干部人事档案的监督功能探究

徐慧

【摘要】一般研究认为，干部人事档案具有依据作用、凭证作用和参考作用。随着党和国家对干部人事档案工作的重视和加强，从收集材料范围的扩大到“凡提必审、凡转必审、凡进必审”的档案审核都体现出了干部档案的监督功能，基于这一功能提出了干部档案完善与发展的建议。

【关键词】干部档案;监督;发展;建议

干部人事档案是国家的专门档案，就其所有权来说，是属于国家的，国家拥有干部人事档案的占有、使用、收益和处分的权利。干部人事档案管理部门根据国家法律法规，开展干部人事档案工作，保管和管理干部人事档案。干部人事档案不仅是为组织人事工作服务，而且要为国家积累档案史料。任何单位或个人都无权占有或任意处置干部人事档案。研究认为，在组织人事工作中，干部人事档案具有依据作用、凭证作用和参考作用。

一、干部人事档案的依据、凭证和参考作用

在干部提拔使用的过程中，历史地、全面地考察了解干部是组织工作的前提，干部人事档案为此提供重要依据，其依据作用不难理解。在涉及干部个人切身利益时，干部档案具有凭证作用，工龄计算、待遇落实、工资调整、政治审查、澄清个人有关问题……一系列关系个人利益的事项都需要干部人事档案提供凭证和线索。干部人事档案的参考作用体现在，干部人事档案包含干部重要基本信息，可以进行统计、分析和研究，为组织、人事、人才等工作提供参考。作为国家档案的组成部分，干部人事档案有很高的史料价值，为开展历史研究、撰写人物传记、编史修志等工作提供参考。

二、干部人事档案的监督功能

从严治党、从严管理干部是当前党和国家面临的重要任务，党的十八大以来，党中央对组织工作提出一系列新思想新要求，干部必须具备过硬的素质和能力，接受全方位的监督。在从严治党、从严管理干部的要求下，干部人事档案在精準科学的选人用人、从严管理干部及廉政监督方面发挥了重要作用。

随着时代的发展和国内外形势的变化，干部人事档案的监督功能越来越显著。在组织人事部门的工作中，尤其是干部提拔与使用工作中，从档案入手，从源头把关，不断加强与深化干部人事档案管理。中组部自2014年以来下发一系列通知，出台了多个文件、规定和办法，如《关于严格实行干部任前档案审核的规定》《干部人事档案造假问题处理办法（试行）》《关于在换届工作中严格审核考察对象干部人事档案的通知》《关于完善干部人事档案材料的通知》《关于印发<全国干部人事档案专项审核工作实施方案>的通知》《关于做好干部人事档案专项审核收尾阶段有关工作的通知》《关于在干部人事档案审核工作中做好干部出生日期更正有关工作的通知》等等。这一系列通知文件围绕的核心问题是加强干部人事档案管理，将干部档案列为干部录用、调任、提拔等的必要环节，凡提必审、凡转必审、凡进必审，责任到人。中央到地方空前重视干部人事档案工作，对新提拔的干部必须进行严格的档案审核，对新考录和调入的干部必须形成书面的任前档案审核材料，突出了干部人事档案的把关作用。先审核后提拔、先审核后录用、先审核后调任等一系列工作程序规定，凸显了干部人事档案在组织人事工作中的监督作用。

随着时代的发展，公务员和国有企事业单位领导干部管理制度的改革，干部人事档案归档材料也随之发生变化，加强了廉政监督方面的材料收集。根据中共中央组织部《关于完善干部人事档案材料的通知》（组通字〔2017〕25号），增加了审计材料、廉洁情况材料、申诉材料、个人诚信材料等。个人诚信材料进档案更加强化了监督功能，使干部在违规违纪违法事件上更加谨慎。处理处分材料也扩大了存档范围，增加了八类应归档处理处分材料，包括对个人有关事项报告隐瞒不报行为的处理结果材料、经查属实的涉及干部个人问题的信访举报处理结果材料、谈话诫勉记录、领导干部被问责的决定和检讨检查材料等。由于档案材料一经入档，将始终伴随干部本身，本人无权处理或屏蔽，将对干部以后的工作生活中形成不确定的潜在影响，使得干部人事档案天然具有监督威慑功能。

