浅谈新形势下如何加强水利档案信息的开发利用

王 博

（河南省南阳水文水资源勘测局，河南 南阳 473000）

在水利建设以及发展的过程中，水利档案管理是重要的环节，随着信息技术的不断推广，很多企业纷纷借助信息技术完成了转型升级，水利档案管理也要加强对信息的开发与利用，转变传统档案管理观念，创新档案管理模式，提升水利档案信息化程度，对水利水电建设过程中的信息进行系统、完备的记录，从而促进我国水利工程的发展。

1 水利档案信息的概述

水利工程是一项关系国计民生的基础工程，同时水利工程能够促进我国经济的发展，水利档案信息是对整个水利工程建设中的资料进行整理与记录并将重要信息储存下来，方便查询与审查。水利档案管理与其他的档案管理具有相似性，要求档案管理具备专业性、真实性以及安全性等特点。同时，水利档案管理还具有相对的独立性，与其他档案管理不同的是水利档案还具备一定的时间性与地域性。因为我国地大物博，水资源分布广阔，因此针对不同地区的水利工程，在档案管理方面也有自身的特点。

随着我国水利工程的不断发展，积累了庞大的档案资料，如何整理、利用以及维护这些资料，同时还能够提供安全、准确、迅速、便捷以及精细的档案服务，将水利档案向社会开放，这就要求建立自动化的档案管理系统。

在河南水利档案信息管理系统中，首先采用RFiD技术与无线传感技术，将电子标签粘贴在档案上，以便更好地储存信息。同时还借助联动智能系统、档案柜、移动点藏终端、批量借还终端以及防盗通道多年工系统，实现了对水利档案的开发与管理，同时还能够对每一次档案的借阅进行全方位的跟踪与观察，进行在线监控，从容提高了水利档案的安全性。此外，水利档案信息管理还能够对档案进行统一的编码，详细登记，对查找、借阅、送还以及盘点等过程做了严格的规范，使得整个档案管理更加联通，打破了传统档案管理环节中的孤立性。在很大的程度上提升了档案管理效率，减轻了档案管理人员的工作强度，加强了档案管理的安全性，降低出错率，使得水利档案管理向智能化、科学化发展。

2 水利档案信息开发利用中遇到的问题

2.1 档案比较分散，信息化利用程度低

水利水电工程在建设时需要较长的工期，其中涉及的人员数量比较多，资金的投入量也比较大，建设的程序复杂，涵盖了多个环节，包括：项目确立、可行性研究、涉及方案、招标投标、施工以及竣工验收等。在整个水利建设中会出现很多档案，很大一部分存在于每个管理部门内部。在档案信息开发与管理的过程，由于各部门之间的沟通不紧密，使得信息在收集以及整理中遇到了阻碍，甚至有些部门对信息进行封闭管理，这就使档案信息化开发遇到了困难，水利档案信息化的程度较低。

2.2 缺乏专业技术人才，安全性较低

由于我国的水利档案信息化管理的起步比较晚，在人才储备以及专业技术开发等方面比较欠缺。虽然，我国很对水利工程单位已经启用了档案信息管理技术，但是在实际的操作中，档案管理人员的专业性不强，对信息技术的开发与利用能力较低，因此阻碍了水利档案信息技术水平的提高。同时随着水利档案信息化管理的不断深入，很多水利工程单位以及政府部门等都建立了信息共享平台，但是，在水利档案信息化管理的过程中，仍然存在不确定因素，比如：黑客入侵、病毒干扰等，从而在很大程度上增加了水利档案信息管理的风险，水利档案信息缺乏一定的安全性，从而限制了水利档案信息的开发和利用。

3 加强水利档案信息的开发利用的对策

3.1 科学管理，提高档案信息化程度

首先，水利工程单位要加强对档案信息技术开发与利用的重视程度，无论是领导层还是施工单位等，都应该积极配合档案信息管理工作。在实际的过程中，档案管理人员应该加强与其他各部门之间的沟通与联系，积极借助信息技术完成档案资料的收集与整理。同时运用软件控制水利工程建设的各个环节，并将档案信息开发与利用落实到相关的文件或者图纸之中。同时可以借助RFiD技术规范水利档案信息管理的各个流程。比如：设置定位节点，采集节点等对需要的资料进行自动定位，在信息系统中就会显示档案的具体位置，在几号柜，第几列，第几行等，同时还能够自动拿出，识别以及智能存储等，极大地提高了查找效率。其次，RFiD技术还能够自动盘点，对信息进行登记、清点，对档案的外借以及归还等都有清晰的记录，在批量档案进出库时，进行堆垛扫描，实现批量存取，提高批量档案的存取效率。此外，还能够提醒档案管理人员释放储存空间以及档案到期等。

3.2 创新档案管理技术，提高档案安全性

在以往的水利档案管理的过程中，信息量大，涉及资料众多，在管理的过程中会出现档案丢失等情况，对档案的安全性带来了一定的威胁。因此，在水利档案信息开发与利用的过程中，应该创新管理技术，提高档案的安全性。首先，设置相应的门禁节点，对进入档案存放区域的人员进行身份识别，保证档案存放区的合法性。同时还应该设置管理员权限，对非法闯入档案管理系统的人员进行拦截，这样就会在很大的程度上提高水利档案信息的安全性。

其次，建立档案定位系统，在档案外借期间对档案进行实时监控，对借阅的范围严格控制，防止档案脱离控制，如果档案超出允许借阅的范围，系统就会发出警告信号，就会在终端为管理人员推送报警信息，这样管理人员就会在较短的时间内做出相应的措施，避免档案带离范围。

3.3 加强技术人才队伍建设

水利档案信息开发与利用需要专业的技术人才，因此，水利单位一定要加强技术人才队伍的建设。首先，在人才引进上，不仅要考核应聘人员的档案信息管理专业技术，同时还要考察应聘人员的职业道德素质以及应变能力，保证应聘人员能够胜任水利档案信息管理。其次，在内部档案管理人员的培训与教育方面，水利单位应该定期组织开展档案信息管理研讨会以及座谈会等，明确在档案信息管理的过程中出现的相关问题，然后通过与技术人员的交流及时纠正系统中的错误。此外，还可以派档案管理人员到档案信息化程度较高的企业或者国外学习先进的档案信息管理技术，针对水利档案管理的特征开发适合的档案信息管理技术。

4 结语

水利档案管理在水利建设以及发展的过程中具有重要意义，在新形势下，传统的水利档案管理已经不能适应社会发展的需求，因此，水利档案管理应该加强信息开发与利用。转变档案管理理念，创新档案管理模式，借助信息技术提高档案管理的安全性以及高效性。首先水利单位一定要认识到档案管理信息开发与利用的重要性，对档案信息管理要有明确的认识，同时采用科学的管理技术，借助RFiD、无线遥感等技术，提高信息化水平。其次，创新档案管理技术，通过设置定为以及权限等，提高档案安全性，防止水利档案丢失或者受到不法查阅等。此外，加强技术人才队伍建设，引进档案信息管理技能更强的专业性人才，加大档案管理人员的培训力度。