大数据环境下的国企档案信息化管理研究

岳碧容 厦门安居集团有限公司

档案管理是国企管理体系中不可或缺的工作组成部分之一，为企业的运营管理与决策提供了重要的物质准备与支撑。长期以来，档案管理工作受科技发展水平不高等因素制约，传统的档案管理模式相对落后，在管理实践中，档案管理工作在人力、物力、财力等方面的管理效力低下，档案管理的效用与价值远远没有得以发挥与实现。档案管理信息化建立的主要任务是全面发挥现代信息技术的效力与优点，改变传统的档案管理方式，适合信息化时代的工作需求，创新新时期国企档案管理工作。

一、国企档案管理信息化的优势及作用

(一)分享资源便利，工作效率提升

在全新的互联网时代中，得益于信息化技术与网络数据分享的效力，更好地提高了企业档案管理的便利性。工作实践中，国企档案管理工作人员，可以利用网络来完成各项档案信息的采集、归纳、储存及使用等工作，进一步提升了信息数据的效力，增强了档案管理部门的工作效率。

(二)快速备份有用信息，增强档案管理的安全性

在之前的档案管理工作中，自然危害、人为要素等对传统的档案管理工作会产生重大的影响。例如，受自然危害或人为要素等条件影响，容易造成档案损坏甚至是损毁等问题，由此导致档案的储存不够全面，档案的安全性也无从保证。档案管理信息化实现后，不但减少了对档案物理储存空间的需求与依赖，档案管理信息可以迅速的完成信息复制与备用存储，大大增强了档案信息的安全性。

(三)有效查询使用档案

档案管理部门担任的重要职责之一是提供信息的查阅，以及信息搜集服务。以前的每项操作都是靠纸样文件，利用人力作用完成工作的目标，耗费大量的时间和人力，同样没有办法保证信息的明确性；而在信息化管理实现以后，不仅可以在信息化体系中快速查找关键信息，还做到了及时的搜索和利用，这样就很明显的提升了档案管理的灵活应用，充分体现了档案的利用价值。此外，还可以有效的减少时间和人力的成本，为国企效益提高了助力。

二、提升国企档案管理信息化建立的措施

(一)建立并创新信息化管理思想

档案管理部门在国企的发展中，发挥着至关重要的作用。当前，国企领导以及档案管理相关人员要全面深入地学习和提升对档案管理信息化的认知，摒弃传统的档案管理工作思维，与时俱进，树立并创新档案管理信息化工作思想，积极推进本单位的档案管理信息化进程。一方面，国企领导层要在战略思想和层面上对档案管理信息化建设给予足够的重视，并对档案管理信息化的建设起到带头和领导监督作用；另一方面，除了档案管理部门外，要做好国企内全员的档案管理信息化宣传与引导工作，让全体员工学习并认知该项工作的重要意义，并积极融入到本企业的档案信息化建立中，加速档案管理信息化建设的工作进程。

(二)建立并健全档案信息化管理制度

国企档案管理信息化的建设与推进，离不开档案管理信息化管理制度的建立与健全。工作实践中，相关部门要主动推进档案信息化管理制度的建立，明确各项岗位在信息化管理实践中的岗位职责，以确保相关工作人员各司其职，落实档案管理信息化建设任务的分工与合作，以制度作为保障，积极推进本单位的档案信息化建设工作。

(三)注重信息化人才的培养

一个优秀的档案管理员除了要具备专业的素质以外，还得要有丰富的管理经验以及接受、驾驭信息化的能力。在现阶段的知识经济时代，档案管理信息化专业人才队伍建设关系档案信息化建立的成功与否。所以，要实现国企档案管理信息化，就要重视和加强对信息化人才的培养。首先，必须确保信息化档案管理对工作者的素养能力的要求。网络硬件维护、软件的开发、档案的处理以及档案信息化管理体系操作等，每一个层次都必须要有专业的管理人才，所以必须培养出合适的人才团队。国企在人才培训中可以遵循分类培养，确保每一个层次的人才都不会短缺，并且要指引他们之间互通有无，为国企档案信息化建立增强力量。

三、结束语

总而言之，在以改革和创新驱动国有企业发展的大形势下，如何创新国有企业档案管理，利用科技服务社会发展，是一个值得交流、探讨并付之于实践的话题。随着互联网、智能化的迅猛发展，机关单位企业间政务信息化、办公自动化、无纸化的发展，国企档案的产生、流传、收集、归档、利用方式也随之不断更新发展。实现国企档案信息化是档案管理工作的大势所趋，也是顺应社会发展需求的自然规律。所有国企都得建立好信息化的目标，改善全面信息化管理手段，把档案管理的信息化、现代化、智能化落实到位。