三、基于监督作用的干部档案完善及发展建议

（一）以统一管理为方向改革干部廉政档案建设。干部廉政档案是干部人事档案的有益补充，干部廉政档案与干部人事档案互为借鉴，不断完善，共同组成记录干部成长足迹的史料。在建设与利用上应探索合二为一的可能。个人重大事项汇报材料、事项变化材料、纪检监察部门形成的结论性材料等探索加入干部人事档案收集材料范围，注意尽量减少入档材料厚度，达到既全面准确又简洁易存的目的，避免多头建档，重复保存，不便查找。纪检、组织、人事部门相互配合，齐抓共管，把干部人事档案建设加入各个部门的工作考核内容中，落实各方责任，通过考核，切实加强各部门责任意识。

（二）以扩大收集为前提建立档案辅助本。对副处级以上干部、省部级以上专家及高层次人才等重点干部，在现有人事档案正本外，建议探索建立人事档案辅助本，将干部档案之外相对重要的材料归入，按人建档管理，长期保存。干部人事档案辅助本除包含干部人事档案重份的材料外，可包含其婚姻状况登记、定期更新的父母配偶子女信息情况登记、个人向组织人事等部门提出的书面申请、个人特殊情况记载、针对个人情况调查的过程材料、个人与单位签订的特殊协议等。参照干部人事档案正本整理，按时间先后顺序装订成册并打印目录。

（三）以规范程序为基础加强档案材料收集。为保证干部人事档案全面真实地反映干部情况，必须保证材料及时收集、齐全准确、应存必存。收集过程中，依照程序规范收集。单位送交和收集材料需要程序保障。新增的廉洁情况材料、申诉材料、个人诚信材料等收集存在困难，需要研究制定文件政策，规范送交和收集程序，保证材料收集工作落到实处。个人填写的归档材料需要规范收集。在个人权利意识日益觉醒的今天，干部人事档案的知情权、隐私权被越来越多地提及，但干部本人的归档意识却呈现倒退趋势。档案审核整理过程中，对比50、60、70、80、90不同年代出生的干部归档材料填写情况，可以很明显地看出，年代越靠前的干部材料填写越仔细，越靠后的填写越简单，甚至出现应填不填的情况。干部本人在顾虑隐私权的同时，没有充分认识到准确完整的重要性，需要规范收集程序，相关部门在收集送交前逐级审核，确保材料真实准确。

（四）以协调沟通为基础形成发展合力。在新时期，加强干部人事档案工作已经成为全党、全国共识，呈现出在规范的道路上快速发展的势头。干部人事档案工作应当改变以前独处一隅、独自发展的思路，多部门合作沟通，共同支持干部人事档案事业的发展。2017年1月，中共山东省委组织部在将有关内容分别征得省委党校、省档案馆（局）和省教育厅、省公安厅、省人力资源社会保障厅、团省委等部门（单位）同意后，出台了《关于进一步从严管理干部档案的意见》（下面简称《意见》），旨在巩固深化档案审核工作成果，全面提升干部档案工作水平，更好地服务保障领导班子和干部队伍建设。《意见》提出，各级组织部门要加强与有关部门（单位）的沟通协调，齐抓共管，形成合力，切实抓好新形势下的从严管理干部档案工作。《意见》从干部人事档案的归档、审核、调查、使用、保管、保护等各方面提出了意见，涉及以上部门的执行与配合，开辟了干部人事档案工作的新局面，是人事档案工作发展的新方向。

【参考文献】

[1]方德生.干部人事档案工作理论与实践[M].北京：光明日报出版社，2013.

[2]林天新.从吉登斯的"监督控制说"谈干部人事档案工作改革[D].武汉：湖北大学，2014.