浅析单位档案管理工作效率提升方法

刘国斌

摘 要：档案管理一直是单位管理的重要部分，对企业及事业单位的各方面发展有着直接的影响。随着信息时代的来临，大部分企业及事业单位都对信息技术进行了合理的应用，有效提升了档案管理的质量和效率。但是调查发现，很多企业及事业单位的档案管理都存在一定的问题和不足，降低了档案管理的工作效率，为此要从实际情况入手，对影响效率的因素进行深入分析，采取针对性的措施，才能提升档案管理的工作效率，推动企业及事业单位的发展进步。

关键词：企业及事业单位;档案管理;工作效率;影响因素

随着科技水平的提升，各种先进的技术及设备不断涌现，为单位的档案管理工作提供了巨大的帮助。通过合理的信息化建设，可以推动档案管理工作的发展，为单位的运行发展奠定良好的基础。档案管理工作涉及到档案的收集、管理、保存、整理等过程中，可以将单位发生的事情反映出来，可以理解为一个记录的过程中。在这个过程中，对先进设备进行合理的应用，可以提升记录保存的效率，为档案的使用者提供便利。

1 影响单位档案管理工作效率的因素

在管理过程中，一定要确保档案的完整性，才能不影响档案的价值。但是由于各方面愿意你的影响，例如制度、管理方式等方面，导致单位档案管理工作效率相对较低，具体原因如下：

1.1 缺乏对档案管理工作的认识

调查发现，企业及事业单位对于档案管理的认识存在偏差，认为档案管理是一份不重要的工作，无法为企业及事业单位带来直接的经济效益。由于这种不正确的认识，导致档案管理存在很多的问题，很多管理人员都存在消极怠工的问题，并且档案管理不够完善，经常出现档案丢失等问题，给单位带来巨大的负面影响，造成不少的损失。部分管理人员的专业水平较低，甚至很多单位的档案管理人员都是兼职，无法保证档案管理的效率与质量。

1.2 管理制度不健全

单位的档案管理工作，需要健全的管理制度作为支撑，但是调查发现，大部分的单位的档案管理制度都存在着或多或少的问题。档案管理制度主要包括档案分类、保管期限、介质区分、收集机制、整理规范、查阅借阅规定等等，涵盖档案从新材料产生到生命周期结束的全过程。但是，部分单位的领导人员过于繁忙，对单位管理工作也不重视，没有单独建立管理档案的资料室，没有相关的档案管理制度。因此，导致档案管理人员懈怠了其工作，进而影响其对档案的处理。

2 单位档案管理工作的重要性

2.1 适应时代发展对单位工作的要求

实施单位档案管理工作，主要目的是为了方便工作人员查询信息，进而提高单位工作的效率。不断完善档案管理工作，提高单位工作的效率，以适应时代发展对单位工作的要求进而更好地为企业服务。

2.2 完善档案管理工作可以促进档案事业的可持续发展

档案管理工作本身具有连续性、连贯性的特点，鉴于档案管理工作的几个特点，我们有必要重视档案管理工作。此外，我们还要充分结合档案管理工作的实际情况，然后采取针对性的应对措施，通过完善档案管理工作来促进档案管理的可持续发展。档案管理是一份长期的工作，需要管理人员坚持不懈的努力，才能推动档案管理事业的发展进步，要做对电子档案的管理工作，可以为单位的发展运营奠定良好的基础。

3 如何提升单位档案管理的工作效率

3.1 改进档案管理的思想观念

首先，单位领导要认识到档案管理的重要性，并且采取适合的管理措施，做好引导工作，让全体员工都要意识到档案管理的重要性。在管理过程中，可以采取分阶段管理的方式，无论是在规划阶段，还是实施阶段，都时刻铭记档案管理的重要性。第二，要加强对档案管理人员的管控，可以从奖罚制度、考核制度入手，激发员工的工作热情，才能提升档案管理的工作效率。第三，做好监督管理工作，如果發现消极怠工的员工，要进行合理的批评教育，对于工作热情的员工，可以给与一定的奖励。

3.2 培养档案管理专业人才

当前，企业、单位中的档案管理工作人员能力和素质不统一，互相之间缺乏良好的配合，团队缺乏协作力，严重影响了工作效率。因此，第一要加强对高素质人才的引进和对专业人员的训练，完善各单位档案管理工作的人力资源力量。第二，定期开展档案管理工作人员的教育培训，通过参加国家档案管理综合管理部门的调训，获取档案管理资格，提升自身的管理能力。

3.3 加强信息技术的应用

随着信息时代的来临，信息技术被大量应用到各行各业中，取得了不小的成效。将信息技术应用到档案的管理工作中，不但可以提升档案管理的效率，还可以实现无纸化办公，将原有的纸质档案全部转化为电子档案，可以节约纸张，为环保事业做出贡献。传统的纸质档案缺陷较多，已经被时代所淘汰，电子档案的应用，可以为档案管理提供巨大的便利，提升管理的工作效率。在应用电子档案后，还要加强对安全防护技术的应用，确保电子档案的安全性，避免出现档案泄露、人为破坏等问题，确保档案的安全性和完整性。还要根据单位档案管理的实际情况，合理引入档案管理系统，可以更好的管理单位档案，为事业及企业单位的重大决策提供完整的档案资料。

3.4 完善单位档案管理的制度

完善的制度是保证档案管理工作质量的基础，要从实际情况入手，对档案的管理制度进行合理的完善和优化。要逐条制定档案管理规定，并且做好监管工作，确保档案管理制度的顺利实行，可以有效提升档案管理的工作效率。部分单位虽然已经制定了档案管理制度，但是并没有严格实行，针对这种情况，单位的领导者应该进行合理的重视，采取适合的监管措施，确保管理制度的正常实行。

4 结论

综上所述，作为单位管理的重要部分，档案管理的重要性不言而喻，对企业及事业单位今后的发展有着不小的影响。当时对单位运行及发展过程的记录，可以为单位的其他工作提供凭证。管理人员必须要保证档案的完整性，才能确保档案的实际价值。首先，要合理重视单位的档案管理工作，给与一定的资金和人力支持。其次，要做好人员的培训，提升管理人员的各方面素质，才能更好参与档案管理工作，最后，要加强信息技术的应用，实现无纸化管理，可以为环保事业做出贡献。

参考文献

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