基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究

（吉林省白城市区域经济发展中心，白城 137000）

1 强化认识，创新理念，提高文书档案管理工作的认识

在事业单位进行文书档案管理的过程中，有效结合现代信息技术，首先需要先进的思想，认识到文书档案管理对于事业单位发展的重要意义。只有相关管理人员提高思想认识，才能在进行档案管理的过程中具备长远的目光，将档案管理与事业单位的发展联系起来，并且在工作的过程中具备更强的积极性，积极寻求档案管理的最新方法，并在工作中，运用信息技术，强化文书档案管理。只有事业单位的档案管理工作成为单位战略发展的一个重要组成部分，才能在发展的过程中，依靠先进思想的指引，顺利有效进行。

2 创建管理系统，保障文书档案信息的科学性和准确性

不同的单位对于文书档案管理工作有不同的要求，在文书档案管理工作与信息化相结合的过程中，应该不断根据发展的需要，更新、提升这些规范和要求，设立不同的标准，确立档案管理工作的建设目标、安全保障方法、资料调转使用规范流程等，逐步构建起完善的档案管理体系。文书档案在形成的过程中，要注重其数据等的真实性、资料的完整性、整理的及时性。在单位发展的过程中，文书档案的形成，体现出多样化的特点，文书档案形式已经不仅仅限于纸质材料，对于不同形式的档案，应用恰当的管理方式，确保档案安全。如果想实现文书档案对事业单位发展的重要作用，建立完善的管理流程，确定最合适的档案管理载体，提升档案管理的要求，可以使文书档案管理的内涵不断深化，提升文书档案管理水平，为以后对文书档案内容的使用奠定基础。

3 提升文书档案管理人员水平，建设高素质文书档案管理团队

目前从事文书档案管理工作的人员，一般为事业单位中年纪较大、知识文化层次较低的工作人员，对于文书档案管理工作的重要性认识相对不足，管理水平相对较低，文书档案管理工作不能充分发挥其作用。为使文书档案管理工作能够充分发挥其重要作用，实现文书档案管理工作的时效性，就要对相关从业人员进行培训，提升他们的业务水平及思想认识。当从事文书档案管理工作的人员认识到这份工作对于事业单位发展的重要性，才会有更强的责任感和使命感，更为规范地把控整个流程。在主动提升业务水平的过程中，能够更为清晰、详细地了解文书档案管理的正确操作方法、规范流程、遵循原则，同时能够对信息进行归类、汇总，并做出科学分析，当这些信息资料需要作为事业单位发展过程中总结经验、规划未来的重要资料时，便可以发挥最大的作用。

4 强化制度、优化流程，发挥文书档案工作管理的最大作用

目前，各事业单位的文书档案管理水平普遍不高，为提升档案管理水平，需要不断强化档案管理制度并认真执行，提升档案管理过程中的执行力度。系统的档案管理制度，有利于实现档案管理综合水平的不断提升。只有实现档案管理的信息化及科学化，才能实现对文书档案资料的最大限度的利用。在管理的过程中，不断优化和调整，使得档案管理水平与单位的发展相一致，并同时协调发展。

5 提升信息化管理平台建设，强化文书档案管理水平

在文书档案管理的过程中，随着社会的不断发展进步，对于文书档案管理，也不能采取一成不变的管理方法，当然，也需要不断调整思想，认识到这项工作的重要性，才能更好地适应时代的发展。现代科学技术的发展，促使文书档案管理工作不断向信息化的方向发展。搭建信息化管理平台，实现对文书档案的科学管理尤为重要。根据实际需求的不同，最大程度地避免文书档案管理工作影响事业单位发展的现象发生，加大档案管理的执行力度，强化管理平台建设，使得文书档案管理工作最大程度地得到优化。

为实现上述目标，首先，应该紧抓平台建设过程中的每一个细节，在档案管理工作的前端，设置文书档案加工系统；其次，设置文书档案管理的安全存储系统；最后，需要建立保密系统。在文书档案管理的过程中，前端建立加工系统，是对档案内容进行管理，是对即将被存储内容的优化，这个阶段的工作，对于文书档案内容进行归类、整理，在未来的使用中，更为便捷，建立目录，易于查阅。充分利用信息技术，可以大大节省人工管理时间，通过加工系统进行查阅及运用、处理等功能，可以使档案管理人员的工作压力极大减轻。文书档案管理工作的存储功能，实现的是对资料的保存，在浩如烟海的资料中实现安全管理、高效查阅，都需要信息化管理的加持。对于文书档案管理部门来说，最重要工作内容除了有效管理档案资料，还需要安排专门人员进行保密系统的管理，在利用信息技术对文书档案进行管理的过程中，根据具体的需求设定不同的访问权限，可以实现安全管理。文书档案管理的稳定性持续存在，才可以实现真正的数据共享。利用信息化管理平台，可以实现文书档案整理、存储、调用、保密等一些列工作的便利性。

综上所述，文书档案管理工作，对于事业单位来说，具有重要的意义，实现档案管理的最优化，便于事业单位充分利用资料。在档案管理的过程中，需要不断强化相关人员的思想认识、提升文书档案的管理水平，与时俱进，充分利用最先进的管理方式方法，提升文书档案管理的时效性，推动事业单位更加稳定健康的发展。