基于办公自动化环境下医院档案管理分析

王旭华 康延江

摘 要：现代化技术的成熟是医院实现信息化建设的基础，为保证患者得到更加优质的服务，办公环境也需要向着便捷、高效等方向发展。本文将阐述档案管理工作内容，结合办公自动化的重要性，提出建立便捷平台、完善规范体系、维护信息安全性、培养信息化人才等策略，为推进档案管理工作规范化做出积极贡献。

关键词：办公；自动化环境；医院档案管理

我国医疗行业近几年发展速度不断加快，从院内环境、机械设施、缴费方式上都有了显著优化，档案管理工作是确保医院能够实现顺利运行的公文处理部门，资料收集、整理、归档都需要交由相关工作人员进行，因此需要把信息化技术沿用到该岗位工作当中。

1 医院档案管理工作概述

医院作为医疗机构，其属性面向社会，所以在日常运行过程中各环节工作都会衍生出大量档案资料，例如：患者个人信息、医疗缴费单据、经典诊疗案例、医院建设发展历程等等。此类资料是长期以来医院发展所沉淀下来的重要信息，对于战略计划的制定可起到推动作用。档案管理工作也因此受到越来越多人的重视，为确保信息资料有效性能够被充分发挥出来，就需要对该项工作加大关注，确保信息安全性、精准度、有效性，真正意义上的实现管理的作用。近几年随着我国经济市场的不断开垦，信息化技术得到了良好发展空间，为社会中的各行各业都提供了更加全面、直观、完善的服务，医院诊疗条件与基础设施也更加富有科技感，因此档案管理工作如果仍然沿用传统人力手工存档方式，则很容易造成数据核算错误或重复存档，不仅浪费了大量人力、时间资源同时还比较容易发生错误。

2 办公自动化环境重要性

新时期背景下，我国医疗行业形式也在潜移默化中发生改变，医疗技术日渐成熟，开展活动也更加多样，伴随而来的是大量档案数据文件，其涉猎广泛，内容复杂。如果仍然采用人工方式也不利于管理效率，自动化档案多为电子形式，所以不受环境影响，例如：管理仓库温湿度、暴雨大雪极端环境等都不能对其造成伤害，资料完整性较好，保存方式仅需要在系统平台上操作杰克，简单便捷，且能够实现永久保存，备份后还可以进行修改、传达、应用、分享提高了其实用性，另外电子档案储存空间小，所以能够在很大程度上节约资源[1]。

3 自动化档案管理策略

1）构建便捷式办公平台。医院内管理部门多样，档案衍生于每个运行环节当中，所以可以说档案管理工作贯穿于整个医疗系统的运作过程。当前很多部门之间存在很严重的“信息孤岛”问题，数据资料传达周期较长，有效性得不到充分利用，导致档案价值降低。为改善这一问题可以建立其更加便捷、全面的办公平台，在其中糅合医院各个部门，提高信息资料交互性，保证档案管理正确有效。

2）完善自动化规范体系。目前我国多数医院都能够意识到自动化环境对档案管理工作开展的重要性与必要性，但是由于制度匮乏或缺陷所以在实际应用上，信息化技术并不能发挥应有作用，档案管理自动化优势无法被充分发挥出来，没有规矩不成方圆，体系是约束档案工作的根本，所以想要开展后续工作，首先要保证体制的有效性。在建立完善的信息化规范体系时，可以依照规范化、标准化、科学化的标准，重视统一性与系统性的有效结合。构建出适用于医院内各个层次的档案管理条例，保证结构分明，在投入使用之前可以采取“试用+调整”方式，确保规则的制定与院方实际要求相符合，对试运行中暴露出的问题及时调整，从实践中掌握工作经验，为条例、规范、标准的制定提供数据支持[2]。

