对外贸企业档案的特点及其管理的分析

赵晨旭

【摘要】外贸企业是指从事对外贸易的企业，在我国规定的注册企业的相关区域内，外贸企业对合格的产品有进出口的经营权。近几年，外贸企业的竞争尤其激烈，在此背景下，本文对外贸企业档案的特点及其管理进行了分析，做了几点探讨，仅供参考。

【关键词】外贸企业;档案;特点;管理

外贸企业档案中不但记录了企业的重要信息，也是外贸企业长久发展的宝贵财富。随着我国经济的迅速发展，越来越多的外贸企业随之诞生，进出口业务越来越频繁，记录着企业生产、经营、管理活动的企业档案也就越来越重要。但与此相反的是，在很多的外贸企业中，档案的管理还存在或多或少急需解决的问题，却并没有引起外贸企业的着重关注。

一、外贸企业档案的特点

（一）档案载体多样化。现代社会科学技术飞速发展，科技的应用使档案载体的形式多种多样，相比起传统的纸质档案管理，硬盘、磁盘等新型的档案载体越来越多，甚至于到了如今的信息网络时代，档案的载体逐渐演变为电子数据信息。为外贸企业档案的管理带来新的挑战。如何对新型载体进行档案管理成了外贸企业档案管理的新难题。

（二）档案来源丰富。外贸企业的档案管理和其他非外贸企业的档案管理大致是相同的，都是一个整体的档案管理体系。在档案的管理方面注重完整性。但是外贸企业档案的来源主体却更多，来源途径更为丰富，所以导致来源的分散。在这种分散的状态下进行档案收集和管理较为困难。

二、外贸企业档案的管理

（一）完善外贸企业档案的管理。完善外贸企业档案管理体系是企业生产经营中的一项重要工作。由于我国外贸企业发展较晚，相对的外贸企业档案管理标准也就不够完善，因此，必须完善外贸企业档案管理制度，并严格加以实施。在外贸企业中的各个部门都应设立专门的或兼职的档案管理人员，每天各个部门的档案人员将负责的档案进行整理、归档，并向上级领导进行汇报，根据上级领导的指示对工作进行改进，对档案资料少的部門，可由部门经理按照档案管理的要求，对有价值的文件进行整理。另外，外贸企业需要设立档案监督人员，对档案管理人员进行监督，当发现问题时及时纠正，确保在最短时间内解决问题，促进档案管理的可持续发展。建立合理的奖罚制度。在外贸企业中，针对档案管理工作做得好的工作人员，应给予适当的奖励，相反则给予相应的惩罚。将档案工作的好坏和工作人员的奖金相关联。专职人员在项目进行时对档案管理的完成度进行监控，当项目完成时，档案的收集和整理也应结束，对在档案管理工作中积极完成、态度认真的员工进行奖金奖励，对工作中消极怠工，不主动工作的员工进行扣除奖金的惩罚。以此促进档案管理工作人员的工作积极性，保证外贸档案管理工作顺利进行。加强外贸企业档案管理的数字化建设。运用先进的科学手段对档案进行管理，运用扫描技术和计算机技术，提升档案管理和查找的速度，在进行档案管理时可购买专业的管理软件，只需将档案信息输入到软件中既可，不仅缩小了存储空间，还提升了外贸企业的档案管理效率。外贸企业档案的安全性方面仍待加强，在进行档案保管工作时要确保档案的安全性。建立安全保障系统，根据档案的重要程度设置查看口令，在发现档案管理发生安全问题时及时进行处理，保证档案的安全。

（二）提升档案管理人员的专业水平。外贸企业的档案收集具有复杂性、多元化的特点。这些特点直接导致了企业档案收、管、用三方面都陷入困境，因此，需要更为专业的工作人员来灵活地处理相关问题。在外贸企业中，档案的来源比较广泛并且涉及的范围也很广，造成档案收集和整理工作繁重琐碎，工作人员在进行档案的收集时需要大量的物力和人力。提升档案管理人员的专业水平可有效提升档案管理的工作效率。可以从三方面提升档案管理人员的专业水平：一是基础知识的培训。对于刚接触档案管理的工作人员，需要懂得怎样对档案进行分类和管理。二是计算机使用的培训。随着科技的快速发展，计算机技术必将应用到档案管理的方方面面，如果档案管理人员面对计算机束手无策，不会操作档案管理软件是不行的。因此，档案管理人员一定要进行计算机能力培训，要做到可以熟练运用计算机对档案进行管理。三是相关法律的培训。现在很多的外贸企业档案管理中涉及诸多法律知识，如果不懂相关法律，在档案管理中容易触犯法律，所以在培训的时候一定要加强档案工作人员的法律认知能力。对机密档案进行严格的保密，防止其他企业对其进行恶意垄断。

（三）加强企业档案管理的意识。在进行外贸企业的档案管理时，需要加强企业员工的档案管理意识，这样才能有效提升企业整体的档案管理工作效率。企业管理者应定期在企业中开展档案管理工作宣传，使企业员工增强档案管理意识，在档案的管理工作中主动掌握多种信息，相互配合，调动起档案管理工作的积极性，提升档案管理的工作效率。企业管理者对档案管理重视的提升才能保证档案管理工作顺利进行，更好地完善档案管理工作。

三、结论

综上，外贸企业的经营模式和经营项目具有多元化的特点，此类企业在开展档案管理工作时，要逐渐完善和创新，经过对外贸企业档案特点及其管理的分析，旨在促进这一类型企业的档案管理实现可持续发展。

【参考文献】

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