浅谈基建工程档案管理模式探讨

2019-01-29 10:27方晓燕
卷宗 2019年3期
关键词:体制改革现状

摘 要:近年来,在我国社会主义市场经济快速发展的推动下,基建工程项目建设也迎来了一种蓬勃的发展局面。新时期面对全新的发展形势,积极迎合国家工程项目建设管理体制改革需求,进一步强化基建工程档案资料管理,以此保证基建档案管理工作价值的充分展现,并提升单位管理水平及企业工程建设水平也就成为了时下一大热点课题。基于此,本文就基于当前基建档案管理现状,针对基建工程档案管理模式进行了探究,旨在为后期基建档案管理工作提供一套可靠参考和依据。

关键词:基建档案管理;体制改革;现状

在基建工程建设过程中,工程档案资料作为其中一项重要组成部分,其管理质量如何直接影响着整个工程项目质量。虽然,就目前现状来看,基建工程项目建设事业与之前相比取得了一定的进展,但在具体的档案管理实践中依然面临着一定的问题与困难,而要更好地保证基建工程事业的稳定发展,关键就需要认真审视当前存在的问题,并在此基础上基建推进档案管理模式的改革与创新,制定一套科学合理的管理模式,促进基建工程档案建设事业的长久稳定发展。

1 当前我国基建档案管理存在的问题

1.1 基建工程档案管理意识薄弱、重视不足

对于基建工程项目而言,工程周期长、流程繁琐、涉及部门较多是其显著特点,由此也造就了基建工程项目档案管理具备了复杂性、成套性与多样性的特点。在管理实践中,往往由于受到经济利益的驱使和赶工期等原因,也无法避免的出现了严重的“只重工程本身而忽视工程档案”的问题,由此也导致基建档案的收集、整理及归档工作无法与工程建设相协调,进而致使基建档案管理模式严重滞后,并对档案资料的利用也产生了极为不利的影响。

1.2 传统档案管理模式面临巨大挑战

在这一方面所存在的主要问题有:1)档案管理制度不够健全,因此也致使档案管理工作无法采取一套规范标准的管理方法和操作流程,进而也致使基建档案管理各个环节无法满足具体的质量要求。2)因为在工程建设实践中往往会涉及到诸多的参与方,但现行档案管理模式致使档案工作标准无法得到统一,比如归档的基建档案质量不一、格式内容不同等问题,由此也对基建档案管理部门带来了一定的负担;3)缺少一套规范化和标准化的基建档案管理工作程序,同时相应的监督检查、指导等职能无法得以有效发挥。

2 基建工程档案管理模式改进策略

2.1 革新档案理念,提升档案管理意识

鉴于当前基建工程档案管理正处于一种社会化、信息化和市场化的快速发展进程之中,企业要积极迎合这一发展需求,进一步加大《档案法》宣传力度,客观正确的认识基建档案的重要意义,明白其是保证基建工程管理和提升档案管理水平的关键所在。此外,对于基建档案工作而言,其往往会涉及到施工单位、建设单位、设计单位以及监理单位等多方参与主体和部门,档案管理工作单纯的依靠档案管理部门也是无法保证高质量完成的,因此也就需要得到各部门与领导的重视、支持与配合,借助相应的档案利用事例来培养和提升档案管理人员的责任感与积极性,逐步提升档案管理的工作地位,促使广大的利用者能够深刻意识到档案与档案管理工作的唯一性与必要性。

2.2 健全基建档案管理体制,强化基建档案管理

1)加强基建档案资料的收集工作。基建工程在建设过程中,各个阶段与各个环节工作都是相互衔接、环环相扣的,如果档案资料收集不完整,将直接影响到其他环节或阶段工作的顺利实施。鉴于这一特点,在管理实践中,企业要制定一套明确的基建档案收集机制,明确基建档案的收集范围、归档时间及要求,同时要特别注重加强对基建工程关键阶段的资料收集。此外,档案管理部门要推行一种全方位、全过程的跟踪服务,积极改进工作态度与工作方法,认真贯彻和落实基建档案工作的相关规定与要求,可以通过岗位责任制、奖惩制以及业务负责制等工作机制做到分工明确和责任到人,以此来有效的保证各参建主体能够认真履行基建档案的归档与移交职责,保证前期档案资料收集工作的效率及质量。

