建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施

文/李红 莱芜广厦集团有限公司 山东莱芜 271100

通过完善档案管理制度，控制资料编写过程，重视工作人员专业素养，科学应用现代技术能够确保建筑企业在进行工程建设过程中，有效管理档案资料，对其工作过程中存在的各项问题进行有效解决，进一步保障工程质量，使其能够更好地满足现代建筑行业发展需求。

1、工程建设项目档案资料管理工作的内容

1.1 对工程建设项目的综合类文件和资料进行管理

建筑工程项目中的综合资料主要是指项目施工的各种图纸、项目变更的相关文件、工程建设过程中的各种合同、招投标文件等，除此之外还包括工程建设过程中的图片、视频以及录音资料等。综合类文件的管理工作是建设项目档案资料管理工作的主要内容，对工程项目的顺利开展和质量保障都有着非常重要的意义。

1.2 工程项目后期的资料管理工作

工程项目后期的资料管理工作主要是对项目的验收文件进行管理，项目的验收文件不仅是工程项目安全性的重要保障，也是判定工程建设质量的重要凭据。项目后期的档案资料管理对象主要包括工程质量检测报告、质量勘察单位的检查报告、施工单位的质量检测报告以及设计单位的质量检测报告等。

2、存在问题

首先，相关工作人员在具体工程建设过程中进行工程档案管理作业时，一般存在大量档案资料，同时涉及多个方面，尤其是在完成施工作业之后需要检查的档案资料涉及更为广泛的内容。如果在完成施工作业之后进行质量检查作业时，没有对其工程建设过程中所存在的相关质量问题及时发现，导致工程在具体投入应用之后出现不同问题，会在很大程度那家大修复难度，同时，为相关工作人员管理工程档案资料造成很大程度的不利影响[1]。与此同时，在具体进行建筑施工作业时，工程档案具体包括施工前期需要准备的相关资料，施工过程中产生的各项数据以及完成施工作业之后的相关验收资料，但是在我国目前企业建设过程中，很难做到全面监督档案资料质量，导致在工程建设过程中存在大量无用资料，进一步干扰工程档案管理工作质量。除此之外，在我国目前建筑企业发展过程中，管理人员缺乏充分的管理意识，将管理工作主要落实于施工内容，部分企业不能正确认识档案管理工作，为了进一步缩减企业成本，在进行档案管理作业时，不断缩减资金投入，同时认为工程档案管理作业不会对经济效益造成较大影响，从而在具体作业时，不能对其进行管理体质的科学制定，影响工程建设。

3、处理策略

3.1 控制资料编写过程

在管理档案资料时，相关工作人员首先需要确保工程技术资料具有统一的表格样式，在准备筹建项目时，相关工作人员需要严格基于工程具体特点进行竣工资料表格的科学制定，确保能够最大程度满足档案管理部门以及当地行政部门管理规定。有效统一表格样式能够在一定程度内简化工程资料整理和编辑作业，他从而有效避免资料格式出现不规范和多样化的现象。其次，还需要全面收集整理施工物质资料，在进行建筑项目施工作业时，受到时间以及其他因素的不良影响现场施工物质，材料检验报告和出厂合格证通常很难与相关材料同步到达施工现场。基于此，现场管理人员必须确保及时收集复试资料，避免出现材料先用后试，对其工程进度和工程质量进行更高程度的保障。在此过程中，企业需要设置专业人员跟踪收集和整理相关资料，在进行具体作业时，第一步需要严格检查到达施工现场的构配件和原材料，同时，对其实验报告和材料合格证进行及时收集和有效整理。在具体应用相关材料之前需要审核厂家提供的实验报告和合格证书。在此过程中，还需要进一步确保技术资料具有更高的完整度，只有确保具有完整的技术资料才能更为系统的呈现工程质量和施工过程，因此，在进行具体工作过程中，必须全面升级施工过程中产生的技术资料，确保能够更为有效的控制工程投资问题，进度问题和质量问题。

3.2 科学应用现代技术

现代科技的高速发展为我国建筑单位管理工程档案资料提供了新的技术，管理技术逐步实现更高程度的信息化，在具体进行管理作业时，相公，工作人员可以利用信息技术和计算机设备管理档案资料，通过科学构建管理平台，在企业内部构建信息库，确保企业管理逐步实现更高程度的信息化，满足企业发展大趋势。通过应用信息化技术和计算机设备的编制建筑工程施工作业中各环节产生的具体数据和资料，确保管理人员能够更为便捷的查询相关资料，进而使管理人员具有更高的工作效率和工作质量，有效推进企业建设。

3.3 深化档案管理意识，提高工作效率

深化档案管理意识可以提高企业工程建设档案管理工作的水平，是做好企业工程建设档案管理工作的前提。要将档案管理的重要性上升到思想意识层面，将工作落实到位。对此，企业要加强思想教育建设。加强企业文化宣传，增强员工认同感。建立工程档案管理体系，提升工程建设中档案管理的地位。建立适当的奖惩机制提高档案管理人员的工作积极性，从而提高工作效率。

3.4 夯实档案管理基础，提高管理水平

夯实档案管理基础，提高档案管理工作人员的专业化水平，可以推动管理水平的提高。首先，建设单位在项目建设初期必须要按照国家档案管理的有关规定，根据自身实际情况制定相应的档案管理制度和措施。归档资料及图纸的准确、完整、规范是工程建设各阶段档案资料管理过程中必须达到的。与此同时，要促进主体责任与监督责任意识建设，提高档案管理人员的责任意识。明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案管理人员在工程档案全过程中各自承担的职责。完善档案资料归档制度，建立项目建档跟踪机制，保证档案收集整理等过程的连续性。

结语：

近几年来，城镇化步伐加快，经济迅速发展，致使建筑工程规模和数量都在增加，由此，建筑档案的作用和价值日益凸显。一般来说，建筑档案是按照一定方式保存的具有价值的文字、图片、声像等材料，在建筑工程建设的过程中，其档案能够真实记录施工状况和建筑的全貌，对于国家来说，是非常宝贵的资料。而且对于建筑人员来说，建筑档案是最直接、最有效获取相关资料的途经，所以加强建筑档案的管理对于建筑业的发展有重要的意义。