浅析卫生计生行政执法全过程记录的档案管理

宋涛

摘 要：行政机关推行行政执法全过程记录制度，对于促进行政机关严格规范公正文明执法，保障和监督行政机关有效履行职责，维护人民群众合法权益，具有重要意义。而全过程记录档案管理工作在整个行政执法全过程记录制度中尤为重要，起到固定保存，完整呈现执法过程的支撑作用。但现阶段的执法全过程记录档案管理工作中还是存在很多问题，为了保证该工作的顺利进行，就需要不断创新行政执法全过程记录的档案管理手段，适应社会发展，探索新思路、新途径。基于此，本文将对卫生计生全过程记录的档案管理工作展开论述。

关键词：卫生计生；行政执法；全过程记录；档案

党的十八届四中全会通过《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》，提出要建立执法全过程记录制度，成为全体执法队伍的新要求和新目标。对卫生计生执法全过程记录的档案管理也提出了更高的要求。因此作为卫生计生执法机构也要顺应时代发展，在不断完善规范管理制度的基础上，逐步将现代信息化技术融入到档案管理工作中，全面提升卫生计生全过程记录的档案管理质量和水平。

1 卫生计生行政执法全过程记录档案管理的问题

1.1 卫生计生执法全过程记录档案管理制度不健全

很多卫生计生执法机构对执法全过程记录的档案管理起步较晚且认识不足，尤其是县（区）级执法机构。由于执法全过程记录档案复杂多样化，各地卫生计生执法机构档案管理水平又参差不齐，管理手段方式不一，导致执法过程中遗漏某种形式的档案记录或不同形式的记录档案之间缺乏关联性等问题，不能形成完整有效的档案体系。所以要不断健全信息化管理制度，对执法全过程记录档案管理进行统一规范要求和适时的检查，保证档案管理的规范高效。

1.2 卫生计生执法全过程记录档案管理硬件保障不足

当前，卫生计生执法机构的全过程记录设备主要包括现场移动执法终端、执法记录仪以及采集器等仪器设备，但很多卫生计生执法机构资金保障不足，记录设备配备不完善，有的县、区级别的执法机构甚至没有足量配备，容易导致执法过程中关键环节的记录缺失，严重影响了全过程记录的完整性。

1.3 卫生计生执法全过程记录档案管理人员业务素质普遍偏低

目前，卫生计生执法部门全过程记录档案工作人员多为一线执法人员，普遍为兼职人员，缺乏档案管理专业知识，档案管理水平普遍偏低，使档案管理工作成为整个执法过程中的薄弱环节。同时，档案管理领导组织有待加强，档案管理人员认识不足，导致一些重要执法档案缺失或没有得到有效保存，失去了案件的关键证据，甚至在引起行政争议时处于被动局面。

2 大数据下卫生计生执法全过程档案管理措施

2.1 明确卫生计生执法全过程档案的内容

行政执法全过程记录档案不是单一的档案，包括有文字、电子数据、音像资料等。文字记录，是以文字、字母、图表、图片、符号在纸张以及其他书写介质上所作的记录。电子数据是基于计算机和现代电子通信技术的广泛运用而发展起来的用以表示文字、图形等信息的资料。音像记录是以执法记录仪、照相机、摄像机、录音机、视频监控设备等为工具所作的记录。也是执法全过程记录档案的重中之重。以保定市卫生监督局开展卫生计生执法为例：

1）行政检查中的现场笔录记载的内容与确认过程。

2）行政处罚中调取证据的过程；证据登记保存过程；依法应当及时移交有关部门处理的过程；办案人员询问当事人和证人，制作询问笔录，当事人和证人签字确认的过程；现场笔录记载的内容与确认过程；当事人要求举行听证的，听证过程；执法文书留置送达过程。

3）行政许可中书面受理过程现场验收过程以及许可决定送达过程。

这些都需要音像记录，由此可见一个执法行为可以使用不同的形式来记录。各种形式档案之间要相互印证，从而形成有效的档案证据链。

2.2 加大硬件投入，对档案管理提供有力的基础保证

根据卫生计生执法工作的特点，为了能够规范完整记录执法全过程，需要配备相关硬件设备。以保定市卫生监督局为例，从档案记录工作实际出发，2017年配备现场移动执法终端系统10套，每套包括数字化平板以及无线蓝牙打印机，确保每个执法科室使用1套。配备执法记录仪17台以及采集系统，平均2名执法人员一台。用信息化、科学化手段实现了行政执法全过程档案的高效、高质、无缝记录，有力的提升了整个卫生计生行政执法工作水平，确保了执法全过程记录档案的有效保存。

2.3 对执法档案管理人员加大培训力度

1）设置专人管理。每个执法科室需设置专人管理执法档案，确保整个档案工作安全有序衔接。同时，设立专门执法档案管理科室，专人负责，并协调软件开发公司实施提供技术支持，从而有效完整固定保存执法全过程档案。

2）加强培训力度。由于现场执法活动的不可逆性，每个执法人员都是档案的管理者。针对执法人员开展一对一精准培训，确保执法人员人人掌握设备记录功能，熟练运用。

3 卫生计生全过程记录的档案管理创新

3.1 进一步扩大执法全过程记录档案的适用范围

加强档案管理，进一步完善现场移动执法终端、调查询问室和执法记录仪设备的使用管理规定等相关配套制度。做好执法全过程档案保存工作，扩大记录适用范围，不仅对所有卫生计生行政执法活动进行记录，同时通过文字、音视频，图像等方式还要对行政执法案件各环节进行记录，实现全程留痕、可追溯管理。

3.2 搭建网络平台，资源整合

为全面客观安全的管理卫生计生执法全过程记录档案，使用现场移动执法终端系统、执法记录仪以及采集器系统等多个信息化系统，搭建卫生计生执法信息平台。通过现场监督执法信息无线实时上传，使得行政执法信息化延伸到了监督执法现场，达到现场执法全程留痕，提高了办案效率，有效的保存了执法全过程档案，为实现卫生计生执法档案的全程信息化提供了支撑，提升了监督执法形象。

3.3 加强卫生计生执法全过程记录档案体系建设

1）进一步创新扩充执法记录设备。目前，卫生计生行政执法设备已经扩展到了现场移动执法终端、执法记录仪等具有现场音视频记录功能的设备，有效保障了执法全过程档案的完整性、多样性。同时，随着新形势下对执法工作要求的提高，还要与时俱进不断丰富执法记录手段，让全过程记录档案更加科学高效。

2）加强执法全过程记录档案安全。信息平台形成的大数据信息，具有可修改、可编辑的特点，因此要加强档案网络安全保护，严格使用权限管理，防止执法人员随意删减、损毁档案资料，确保档案的安全有效，保障行政執法公平正义。

4 结语

卫生计生行政执法全过程记录的档案管理任重而道远，对于此项工作刚刚起步的卫生计生执法机构，要以规范化为核心，以信息化为支撑，以精细化为引领，以实战为基石，积极稳妥开展卫生计生行政执法全过程档案的管理工作。加强执法全过程记录档案的数据统计分析，充分发挥执法全过程档案在行政管理、优化服务、监督权力等方面的作用。

参考文献

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