办公自动化系统的应用及思考

张琦 尹松 周康 张雷

【摘 要】针对兖矿集团有限公司目前企业信息化现状，为了适应企业的快速发展，信息化建设急需跟上脚步，做到全面、统一、高效的实现办公自动化，提高办公效率。本文提出在企业管理中引入办公自动化系统，介绍了办公自动化系统在集团公司实现的功能，在集团公司集思广益下获得的成果及创新之处，并探讨了整合流程、提升管理效益的信息化OA平台建设思路和应用，以及带来的企业效益的提升，为集团公司企业信息化建设做好领头兵。

【关键词】兖矿集团;企业管理;信息化;OA

中图分类号： TP317.1文献标识码： A文章编号： 2095-2457（2019）03-0185-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.03.076

Application and Consideration of Office Automation System

ZHANG Qi1* YIN Song1 ZHOU Kang2  ZHANG Lei1

（1.Yankuang Group， Jining Shandong， 273500， China; 2.Taian Shandong 271028， China）

【Abstract】In view of the present situation of enterprise informationization in Yankuang Group. In order to adapt to the rapid development of enterprises， the informationization construction urgently needs to keep pace with the pace， so as to achieve comprehensive， unified and efficient office automation and improve office efficiency. This paper puts forward the introduction of office automation system in enterprise management， introduces the functions of office automation system in the group company， the achievements and innovations obtained under the brainstorming of the group company， and probes into the ideas and application of building an information-based OA platform to integrate processes and enhance management benefits， as well as the improvement of enterprise benefits， so as to build an information-based enterprise for the group company. Set up a good leader.

【Key words】Yankuang Group; Business management; Informatization; Office automation

1 企业背景与信息化现状

兖矿集团是以煤炭、化工、装备制造、金融投资为主导产业的国有特大型能源企业，是我国唯一一家拥有境内外四地上市平台的煤炭企业。经过40多年发展，兖矿集团现已形成山东本部、陕蒙、贵州、新疆和澳大利亚、加拿大“六大基地”发展格局。

建立办公自动化系统是为了解决集团公司的日常管理规范化、增加可控性、提高公司运转效率，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。OA系统跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中关注于集团公司日常办公的效率和可控性，提供集团公司决策依据，是提高集团公司及分子公司整体运轉能力不可缺少的。

2 OA管理平台建设路线

集团公司现有统建统管系统大约50余套，多数业务人员需要登录不同的业务系统处理业务，造成了工作效率不高、时限长等问题。同时各系统存在信息孤岛，无法有效的进行数据交互。通过建设OA系统，不仅可以满足集团公司公文办公需要，同时可以扩展日常办公需要，集成ERP、HR、CRM、财务、合同等各大系统构建集团公司内部门户系统。通过本项目可以帮助集团公司节约办公成本，提高员工工作效率，全面提升企业管理水平。具体内容有门户管理、流程管理、知识管理、会议管理、邮件管理、报表管理、车辆管理等功能的办公自动化信息系统。

（1）企业门户管理：门户是系统的门面，是用户登录系统后看到的第一个页面，他是由一个个的元素组成的，元素就是显示某一类信息的集成，这些元素可以是文档、流程、日程，也可以是天气、股市、外部网页等。

（2）流程管理：流程中含有：待办事宜、新建流程、已办事宜、流程督办、我的请求、流程代理、查询流程、流程存为文档、流程回收站。

（3）会议管理：

1）会议日历采用日历的方式显示需要参加的会议情况，这样用户可以更加清楚的了解最近时间段之内需要参加的会议，在会议日历中，除了查看会议之外还可以在日历上直接创建会议。

2）会议室使用情况

会议室使用情况是从会议室的角度来查看最近正在进行的会议情况，同样使用的时间轴的方式来展示。选择方式更加宽泛，可以按日、周、月三个时间维度来显示，在日历上可以直接通过拖动时间范围来创建会议。

3）会议任务

会议是为了集中在一起讨论问题，安排任务的，所以会议结束后会产生一些在会议中无法解决的事情，或产生一些需要做的事情。会议任务就是查看负责人或检查人是自己的会议决议，在这里用户可以直观得看到会议之后需要自己完成的任务，检查人也可以在这里监督负责人完成任务的情况。

4）周期会议

在企业中会有一些会议是按固定时间周期召开。比如部门周例会，企业年中总结会议，年终总结会议，季度会议等等，遇到频繁需要召开的会议时为了减少手动重复操作的工作，所以提供了周期会议这个功能，只要创建一次，系统就会按照设定的时间自动创建会议。

（4）邮件管理：系统的邮件分为两个部分，对内部员工之间，它就是一个邮件系统，可以使用内部邮箱功能，互相发送邮件;当对外联系的时候，它仅仅是一个类似outlook功能的邮件客户端，可以对外收发邮件。

（5）报表管理：根据不同需求，定义不同种类报表用于显示用户自定义的报表。根据用户不同的需求，创建不同报表类型。其中，搜索结果支持导出Excel;搜索结果为当前用户有权限查看的流程。

（6）车辆管理：以日历的方式向用户展示车辆使用的情况，用户可以通过不同的时间范围了解到车辆的使用情况，还可以发起车辆使用申请以及车辆申请撤销。

（7）其他管理：短信通知功能、资产管理、微博功能、协作功能。

3 OA系统的创新之处

（1）利用BPM，打造系统集成，业务系统集中统一待办任务处理

待办事宜集成是将各业务系统的待办事宜集成到企业门户的待办事宜模块。企业门户是各業务系统的统一入口，用户在登录企业门户时可以看到权限内需要处理的待办任务，包括邮件、待批公文、待审业务等。通过点击待办事宜的链接，直接进人业务系统的功能模块处理待办任务。待办事宜的集成可以方便用户查看待办任务，避免用户登录到各业务系统去查看，提高用户的工作效率。

（2）移动OA应用，打造集团公司全业务领域移动任务处理

实现集团移动办公的需要，不仅支持公文移动审批，更要实现各业务系统移动审批。可以从桌面办公的方式解放出来，既拓展了办公空间，处理公务时不再受到时间和地点的限制，又提高了办公效率，减少了办公成本。

（3）事务性业务流程审批网络化、移动化办理

可以实现集团公司各事务性任务，实现各事务审批网上签批和移动办公。

（4）多级、多层次内部门户系统完成多业务及信息共享

构建集团公司统一的信息访问入口和信息统一管理的平台，员工可以通过门户根据岗位权限获得相关的信息，以及进行各种知识的交流和储存等。

（5）集成微信、钉钉等工具平台完成业务待办审批

集成待办推送，实时推送待办流程处理提醒。快速审批，可以通过微信直接处理待办流程。审批跟踪，跟踪流程审批进度。

（6）打造一体化协同平台

突破资源之间的壁垒，提供一个畅通无阻的工作环境。

4 小结

综上所述，我们可以看到，通过办公自动化的建设实施，企业可以在以下几个方面获益：

（1）面向企业运营管理的软件平台

实现办公系统的无纸化办公，全面降低办公审批的耗时成本、业务运营耗材成本、日常运营消耗成本、系统间的数据交换和互通互联的时间成本，从而提升了企业利润的增长系数及资金流转率，提升了降低后的时间成本的价值转化率。

（2）精确管理，提高效率

系统能有效管理办公自动化工作的各个环节，提供了数据汇总、报表统计、精确查询、短信提醒、统计表等多种功能便于对各类信息进行管理、统计和查询，能有效替代较为繁重的人工工作，大大简化了工作流程，减少了人工工作量。

【参考文献】

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