浅谈干部人事档案材料分类排序的工作原则

徐垚

【摘要】干部人事档案材料的分类排序是干部人事档案整理工作的中心环节，对于整个整理工作的质量具有重要影响。在结合干部人事档案工作实际的基础之上，本文重点对干部人事档案整理工作的分类、排序所应坚持的工作原则进行了分析，并合理地提出了类别性、逻辑性、时间性以及完整性等工作原则。

【关键词】干部档案;分类;排序;工作原则;方法

干部人事档案材料的分类、排序工作是干部人事档案整理工作的重要环节之一，是对经过鉴别的档案材料依据《干部档案工作条例》规定的分类标准以及一定的工作原则和方法进行分类、排序，使之能够更加直观、形象地呈现出来的工作，直接关系到后续编目、技术加工和装订等工作的工作质量。为此，在干部人事档案材料的分类、排序工作中必须始终如一地坚持统一的工作原则和标准。

一、干部人事档案材料分类排序的工作原则

（一）类别性原则。干部人事档案的类别性原则是干部人事档案分类整理最为重要的原则，是由人为规定的干部人事档案分类整理工作中首要的工作原则，主要体现在《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》中关于干部人事档案十大分类的相关内容中。干部人事档案的分类整理正是在依据十大类分类原则的基础上展开的，脱离了这一分类原则、标准，干部人事档案整理工作便无从谈起。为此，在干部人事档案整理工作中，我们就必须紧紧围绕干部人事档案十大类分类的类别性工作原则，将其作为指导工作的首要依据来开展干部人事档案的分类整理工作。

（二）逻辑性原则。干部人事档案是对干部本人工作以及生活等各项信息的一个综合的记述，是干部本人随着时间的变迁、工作的变动所经历的大小“事件”的一个集合。因此，在看似杂乱无章的档案材料中存在着一条隐形的线索贯穿其中——逻辑性。所以，在干部人事档案材料的分类、排序中逻辑性是理所应当被遵守的最为基础的原则之一。只有坚持了档案材料之间的逻辑性原则，才能保证每一份档案材料的科学分类、排序，正确呈现干部的各项信息。譬如：在众多军队转业干部的档案中常常会出现这样几份档案材料：《献身国防事业志愿书》《军事科目考核成绩登记表》《中国人民解放军军事院校学员参军登记表》《报考军队院校士兵学员苗子登记表》《士兵考生入学批准书》。如果分开单独去鉴别各个材料的话，很难看出几份材料之间存在的关联，难免为干部人事档案的利用工作带来诸多不便。而当几份材料按照逻辑性的原则归在一处时，各个材料之间的关系就显而易见了：首先被选为学员苗子填写《报考军队院校士兵学员苗子登记表》，再者填写《献身国防事业志愿书》表明个人志愿，其次进行军事科目的考核（《军事科目考核成绩登记表》），最后经过考试合格后相关部门及学校签发《士兵考生入学批准书》，形成了一套完整的军事院校学历材料。由于逻辑性是各个档案材料之间关联性的一个最为基础的原则，因此，另一方面逻辑性也促使它成为了检验干部档案材料是否完整、齐全的一个重要的标准。

（三）时间性原则。干部人事档案是为综合记载干部的德、能、勤、绩、廉而存在的，这些信息贯穿在干部本人一生，从其入学时代，直至退休等。因此，时间性便成为干部人事档案材料分类、排序中使用最为普遍的一个工作原则。在《干部档案工作条例》中将干部人事档案分为履历、自传等十大类，而各个类别中材料的排列顺序则应严格按照时间顺序的原则来进行排序，这不仅仅是由于干部人事档案的本身性质所决定的，还是因为按照时间性原则进行排序可以为干部人事档案的整理、利用工作提供方便，提高效率。时间性原则被遵循最多的莫过于第三类年度考核材料的排序了，按照我国《公务员考核规定（试行）》《事业单位工作人员考核暂行规定》等相关文件精神，公务员（含参公人员）、事业单位工作人员必须进行年度考核，并将考核材料等归入干部人事档案。一份合格的干部人事档案其年度考核材料必定是按照时间的顺序性依次排列的。由于时间性原则的普遍使用，在对于类似于三类年度考核、九类工资材料等时间顺序性较为明显的材料，时间顺序性也是检验材料完整的一个重要依据。