3）提高档案信息安全性。信息化办公的兴起建立在计算机技术成熟智商，因此其推广离不开现代互联网的加持，互联网能够对大数据运算、整合、处理，但同时其内部浏览门槛较低，很容易发生档案资料泄密等问题的出现。档案内容关系到医院内部业务、科研成果、以及大量患者个人信息，如果收到网络冲击后造成信息丢失、破损等问题，院方信誉很容易受到侵犯，不仅专利保护会受到恶劣影响，社会群众对其公信力也会产生质疑。当前很多医院虽然能够利用信息化技术提高档案文书管理效果但由于安全意识的匮乏，所以盗取、窃用、破坏的内部风险较大，数据资料储存环境隐患较多。电子文件流动性高，运作时间段，保存时间久，上述优势对于医院档案管理都有很大的帮助，但由于系统安全性较弱，所以一旦发生信息泄露则很容易联动出现大量问题，为医疗行业带来严重影响。想要有效减少信息泄露所带来的安全风险，就需要积极建立起对档案管理系统的监管机制，最大程度上保护资料安全，通过内控防火墙、安全漏洞掃描等技术，保护医疗公文的可靠性。

4）培养信息化技术人才。当前我国很多档案管理部门人员在岗位奋斗时间很长，具有丰富管理经验，但是受到传统档案管理理念的制约，在综合素质、专业技能等方面仍有所欠缺。新时期背景下现代化医院建设日渐成熟，因此传统办公模式的缺陷也被不断暴露出来。如果只沿用纸质档案处理技能，则对于电子资料的分类、排版方式不明确的话则注定是要被行业所抛弃。当前很多档案管理工作者在岗时仍保持着“经验为王”理念，对于信息化技术并不了解，年龄结构偏高所以创新意识、自主学习能力也都随之减弱，另外还有很多年轻档案干里人员因为没有经过专业培训，所以在信息化管理系统的应用上做不到熟练，档案管理工作经验也不够丰富，由此可见新旧工作者各有劣势，需要找到两者有效平衡的方法。我国医疗行业规模正不断扩大，从业人员队伍中人员素质参差不齐，随着医院活动业务项目增加，延伸出来的信息资料也越来越多，如果依然沿用传统模式中的经验管理法，也很容易导致信息处理失误。因此医院方面需要重视对人才队伍的培养，开展系列信息化主题课程，提高人员综合素质，从招聘门槛开始提高，不能盲目追求高学历，要切实认识到能力的重要性，在上岗前要积极做好培训工作，让每一个人都能意识到自己被赋予的职能与责任，对于office、Excel、WPS等办公软件要做到熟练运用，富有良好的责任意识，从而为档案管理工作的顺利进行提供保证[3]。

5）优化管理系统可靠性。受到资金、技术等多方面的制约，我国很多医院现在仍不具备信息化档案管理条件，技术设施建设、软硬件购置、人员培训体系等内容都有待完善。患者病例信息被恶意泄露后遭到骚扰事件时有发生。虽然医院管理者想要改善这种现象，但往往心有余而力不足，管理系统的缺失是当前档案管理走不上规模化的重要原因之一。政府部门需要正视这一问题，让档案管理工作的运行打开新格局，在确保投资充足的情况下，院方要积极针对自动化系统进行研究，提高重视程度，确保办公系统的可靠性、稳定性、规模性，给电子文件运行提供良好空间，实现高效管理，永久保存，让每一份文档都能被正确归类，通过建立内部数据库，工作人员能够通过检索关键词快速查找，医护工作人员开展工作也更加方便。

6）加大自动化管理宣传。加大自动化管理宣传能够体现出一家医院对于实现现代化建设的重视，只有正确意识到自动化、互联网、大数据等技术对于行业发展优势才能保证应用效果良好。从领导到员工都需要提升自主学习意识，通过参加主题讲座、工作研讨会等方式创新自我工作观念与岗位责任。

4 结论

综上所述，实现医疗办公自动化是该行业发展的必然要求，只有领导人员、基层干部都能够深入了解到现代化技术对医院档案管理起到的重要帮助，才能确保对应系统的应用有效，档案文件处理安全性提高。当前我国仍有部分医院在办公环境自动化方面仍存在一些问题有待解决，本文提研究策略可提供帮助。

参考文献

[1]赵慧瑶.信息化背景下现代医院档案管理系统探析[J].经济研究导刊，2018（22）：183-184.

[2]宋小杰.办公自动化在文书档案管理的应用研究[J].才智，2018（16）：206.

[3]刘浩然.办公自动化环境下医院档案管理风险管控体系研究[J].办公室业务，2018（09）：182.