谈办公室档案工作的规范化管理

摘 要：随着社会的不断发展，办公室档案的管理工作势必要进行改革，规范化的办公室档案管理能够推动企业的进一步发展。鉴于此，本文将对办公室的档案管理现状进行分析，并提出规范化管理的措施。

关键词：办公室；档案管理；规范化管理

对于办公室来说，这是单位发展的核心部门，需要有效而又规范地开展。档案管理是办公室管理的核心所在，必须推进制度化和规范化的管理，促进管理效率的提高。然而就实际来说，办公室工作当中的档案管理还是存在很多问题，对档案管理的效率和质量造成直接影响，因此，对于办公室档案工作的规范化管理研究势在必行。

1 办公室工作中档案管理中存在的问题

1.1 管理人员缺乏管理素质，需要进一步提高

现如今所培养的专业档案的管理人员还不能和社会发展相适应，管理人员自身非常缺乏专业的知识，因此，促进管理人员专业知识以及工作技能的提高是必需重要的问题，此外，当今社会是信息化发展的时代，办公室的档案管理需要与时俱进，通过现代科技信息技术加强管理，促进管理工作的整体效率提高，因此，管理人员需要具备办公软件操作的技能，促进管理者专业水平以及操作技能的提升，进而促进办公室档案的管理效率提高。

1.2 公文的形式缺乏规范性，缺乏专业的档案管理者

形成单位公文的过程中，因为拟定来源非常多，总是会出现很多不同的问题，例如文种的使用缺乏不当性，请示和报告不充分；同时，附件的标识比较混乱，行文的程序也比较混乱；在办公文件的印制上缺乏规范性，纸张大小不等，导致档案装订以及管理工作出现很大的不便；在公文的主题词标注上也不够准确，对于检索查找不利。档案管理的组织与管理机制并不完善，没有专人进行负责。办公室的档案管理要由其他部门与人员全面兼管，并未将岗位责任制应用在档案管理的工作中，缺乏健全的管理制度。当有问题出现时，就会发生推脱责任和相互扯皮的问题。

1.3 缺乏风险意识和有利的防范对策

现阶段，我国科学技术发展到了新的阶段，互联网已经在人们的日常生活和工作中广泛地应用，可以说，大数据和新知识爆炸的时代已经到来。办公室的档案管理在应用新科技的过程中为自身的发展带来了很大的便利条件，与此同时，还使得安全风险不但增加。然而现阶段很多办公室的档案管理人员都是缺乏专业知识的，也不具备安全意识，缺乏风险防范对策。当不能规范地建设数据库时，或者登录密码的设置比较简单，不能及时地录入资料的备份，电脑的硬件质量不够，导致信息出现泄露的问题，资料遗失问题石油发生。

2 办公室档案工作规范化管理的措施

2.1 建立完善的档案管理的制度，并对管理流程进行规范

当今社会，档案管理已经开始制度化建设，这是管理规范化的前提所在。如果想要有效地解决档案管理的松散问题以及责任意识的问题，就要对档案管理的制度进行完善。一是，档案管理必须形成一个健全的制度体系，并对管理职责进行明确，防止管理中出现的职责交叉和责任意识不足的问题，促进管理效率的提高；二是，加强制度地贯彻和落实，在依制度规范化管理行为的基础上，防止档案管理形式化。为了保障制度的实施，就要加强监督和管理，促进档案管理者自身工作责任感的提升，让其可以比较好地完成工作；三是，档案管理必须建立一个健全的激励考核的机制，把考核的结果和职务的晋升与职称的评定进行紧密联系，促进管理人员工作积极性的提高。档案管理者在发展空间上非常狭窄，是对管理者积极性的一种弱化。所以，必须在发展空间中为管理人员创设一个平台，促进其工作积极性的提高，可以帮助工作人员很好地胜任岗位。

2.2 建立规范化的数据库

现阶段信息化的技术逐渐成熟，同时，企业档案的信息量得到了一定的提升，以往的管理方式主要是手工抄写以及转录加工，很难适应企业发展的要求，因此，档案的管理人员必需做到与时俱进，在信息技术的帮助下，为档案管理进行信息化建设，并把所有的新技术以及新策略进行落实，使得档案管理能够得到良性发展，所以，对于档案信息的资源管理库进行建设是势在必行的。办公室的档案数据库建设可以通过信息技术对档案资源充分地发挥科学管理作用，让档案管理工作和计算机的信息技术之间紧密地结合，进而形成一个网络化的开放式数据库，促进办公室的档案管理效率的提升。

2.3 加强公文处理的规范性

档案形成的前身是公文，当其在传递和运转与承办以及执行中时，会出安生一定的现行效用，还不能称为是档案。就档案而言，主要指的是完成上述程序，进行留存和归档与备查的一些历史文件。所以，公文的形成是最初的档案工作，必须加强重视。要加强公文处理的规范化，包好公文关，这是开展办公室档案管理工作的前提。但是公文的拟制是公文形成的核心环节。各个单位所设置的公文拟制的部门存在差异，有一些单位的公文主要是办公室进行统一拟制，还有一些是职能部门进行起草，之后由办公室印发。因为各个职能部门的写作人员在水平和素质上存在很大的差异，对于公文起草的要求也不能很好地理解，因此使得起草文件的质量各不相同。所以，对公文拟制工作进行负责的人员，在日常工作中要有责任规范化处理各个部门的公文初稿，按照相关规定，进行全面地审核，尤其是对主题思想进行突出表达的关键字、词、句，一旦发现问题就要及时地和初稿职能部门加强协商，尽可能地把所有的问题都处理在核稿环节，继而确保公文的质量。

3 结束语

综上所述，办公室的档案管理有助于其他工作的开展和完善，因此需要不断加强管理者的管理意识，并对管理制度进行完善，规范地管理档案工作，促进档案管理整体效率和工作效率的提高，这是当今社会档案管理的必然趋势。但是该模式会在社会的发展中不断改变。相关人员要全面分析办公室档案管理中的存在的问题，并制定规范好管理的措施，推动企业的不断发展。

参考文献

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[3]牛宏靜.论如何提升办公室档案文书管理工作[J].科技创新导报，2018，15（08）：181-182.

作者简介

赵远，男，汉，吉林省洮南市人，2004年毕业东北师范大学汉语言文学专业，现供职于洮南市商务综合办公室，初级，研究方向：档案管理。