（四）完整性原则。完整性是干部人事档案分类、排序工作中另外一个重要原则，贯穿于干部人事档案分类、排序的始终，和逻辑性、时间性原则相辅相成。就单份的材料来讲，本就要求档案材料的完整、齐全，只有手续完备、齐全的材料才是合格的档案材料;就十大类每一类来讲，只有材料之间的逻辑性、时间顺序性完整，才能保证整类材料的整体是完整的;就整个干部人事档案来讲，整体性原则则是要求十大类材料的完整性。《山西省高中毕业生登记表》是山西籍干部人事档案四类学历材料最为常见的材料，但它却又有“与众不同”的一个特性：十余份材料的合集。主要包括《高中毕业生登记表》《学年评语表》《体质测试表》《高中毕业生家庭情况调查表》以及《中学生社会实践活动登记表》等材料，而判定这些材料是一个整体的依据主要包括：一是页码，十多份材料有连续的页码。二是材料左上角标有“附件一”“附件二”……的字眼。如果将各个材料各自分类，很可能会造成材料的支离破碎和不知所云;其中《体质测试表》无法判断时间，且从表头无法判断材料的来源，往往造成了材料归类的混乱。军队转业干部第九类的军衔材料中最为常见的是《军官任免、晋衔报告（登记）表》。虽为任免、晋衔的表头但其中不乏有单独晋衔、任免、亦或兼而有之的。如果拆开分类，难免造成军队转业干部在军队时期的任免、晋衔材料的不完整，为后续的档案管理工作带来不便。所以，应对其进行集中归类，保证干部任免、晋衔等信息的完整性，同时也兼顾到了材料之间的逻辑性和时间性。

二、遵循分类排序的原则

（一）认真、仔细研读《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》等相关的文件、材料，明确基本的分类原则和方法。例如：在干部档案中频繁出现的《高等学校招生政治思想品德考核（查）表》的归类问题。这一材料从其表头可以明确判断出是关于干部入学的一个政治思想审查类的材料，似乎是可以将其归入第五类政审材料，但《干部档案整理工作细则》中关于第四类学历材料明确有这样的表述：“报考高等学校学生登记表、审查表……”，第五类政审材料则表述为：“审查干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告……”，因此，这一材料应将其归入第四类学历材料中。

（二）细致辨别每一份材料的形成时间、形成原因、形成背景等信息。只有熟悉掌握每一份档案材料的详细信息，才能将它们归入正确的位置。

（三）打破孤立片面地审核单份材料的惯性思维，从宏观的角度全面地看待档案材料，正确把握看似毫无联系的单份材料之间的关联性。看似孤立的材料背后都存在着一定的关联性，它们都是在特定的历史时期形成的关于干部本人的历史材料，在干部档案中往往存在一些看似“莫名其妙”的考察、考核或者是鑒定材料，往往会让人“不明所以”，这个时候就应该从宏观的角度看待整个干部档案，往往可以“豁然开朗”，这些考察、考核材料或者是干部任免的考察材料，或者是实习期转正的考核材料，也可能是“以工代干”的材料，只要我们能够提高自身看待材料的站位，就一定可以明确档案材料的分类排序。

三、结语

总之，干部人事档案材料的分类排序工作是干部人事档案整理工作的一个重要环节，在认真学习相关文件、材料的基础之上，在材料的分类排序中必须站在宏观的角度上综合、细致地分析干部人事档案中各类档案材料，严格依据类别性、逻辑性、时间性以及完整性等各种工作原则，才能科学、合理地完成档案材料的分类排序工作，保证后续干部人事档案整理工作其他环节的有序进行，提高干部人事档案整理工作的效率和水平。