基层卫生计生档案管理的构思

刘晓皊 王亚茹

基层卫生计生档案工作具有管理性、服务性和保密性，对于过去和新时期的卫计事业都具有历史意义和现实意义。基层的卫生和计生系统受机构合并，和档案管理部门业务指导等影响，曾在工作中取得过显著成绩。目前，卫生计生档案管理属于卫计局各项工作中的重要内容，同时也属于国家档案事业的重要组成部分。由于客观条件、思想认识、领导的重视程度以及人力、财力等各方面的因素影响，卫生计生档案管理工作，依旧存在一些薄弱环节，为了促进卫计工作的顺利开展，充分挖掘出档案资源的实际利用价值，更好的为卫计工作服务，我们应进一步规范卫生计生档案管理工作。

1 基层卫生计生档案管理存在的问题

首先，档案材料收集不齐全。因为在基层档案管理过程中往往存在各个科室、各部门，各自为阵营的现象，造成卫生计生档案在收集与整理时无法完整、齐全地收集到一起，部分有价值的档案材料易被遗漏，导致卫计档案管理工作无法顺利开展。不仅对档案的完整性造成影响，同时还会影响到档案的开发利用。

其次，档案管理人员综合能力有待提升。一方面是部分档案管理人员没有进行专业的培训和学习，不具备档案管理和档案开发利用等相关专业知识。另一方面是档案管理人员自身思想认识不到位，在档案信息化建设过程中不注重自身能力的培养，缺乏基础的计算机技能和档案信息化知识，无法科学、规范地对档案材料进行收集、分类、归档。

最后，档案材料的实际利用价值不高，卫生计生工作的特点决定其档案材料种类繁多，数量较大，专业性较强，很容易在日常的管理过程中出现缺漏现象，再加上档案的收集整理工作不及时、不到位，影响了档案的利用效果。

2 基层卫生计生档案管理的实施对策

2.1 加强卫生计生执法档案的管理

对卫生计生执法档案管理要准确、完整，所有适用于卫生计生执法工作的档案材料，都必须经过档案信息资源的筛选与整理，从而发挥其最高价值，力求分类明确，归档规范，组卷合理。针对时间久远的档案文件材料、部分缺卷或纸张老化、书写材料不符合规范要求、档案损坏或字迹模糊等问题，必须要在第一时间进行抢救，对具有重要价值的执法档案材料要进行信息化转化，同时做好保存工作。此外，因部分卫生计生执法档案文件材料在很长的时间内能够发挥出重要价值，所以在进行归档整理的过程中应当坚持广泛利用和长久保存相结合的原则，实现档案利用和保护工作相互促进，从而符合卫生计生执法工作的实际需要。

2.2 不断完善档案管理制度

只有完善的档案管理制度，才能够保证档案管理工作的有序开展，结合笔者多年实践经验，卫生计生档案管理制度应当包含下面几部分内容：1）对档案管理人员实施季度、年度考评制度；2）完善立卷制度。对卫生计生档案材料的收集、分类、归档和保存工作必须规范有序，安全卫生，严格按照上级部门的标准和要求进行操作；3）建立定期谈话制度，档案管理工作人员应当定期对各科室负责人进行沟通，从而取得工作主动权；4）建立卫生计生项目登记制度。为各级卫生计生办公室和医疗保健相关机构制定检查登记表，收集完整的一手材料；5）推行档案收集整理情况汇报制度。要求档案管理人员在每天下班之前应当对各个科室、部门的文件材料进行汇总，每月对档案材料收集整理和归档情况对领导组长进行汇报等。

2.3 实施档案科学化管理

卫生计生档案管理人员必须定期对收集的材料实施科学规范的分类、整理、归档。確保档案质量和效率。为实现档案科学化管理的要求，我们应当努力做好下面几方面的工作：第一是科学设置档案类目；第二是推行定期整理归档机制；第三是贯彻落实卫生计生档案管理工作检查制度；第四是档案人员要树立依法治档意识，落实档案归档、利用相关法规，保证档案材料的齐全和完整性；第五是做好档案宣传工作。综上所述，如果卫生计生档案管理工作混乱，必然会导致卫生计生各项工作受到影响。推荐科学化、规范化的管理方式，可以保证各项工作的有序开展，发现问题之后能够第一时间排查解决，实现卫生计生档案管理的制度化，规范化。

3 加强档案人员队伍建设

信息化时代，卫生计生档案管理的信息化建设也逐渐推进，这不仅要求档案管理人员必须要具备丰富的专业知识，同时还应掌握一定的计算机操作技能，所以我们应当鼓励支持档案管理人员积极参加培训学习，定期开展培训讲座会议，努力提升在职档案工作者的综合能力，同时帮助他们树立现代化、信息化的档案管理理念，在组织进行培训教育的过程中必须要选择多样化的培训方式，构建立体化的培训模式，力求培训工作的针对性与时效性，此外，还应进一步强化卫生计生档案工作者的创造性、创新性，让他们能够主动的投入到档案管理研究工作中来。清楚的认识和了解档案管理工作的现状与发展趋势，更新其知识结构体系。

4 结语

随着近年来我国档案事业的飞速发展，对卫生计生档案管理工作也提出了更多的要求，这成为了每一名档案管理人员必须深入研究的课题，而档案管理模式的创新与改革在于认清当前卫生计生档案管理工作存在的问题，采取有针对性的解决措施才能够让档案管理工作顺应时代发展的要求，满足卫生计生工作的实际需要。

我们要认识到，档案管理工作的创新是一项长期性、系统性的工程。档案管理改革还有很长的路要走，只有不断努力才能够发挥出档案材料的价值与优势。