谈谈档案保护和管理工作

弓麅

【摘 要】随着社会经济的快速发展，信息价值在各方面也受到很大重视，档案保护与管理工作是提高档案信息利用水平的基础依据。文章主要从档案管理问题出发，探讨具体的保护与管理对策，希望能够为相关工作人员提供一些参考。

【关键词】档案保护；档案管理；信息化；企业档案

档案工作人员的任务就是把人类活动的历史记录如实保存下来，并确保其完整、真实和安全，延长档案的“寿命”，充分发挥档案的作用。因此，档案管理人员必须具备基本的政治素质：坚定正确的政治方向，正确的人生观、价值观，忠于党的事业，在思想上、行动上与党中央保持一致，加强政治理论学习，在实际工作中应努力践行科学发展观；有高度的政治敏感性与保密意识；有强烈的事业心和责任心，严格保守党和国家的机密，认真贯彻落实中华人民共和国《档案法》和《保密法》，遵守档案保密制度；坚持原则，依法依规开展档案管理工作，确保档案安全。

一、提高档案管理科学水平的意义

在当前信息化大潮的席卷下，海量数据的管理成为档案管理的一个重要内容，而当前的管理手段只能针对少量数据的管理，因而提升档案管理科学化水平就显得极有意义。首先提高档案管理科学化水平是当前信息化发展的基本要求，尤其是信息化程度的不断加深，数据共享成为热点，大量的数据通过互联网进行传播，如果缺乏有效的管理手段，就极容易出现问题，尤其是档案数据的管理方面，一旦出现问题，造成的负面影响就难以估计，因而对于当前的信息化发展来说提升档案管理科学化水平极具意义。再者，提高档案管理科学水平也是促进档案管理稳定发展的重要途径，特别是随着社会发展进程的不断加快，档案资料的种类逐渐增加，因而档案管理难度也越来越大，只有提高档案管理科学化水平才能够合理解决这个问题，从而全面推动我国档案管理事业的发展和现代化建设。

二、当前档案管理存在的问题

（一）对于档案管理的认识不足

在很多企事业单位中，虽然很多人都能够重视档案的管理工作，但还是存在对于档案管理工作认识不足的情况，正是由于对于档案管理的认识不足，所以导致很多档案管理工作过程中，档案管理者对于档案信息资源的收集存在很大的困境，有些管理者无法确保档案资料的完整性，有些则无法保证档案资料的时效性。认识不足归根结底是档案管理工作人员不能够清楚地捋顺档案管理和单位发展之间的关系，错误地认为档案管理就是保存资料，从而无法将档案工作做到尽善尽美。

（二）管理方法过时

目前，档案管理工作依旧采用半传统方法进行管理，档案信息主要依靠纸质文件记录，但在这个数据快速增长的时代，需要处理的数据信息越来越多，主要依靠纸质文件记录档案，很容易丢失或缺页，档案数据不完整，单位的长久发展会受到影响。同时，信息化手段管理也仅仅处于录入信息，只进行了简单的分类整理，不方便今后资料的查阅与调用，导致出现形式化、单一化的录入数据方式。

（三）档案管理人员的能力和素质低下

在当今的互联网时代，档案管理工作已经不单单是掌握档案学这个传统单一的人员可以胜任的，档案信息资源的管理除了需要档案基础知识外，还需要信息技术和计算机技术的配合，而目前很多企事业单位对于档案管理人员的招聘依然按部就班地认准档案学专业，这就导致档案管理人员的综合能力和素质普遍较低，很多档案管理者会在其他部门缺人手的时候被临时借调，原本仅有的专业知识和技能也很难在档案管理工作中发挥，因此很多企事业单位的档案管理效率比较低下。

三、档案保护与管理的有效措施

（一）档案管理制度的健全规范

制度不规范、条例不合理是企业档案管理制度的现状。随着社会的進步、科技的发展，档案管理不再只停留于纸面文件上，而需要录入大量数据到企业的资料档案库中。要想提高档案管理效率，首先就需要制定规范合理的档案管理制度，积极引进信息化管理技术，从根本上解决问题。企业应对原档案管理制度进行改进，探讨其中存在的不足，同时进行改革，用先进的管理方式进行管理，企业得到良好发展。如，将已有的档案目录数字化，将纸质文件录入数字档案资料库中，建成可供单位员工查阅的内部检索平台。

（二）做好防虫除菌与通风工作

昆虫生长、发育最适宜的温度在22℃～32℃，对有虫蛀的档案资料，要做好灭虫工作，消灭害虫孽生之地，平时柜内放置适量的樟脑杀虫丸，如发现害虫档案必须采取措施用药物手段或高科技予以消灭，并系统有序地检查整理。另外，空气净化是档案保护的重要内容，有条件的用空调机调节室内的温度为14℃～24℃之间，相对湿度为45%～60%之间。没有条件的可采用通风法：即开室内的门窗通风，当室内的温湿度比室外高时则开门窗，进入6月中旬是雨季，则不必开门窗。

（三）加快档案管理信息化的改革

档案管理的模式要与时俱进，这就要求对于当前的档案管理方式和方法进行变革，从而形成一种能够适应社会发展需求的管理方法。此外，对于管理人员来说，需要在思想上进行管理方式方法的转变，并且在管理工作日常中积极转变工作理念。再者就是，通过引进先进的计算机技术和网络技术，在当前的信息化发展背景下，适应新模式下的档案管理，提升管理水平和效率。

（四）提升档案管理人员的整体素质

正所谓“工欲善其事，必先利其器”，如果档案管理人员的整体素质不从根本上得到提升，那么档案管理工作的水平不会有提高，现如今对于大多数企事业单位而言，无论是档案工作人员的学历背景还是基础能力，都无法满足新时代档案管理工作的要求，想要提升档案管理人员的整体素质必须要加强人才引进，对已有人员要进行定期培训，确保档案管理人员能够将档案整理工作做到尽善尽美，从而保证档案信息资源的实时性和准确性。

（五）改变企业人员对数据管理的看法

数据录入是一份十分重要的工作，它关系着企业今后的发展壮大。我们应当改变目前同事对其的想法，让大家知道这不仅仅只是一份简单的、重复性的工作。通过召开会议、开员工聚会等方法让其他部门接触到档案管理部门并了解到其重要性。企业领导重视档案管理工作，档案管理人员也开始重视其工作，其他部门与档案管理部门良好合作，企业工作效率提高，进入可持续发展状态。

（六）档案的保护

档案保护是一项社会性工作，是档案查询者的服务方式，尽量为查询档案创造快捷、便利条件。档案是一种不可再生的资源，最大特点是原始性和唯一性，档案的唯一性注定了档案的珍贵性，档案不能复制，不能备份，随着社会的飞速发展和进步，档案资源的开发力度越来越大。档案利用的频度越来越高，档案需求的开放性越来越强，因而档案如何被及时、有效地安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命等问题，突出了档案保护的意义。档案管理部门要采取多种有力、有效、能产生震撼效应的方式，宣传档案法规，提高全民档案意识，领导重视是档案事业发展的有力保障，并且需各级领导和广大职工关心与支持档案事业。

四、结语

综上所述，随着未来档案管理工作的不断创新，越来越多的问题也会不断出现，作为档案管理工作者只有时刻将挖掘档案信息资源的价值作为工作的主要任务，做好档案保护与管理工作，适应时代发展应用信息化技术，提高档案管理水平。

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