处理技术，将电子签名转化为与纸质文件签章相同效果的签名，从而保证信息的真实性和完整性，以及签名人的不可否认性，以此来加强档案管理的安全性。最后就是要对档案进行加密。通过加密技术对电子档案进行管理，并上报给领导，可通过密码查询使用档案的相关人员信息来提高档案管理的安全性。

四、结语

在档案信息化管理的过程中，工作人员应该对自身的工作职能和工作范围进行重视，保证档案在信息化管理过程中能够更具可靠性，真实性，效率更高。档案管理信息化是时代发展的必然趋势，它和传统纸制管理方式相比有更多的优势，同时也存在很多不安全性问题，所以就要积极的解决信息使用过程中的网络安全问题，在根本上解决档案管理信息化的安全发展，从细节中做好保护措施，加强档案管理应用的真实性和可靠性。