浅谈推进档案数字化和信息化的重要性

付小娟

摘 要：档案管理工作继续保持A级水平，进一步增强作业区全员档案意识，明确工作职责，加强档案规范化管理，完善档案工作责任制，深化档案资源的建设和开发利用，推进档案信息化进程，促进作业区档案工作整体水平再上新台阶。

关键词：档案；数字化；信息化

档范围确认”为依据，加大各类档案的收集力度，加强数字化和信息化的作用。把归档部门的应交与档案部门的应收紧密联系在一起，形成双向制约机制，并以E6档案系统、声像档案系统、勘探开发V3.0系统为平台，做好实体档案与电子档案的同步收集、整理、归档，确保档案齐全、准确、系统、完整。 档案工作从以下面几方面着手：

1 加强档案数字化管理水平，实现档案信息的集成共享

1.1 积极开展档案管理系统的上线应用

为加快档案信息化进程，今年公司研发《新疆油田档案信息网络集成V3.0系统》，实现纸质档案与专业数据库的对接和数据的逻辑归档、在线利用，形成统一、专业的档案信息网络集成平台。5月完成了对E6档案系统导出勘探开发档案数据项的检查整改、对电子文件的整理备份等准备工作，6月集中迁移导入勘探开发单井档案数据1453卷、37389件，勘探开发综合档案数据1284卷，挂接电子文件12394件。

1.2 严把新增档案数字化关，保持作业区档案数字化率

作业区档案按照“增量电子化”的要求，做好新增各种类型、各种载体档案数字化工作。在接收实体档案的同时，加大接收电子文件的力度，要求移交实体档案的同时必须提交相应的电子文件，特别是基建档案，要求资料形成单位必须提交与卷内目录一一对应的PDF格式扫描文件，本着审核合格再办理交接手续的原则。

1.3 做好各类档案入库数据脱机备份，实现异地保管

按照《关于做好各类档案入库数据脱机备份的通知》要求，做好各类档案入库数据的备份工作。备份数据包括系统电子目录、入库电子文件。系统电子目录的备份，采取年度备份的形式，每年归档工作完成以后，导出准确无误的系统数据，形成《企业档案目录》，并打印出纸质目录，与往年企业档案目录合并存放。

1.4 层层把关，加强电子文件质量控制

随着档案信息化的深入，通过系统借阅电子档案已逐渐成为日常。归档电子文件的质量关系到查借阅数据的准确度、可信度。为了做好归档电子文件的质量，严把归档电子文件的审核关，兼职档案员对归档电子文件初审，档案员再进行终审的，对电子文件存在不是最终版、与原件不一致、扫描不清晰、扫描缺页漏页等问题的，坚决要求整改合格后，才办理档案移交手续。切实做到了层层把关、层层落实的归档管理机制，电子文件的合格率达到了100%。

2 深化数字化建设，提高档案管理水平

2.1 《档案信息网络集成系统》数据检查及应用

《档案信息网络集成系统》今年进行了系统升级，保证作业区勘探开发类档案、声像档案数据在升级后条目准确无误、电子文件不漏不丢，对升级后系统中数据进行条目数量、著录项、电子文件挂接情况核对，共核对勘探开发综合和单井类档案2774卷38554卷内件、声像档案1053件数据，对发现问题及时整改，共整改条目233卷件，重新上传电子文件106个，确保了全库数据齐全准确。

2.2 历史电子文件，完善E6档案系统数据

为确保E6系统数据的完整性、确保备份电子文件数与系统数据的一致性，针对E6档案系统做整体迁入时没有挂接电子文件的档案类别，即文书类、科研类、实物类档案，今年统一手工进行上传电子文件。共整理上传电子文件3727个，确保了E6系统中的数据准确无误。

2.3 核对整改档案系统著录项，确保检索无遗漏

随着档案信息化、数字化的不断深入，目录数据库的检索已代替了手工检索，这对档案系统著录的也提出了更高的要求。为了更好地為作业区档案查、借阅服务，提高查全、查准率，今年开展了管理类档案著录项的检查整改工作，针对文件内容中包含多人的，而文件名中不能全部体现多人的文件，如“任免通知”“调动介绍信”“表彰决定”等，查阅原始文件后，将文件涉及到的人名补充进档案系统“题名”著录项或“备注”著录项中，确保档案系统检索更精准、无遗漏。

3 结论

档案员承担着每个部门文件材料的收集整理、归档工作，是档案形成的关键点，特别是信息化项目档案的管理，发挥对项目档案资料的指导检查职能，在项目实施过程中，及时指导检查文件材料的收集、整理，保证项目档案归档的及时、齐全、完整。

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