档案数字化管理的一点思考

张月利

摘 要：当下，档案信息资源的开发利用越来越重要，档案管理数字化是未来档案管理发展的必然趋势，较之传统的实体档案管理，有着无可比拟的先进性和时效性。但由于人才、技术、安全及制度等方面的局限，大部分地区的档案数字化管理还处在起步阶段，发展之路任重道远。如何发现问题并解决好档案数字化，使档案管理人员充分的掌握信息化技术，在档案工作中进行有效应用，从而进一步推进档案数字化建设进程，是当前档案工作的重点。

关键词：档案数字化；现状及问题；思考对策

1 档案数字化发展现状

档案数字化是时代发展的必然要求，也是档案管理工作的主要趋势。档案数字化是利用智能信息处理技术，将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用各种存储管理技术将他们存贮于各种介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速检索出所需要的档案资料。数字化的档案具有资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用方便化等优点。

随着信息技术在档案管理中的快速发展，我国的档案管理已从传统的实体管理向档案信息化管理发展，电子文件的大量产生以及档案馆中纸质档案的数字化速度的加快，为档案资源的开发利用打下了坚实的基础，人们将更多地从网络中获取档案信息，从而使档案信息利用不再受时间和空间的限制。

档案数字化满足了社会的发展需要。档案数字化具有明显的优势，容量较大，易于保存，能够节约大量的档案储存空间和成本，人们能够快速、便捷的获取到更为准确性的档案信息，通过加强档案数字化建设，可以实现档案信息的快速查询，而且档案信息保存更具便利性，有效的提高了档案管理效率，实现了档案信息资源的共享，更好的发挥出了档案的重要价值。

档案数字化有利于档案资源的开发。档案数字化建设是档案信息资源开发利用的重要基础和保障，通过推进档案数字化建设，能够使档案资源更好的为社会服务。而且档案数字化工作有效的提高了档案信息的准确性，实现了档案信息资源的真正共享，有效的推动了档案资源的开发利用进程，从而更好的发挥档案信息在社会发展过程中的重要作用。

2 档案数字化建设面临的问题

信息技术的迅猛发展，使得档案数字化建设成为档案界关注的热点。数字档案具有的存储方便、检索便捷，传输快速，信息共享等诸多优点，是传统纸质档案望尘莫及的。但是由于数字档案本身的特性，也存在一些问题，既有天生的缺陷和不足，也有管理制度，法律法规、安全建设，人员素质，技术设备等诸多方面的原因，使档案在数字化方面的发展远远落后于社会信息化的发展，落后于社会利用的需求，在实际档案工作中并没有充分发挥它应有的作用和价值。

1）档案数字化管理人才问题，缺乏综合素质强的管理人才，尤其在基层档案管理部门中，极度缺乏具有较高的知识层次和先进技术水平，既懂得档案管理，又能系统掌握档案管理及信息技术的复合型人才，这成为制约先进技术应用的重要因素。

2）档案数字化存在安全、技术等问题。档案数字化的不稳定性，表现在数字化文件所依赖的技术和设备更新换代异常迅猛，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给档案數字化带来安全隐患。信息技术的高速发展，使得档案数字化技术异常密集，诸多技术问题成为数字化建设的难点。例如：技术过时问题，载体质量问题，运行条件问题，建设的标准化问题，有些单位虽然实现了数字化档案管理，但是所采取的外接技术和管理模式，还存在很大的弊端。

3）档案数字建设中的业务问题。纸质档案在进行数字化之前要进行鉴定工作，以确定数字化的范围、操作顺序等等。在界定数字化扫描范围时，可能会人为造成档案数据的不完整，不符合文书立卷标准的情况。档案数字化过程中的拆卷（件）与装订问题，也成为争议的热点。档案数字化还存在凭证价值问题，数字化档案目前还不具备法律凭证效力，其原始性、可靠性难以确认。

4）管理制度问题，档案数字化建设及数字档案馆建设都还没有一套非常规范的、行之有效的程序化管理方案，缺乏严格而具有科学性的标准体系和业务管理制度。收集、管理信息的技术方法落后，不能进行严格分类，直接影响了对档案进行数字化管理的进程。另外还存在理念陈旧，领导重视不够，档案意识淡薄，投入经费不足等诸多问题，使得数字化档案的有效利用率低，严重制约了档案信息化建设的发展。

5）档案数字化建设中法规方面的问题。档案数字化建设中会涉及到许多法律问题，如：著作权、知识产权、隐私权的保护问题，身份认证问题等。因此，完善档案法规还有相当的难度。如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字化档案也就削弱了他的利用价值。

3 档案数字化管理应对策略

1）加强档案管理人员专业素质培训，要培养一支既精通档案管理，又熟悉信息技术的复合型人才队伍，并且及时的对他们进行计算机技能、软件开发和利用等相关的培训，为实现真正的档案数字化管理贡献自己的一份力。

2）加强安全管理，加快标准化建设。安全方面，首先，可实行档案保管的“双套制”，即同一内容但不同载体的两种档案的双套保存（即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案双套保存）。其次，可以采用“异地备份”的存储方式。，如：成都档案馆与沈阳档案馆已实施重要档案异地备份，实施重要档案异地备份。另外，要结合实际，迅速建立起一个适合我国档案数字化建设的标准化体系，加大投资，根据实际发展需求，及时配置相应的信息录入设备和标准化程度高的档案管理软件，以保障数字化建设工作开展拥有完备的软、硬件支撑。使硬件设备和软件系统都能跟上信息化发展的需求。

3）建立管理体系，完善管理制度，有关单位应加大对数字化档案管理的了解，在原有档案管理的基础上进行新制度的建立，通过建立管理体系，完善管理制度的方式，促进数字化档案管理的进一步完善。同时，以档案利用实际和单位业务主导为依据设计人性化、科学化的档案数字管理系统，充分发挥数字技术的智能、高速等特点，以实现档案管理的现代化、自动化、网络化和文档一体化目标，从被动接收档案逐步过渡为主动开发档案价值。

4）完善法律法规，力求兼顾到方方面面，尽快解决数字档案的法律效用问题。

综上所述，档案数字化是时代发展的必然趋势，有着传统档案无可比拟的先进性和时效性，更加广泛高效地服务于社会的各个阶层。但是，我们也要清醒地认识到档案数字化管理的发展过程中还存在很多的缺陷和问题，需要我们深入思考、不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，为推动档案管理事业的与时俱进贡献应有的智慧和力量。

参考文献

[1]孙宁宁.档案数字化管理体系建设问题研究[J].黑龙江史志，2014，03.

[2]赵秀艳.档案数字化建设中存在的安全问题与对策分析[J].黑龙江科技信息，2011，36.

[3]陈晓玲.略论档案数字化建设过程中面临的若干问题[J].档案天地，2011，12.

[4]陈炜.档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J].科技进步与对策，2006，23（2）.