图书馆数字资源采购管理与管理模式探析

祁飞

摘 要：本文首先探讨当前数字图书馆电子图书资源采购管理与管理中存在的问题，进一步明确图书馆电子图书资源采购管理原则，进而从不同角度提出电子图书资源采购管理与管理措施，为进一步优化数字图书馆的采购管理模式建言献策。

关键词：图书馆；数字资源；采购管理

目前数字图书馆资源采购管理中普遍存在一些问题，严重阻碍了数字图书馆的发展进度。本文首先探讨当前数字图书馆电子图书资源采购管理与管理中存在的问题，进一步明确图书馆电子图书资源采购管理原则，进而从不同角度提出电子图书资源采购管理与管理措施，为进一步优化数字图书馆的采购管理模式建言献策。

1 数字图书馆电子图书资源采购管理与管理现状

中国的图书馆在数字资源采购管理方面缺乏系统的法律规范，因此存在严重的不足。随着科学技术和经济的发展，我国在数字资源采购管理方面已基本形成了三种采购管理模式，即独立采购管理，集团采购管理和政府招标采购管理。但是，就图书馆数字化的发展而言，这三种采购管理模式都有不足之处。

1.1 独立采购管理与集团采购管理无差别

独立采购管理指的是单个高校图书馆自行组织采购管理数字资源的形式；集团采购管理指的是多个高校图书馆本着“慎重、科学、严格”的原则，联合起来进行集合采购管理数字资源的方法，可分为多种采购管理形式。独立采购管理不能整合当代高校的显着优势，缺乏系统性，规范性和科学性。它在实际应用中存在一定的局限性，集团采购管理可以通过协商以最低的价格和最优的服务获得高质量的数字资源。避免单个库的人力和财力消耗。但是从采购管理流程和采购管理内容来看，许多单位将两种模式混用，都未发现两种模式其实各有特点，以至于影响了采购管理管理效率。

1.2 政府招标采购管理方式未得到广泛认可

政府招标采购管理的流程要比独立采购管理与集团采购管理更加严谨、规范。政府招标采购管理与集团采购管理和独立采购管理相比，严格规范各环节采购管理过程，加大了监督力度。就现阶段来说，许多单位虽然清楚政府招标采购管理的优势所在，但是也有的单位认为这是行政对单位内部管理工作的过度干预，总之行业内对政府招标采购管理的操作凡是有褒有贬，说明其尚未得到全行业的广泛认可。

2 图书馆电子图书资源采购管理原则

电子资源建设是图书馆资源建设的重要组成部分。所有电子资源的采购管理由电子资源采购管理小组根据电子资源采购管理程序处理；必须首先测试所有新的电子资源，并且必须提交书面的电子资源试验评估报告。电子资源优先考虑集团采购管理方式。对于网络电子资源，可以采用纸张备份、CD、永久使用权购买和组备份等方式来解决电子信息备份问题。

3 电子图书资源采购管理与管理方案

3.1 成立跨部门电子资源采购管理管理管理小组

为建立标准化的科学电子资源采购管理模式，应建立跨部门的电子资源采购管理团队。团队成员应由信息部门负责人、技术部门和采购部负责人组成，各部门分工如下：

主管馆长的主要职责：制定整个建筑物内电子资源建设的计划；与CALIS国家中心和电子资源公司建立广泛联系，以获得最新的电子数据库开发资源；全面组织协调图书馆电子资源的采购管理流程；关于电子资源采购管理和谈判以及签订合同的最终决定。

信息部主要职责：收集并总结有关最新电子资源的相关信息；

组织新资源的试用宣传；试验测试，调查和评估电子资源并形成订购建议；参与合同谈判；处理订购交易和更新购买的资源。

技术部的主要职责：为订购和使用电子资源提供技术支持，包括参与当地电子资源订购决策；相关软硬件的配置；光学资源和本地镜像电子资源的安装和维护。

采编部的主要职责：收集有关最新电子资源的相关信息，并将其汇总给新闻部；参与电子资源的试用评估；根据合同履行财务手续；CD-ROM电子资源的交付和电子资源备份磁盘的注册。

3.2 重新梳理采购管理管理流程

按下图1所示工作流程重新梳理电子图书采购管理与管理流程，为采购管理管理措施的实施提供必要的参考依据。

图1 电子资源采购管理流程

3.3 试用

大多数电子资源提供商可以提供几个月的电子资源测试服务。在电子资源试用前，信息部负责宣传工作。联系电子资源提供商进行电子资源培训。技术部门负责试验条件准备，设计图书馆的统计软件和网络读者使用调查表。

在电子资源试用期间，应充分了解电子资源检索系统，并跟踪电子资源的使用。电子资源提供的检索系统是衡量其质量的重要指标。检索系统主要包括检索功能，检索技术，检索结果的处理方法，用户服务等。使用的检索技术的用户越多，系统设计越合理，但是度量不能追求太多，并且忽略了检索系统界面的友好性和简单性。

3.4 基于用户的反馈信息对电子资源的实用性进行评估

在数据库试用期间如果发现问题，您应该及时联系网络数据库提供商以争取最佳服务级别。具体的操作模式为：在信息部的领导下，其他部门和学科图书馆员合作收集各方面的反馈意见，包括现场或网络问卷调查、E-mailALERT、学科馆员下院系调查、单独访问等形式。最后，由信息部门将这些意见进行汇总，针对数据库的基本信息（包括馆藏内容，館藏年龄等）、馆藏集合（检查电子收藏，检查纸张收集等、试用情况、价格和其他参考因素（访问方法、支持设施、检索系统、备份政策等）编制评估报告。

3.5 协商电子资源的价格和售后服务问题

鉴于数字资源具有特殊的发布、分发、使用和定价政策，不同的数据库之间会有一部分资源是重复的。在采购电子图书的过程中，应该提前对所需资源进行分类汇总，根据需求逐一采购，特别注意其中重复覆盖的资源，尽量要求供方降低价格。集团采购管理是电子文献的采购管理方法。参与的馆藏单位越多，折扣越高，价格越便宜。因此，使用群组方法购买电子文档可以节省资金并且是理想的采购管理路线。为了获得最优惠的价格模型，获取最大使用权，防止潜在的知识损失和用户违反使用协议所引起的纠纷，使图书馆的购书获得更多的利益。

在签订合同之前，应仔细阅读合同条款，检查图书馆的价格和相关信息，如资源供应是否完整，数据是否及时更新，是否跟进服务，以及在突发故障的情况下数据提供商是否可以在最短的时间内提供技术支持。因此，在合同中，数据库供应商在后续服务中的责任和义务应被视为尽可能全面。

4 结束语

数字信息内容多样，能满足读者的各种检索需求，存储和及检索的方式与传统图书馆操作模式完全不同，在应用过程中既节省时间，又能提高效率。随着各级文档安全系统和计算机网络的建设，发展和完善，以及信息技术的进一步发展和普及，人们将越来越倾向于使用数字文档。

参考文献

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