浅析基层人口计生档案的现状和规范化提高

刘晓皊

随着我国计划生育工作的有效开展，对计划生育档案管理工作也提出了更高、更严的要求，不断强化计生档案管理。在新形势下找到适合档案管理工作的思路、方法和途径，是目前首要解决的重要问题。提高计生档案管理水平，有助于计生工作的顺利进行、改善社会经济环境，使其更好、更快的发展，为我国社会经济可持续化发展作出应有的贡献。

1 基层人口计生档案管理中普遍存在的问题

1）、档案认识不到位。在实际工作当中，很多工作人员和领导干部没有给予计生档案足够的重视，档案意识模糊，认为档案和计生工作之间没有直接关联，只要职工和干部不违反计划生育规定的情况下，档案管理工作有或无都不会造成严重影响，所以，简单处理日常工作事物，最终导致档案资料保存不齐全、不及时、不完整，致使档案室的档案质量下降。

2）档案内容不真实。在档案管理工作中，弄虚作假的情况时有发生。因为计划生育实行的是一票否决政策。致使一些单位对计生档案中的临时信息有误或者隐满，主要是一些停薪留职和下岗人员的生育和节育问题档案，导致了档案的真实性有所下降，出现了“报喜不报忧”的现象。

3）档案监督检查不严格。检查部门的检查力度不高，类似于“走马观花”，检查趋于形式只做表面，对档案管理工作存在的问题和不足不予以纠正，检查过后档案管理人员思想松弛，档案管理工作停滞不前。

4）案卷质量不规范。目前人口计生档案管理大多是室藏，内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，并且由于多年来档案管理一直处于封闭管理之中，计生档案管理工作仅以保存为目的，以案卷不丢失为原则，再加上每个历史时期档案的整理方法要求不同，整理的规格不统一等，最后形成了档案质量普遍较差的局面。

5）档案管理人员不固定，制度不健全。计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务，职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、整理不彻底，造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范收集材料，管理水平亟待提高。

2 认真抓好基层人口和计生档案管理工作的网络化、制度化和科学化建设

1）系统网络化。计生档案工作是计划生育工作的重要组成部分，要充分认识其重要性，明确专人，落实责任，加强管理，实现计生档案管理工作网络化。实现系统网络化，能够有效地保证工作的正常运转。作为“司令部”的人口与计划生育档案管理领导小组，是计生档案管理工作的“针”，人口计生局各科室具体承担计划生育工作任务落实，汇集“八面来风”，是“针眼”、是关键，乡镇和行政村各业务部门、科室应建立专（兼）职结合的工作小组，责任到人，形成“纵向线”。同时，这些“纵向线”并非完全孤立、除对以上负责外，还要相互影响，相互监督，相互制约。这个体系要横到边，纵到底，配合联动，形成网络。这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时也是计划生育档案收集、管理的系统体系。同时完整的领导机构，过硬的工作队伍和健全的基层网络，是做好新形势下计生档案工作的重要基础，并且要定期对档案员进行业务培训，使其不仅具有档案馆学、情报学以及相关学科的专业知识，还需要掌握计算机技术、网络技术、通信技术等相关知识，熟悉各项业务技能。

2）工作制度化。只有严格规章制度，才能确保档案完整安全。根据多年工作的实践经验，笔者认为这些制度应包括以下几个方面：（1）对专兼职档案员实行月初评、季考核、年奖惩制度；（2）完善立卷制度。计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，要根据上级业务部门的统一要求，按照严格的标准进行操作；（3）实行定期谈话制度。专（兼）职档案人员要定期向服务对象谈话访问，取得工作主动权；（4）实行计划生育项目检查治疗登记制度。为各级计生服务站以及医院的相关机构配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来；（5）实行档案收集整理时限制度。规定各科室下班前要收集归档当日的资料，每月上报一次档案材料等。另外，还要出台一些辅助制度，依次保证上述各项制度的落实。

3）管理科学化。人口计生档案工作人员要定期对收集来的档案材料进行科学归档整理。为保证工作质量，达到档案类目设置合理，组卷规范的目的，重点应抓好以下五个环节：一是合理设置类目体系。二是实行定期归档制度。三是实行计生档案工作检查制度。四是档案工作人员要强化法制意识，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，确保档案的完整安全。五是认真做好年度档案收集整理和开发利用工作。六是提高对档案的宣传力度，增加档案的知名度。

3 提升计生档案管理人员素质，提高档案管理水平

1）重视高素质复合型人才的培养。信息时代档案工作的特点要求档案管理人员应该既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。

2）重视档案管理人员的在职培训。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此，要积极组织档案管理人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案管理人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案观念和提高档案信息服务的能力。

3）积极支持、鼓励档案管理人员不断学习，注重知识积累。很多档案管理人员已认识到提高自身素质的重要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径，档案管理人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。

4）合理调配人才，优化人才结构。将不同专业、学历、年龄、职称的档案管理人員进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。