2)将基建档案管理划归到基建工程项目管理体系。在管理实践中,要保证基建档案管理工作与基建工程管理进程的同步性。首先,在建设项目申请立项时就及时开展相应的基建文件资料的收集、整理与审查等各项工作;待项目竣工验收时,要积极的做好项目文件的归档与验收等工作,以此实现对基建档案管理质量的源头性控制。此外,建立健全相应的工程合同制、契约制以及监理制等约束机制。在合同签订时针对所需移交的基建档案材料数量、套数以及具体的归档时间与质量等相关要求进行明确,并将工程款的5%规定为基建档案归档的准备金,如果提交基建档案不齐全的则不予付款,以此实现对基建档案质量的有效控制与监督。再次,采取“三纳入”和“四同步”的基本方针,将基建档案管理分别纳入到基建工程规章制度、岗位责任制及基建工程计划之中(即“三纳入”),同时保证基建档案管理工作要与基建工程立项、基建工程建设进度以及基建工程工作检查与基建工程竣工验收相同步(即“四同步”),以此来保证基建档案管理工作的高效化实施,进而为基建工程质量的保证提供有力支持。

3)提升整理立卷质量。档案整理立卷质量是基建档案管理与利用的必要保证。所以,在管理实践中要求各参建方能够积极做好自身职权范围内的基建档案整理、编目、组卷及保管和利用等各项工作,严格遵循基建档案的形成规律并维持档案资料之间的有机联系,同时遵循单项工程彼此之间相互独立及便于利用的基本原则,逐步构建起一套连续成套且分类明细的整体。具体实施办法有:(1)针对基建档案工作中所存在的问题以技术交底会议或项目技术会议等形式进行解决;(2)形成具体的工作会议纪要、档案工作总结和简报等文件,以此确保能够得到有效的沟通和效果;(3)利用档案工作专家业务咨询或现场显示等形式针对基建档案业务进行指导;(4)进一步规范基建档案整理立卷工作,制定一套统一的基建档案管理标准与实施办法。

4)做好基建档案的验收与报送工作。为更好地强化基建档案资料管理,国家档案局特颁布了《建设项目(工程)档案验收办法》,为此,在工作实践中,相关责任单位要积极的贯彻国家政策号召,严格执行基建档案备案制度、验收制度以及档案工作的检查、预验收等步骤,自由当城建档案管理部门验收确定合格后,方可进行后续的基建工程竣工验收;此外,在工程验收后3个月内,各参与方要完成相应的基建档案移交工作,通过基建档案验收工作的加强,来提升基建档案管理的效率及水平。

3 结语

总而言之,在基建工程建设过程中,基建档案管理作为工程管理中一项重要组成部分,发挥出了突出的作用与价值。因此,加强基建档案管理也逐步成为了现代工程建设的一大重要课题。在当今社会经济及建设事业蓬勃发展的时代背景下,基建工程档案管理模式也需進行积极的革新,转变传统管理理念,迎合体制改革需求,建立一套完善的档案管理体制,并强化管理人员教育与培训,从而全面的保证基建工程档案管理工作的顺利高效实施,进而也为建设工程质量的保证奠定坚实的基础。

参考文献

[1]刘峰.基建工程档案管理中存在的问题及对策探讨[J].江西建材,2018(12):65+67.

[2]赵振伟.如何加强基建工程档案科学化管理[J].居舍,2018(23):168-169.

[3]冯建立.高校基本建设项目工程档案管理初探[J].居舍,2018(21):147+151.

作者简介

方晓燕(1980-),女,汉,本科,馆员中级。

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