论人事档案管理工作的分析与研究

石泉

【摘 要】随着社会的发展，人事档案的作用日益突出。人事档案是人事工作中重要的原始记录和干部历史情况的直接反映，是干部考核、任用、提拔、等多项工作的重要依据。这就要求人事档案全面、真实、完整，从而使人事档案充分发挥作用，而这就要靠科学的人事档案管理，也是当前人事档案管理工作的首要任务。

【关键词】人事档案；管理；问题及对策

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中的形成的，记述和反映个人经历和德才的表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。人事档案是人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。它具有重要的凭证价值和参考价值。如果人事档案缺失，就会影响职称评定、考研政审、劳动保险及日后的离退休手续办理，也会影响今后各单位选拔、任用、考核。人事档案在新的市场形势下，由于社会治理及企业管理内容和要求的变化，需要在新的板块中加以升级和更新。

一、当前人事档案管理工作中存在的问题

（一）意识淡薄重视程度不高

在人事档案管理过程中，人们对人事档案管理工作的意识浅薄，以为就是对人事档案的简单保管，只要不丢失能够随时查阅就可以了，通常对人事档案管理工作都持一个冷漠的态度，很多单位也因此减少对人事档案管理人员的配备，减少对人事档案管理工作所投入的资金，导致了人事档案管理工作得不到必要的保障，影响了人事档案管理工作的健康发展。

（二）管理制度不规范不健全

人事档案的管理制度，收集、整理、编目等档案的整理规范不健全，人事档案管理工作没有制度的制约，没有规范所遵循，人事档案管理质量自然就难以保证。例如，人事档案收集归档工作制度不健全、执行不严格，往往造成收集归档工作被动、不及时。干部档案材料需统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料，以及对那些不规则破损，卷角褶皱的材料，都要进行技术加工，折叠，剪裁及裱糊。但近几年来，时常有a4纸规格的材料归档，如《大专院校毕业生登记表》、《晋升职称审批表》、《先进工作者呈报表》等等，这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往“顶天立地，漫无边际”，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。

（三）信息化管理程度不高

随着科学技术手段的不断更新，人事档案已经普遍采用信息化手段来进行管理。但在人事档案管理工作中，有些先进的技术手段还没有被使用，计算机技术还没有在事业单位人事档案管理工作中广泛地运用，不利于提高人事管理效率，同时也造成一定的人事档案管理资源的浪费。

（四）管理人员综合素质不高

人事档案管理人员的综合能力是影响档案管理工作开展的重要因素。随着信息时代的发展，很多单位部门的人事档案管理也在逐渐向信息化、现代化发展，对人事档案管理人员的素质同样提出了更高的要求。但在人事档案管理的过程中，人事档案管理人员的业务技能、职业道德素养等都还有待進一步提高，比如有的工作人员不能对各种计算机技术进行有效地利用，不能对人事档案管理模式进行改进等，都会影响人事档案管理工作的效率。

二、加强人事档案管理工作的对策

保守档案机密，对人事档案进行妥善的保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。在档案的保管与利用上是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

（一）重视人事档案管理工作

随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。单位领导应高度重视人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。建立人事档案管理工作领导小组，定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决；建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案管理工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案管理工作的有序开展。

（二）建立健全人事档案管理制度

人事档案部门要制定有关人事档案管理的制度，实行责任追究制，将责任分解到具体管档人员，保证工作质量，明确每一级负责人与管理人员的工作责任任务，并列入个人考核中，以促进人事档案管理工作的发展。同时，要定期检查人事档案归档工作，在录入人事档案时遵守制度与规范，以保证人事档案材料的准确与完整，维护人事档案的真实性与严肃性。形成材料归档制度，新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

（三）加大人事档案管理的信息化建设力度

加大资金投入，建立并完善人事档案信息数据库，利用人事档案信息资源完成各种人事相关工作，并能够更好地进行日常管理。要不断摸索人事档案应用软件与实际工作的结合点，利用计算机应用技术研发更完善的数据库，建立更加可行的档案信息系统，强化数据的再分类、再提取、再分析、再加工，提高人事档案数据的实用性，使其更快捷、更方便、更安全可靠，提高工作效率与人事档案内容的质量。增加人事档案的内容，尤其是增加反映个体特点，业绩和诚信方面的有效内容，是实现人事档案信息开发利用的前提条件，采取建立人事档案信息数据库，全文数据库，人事档案，信息服务网络和建设人才开发的权威机构等措施，开发人事档案信息资源，实现人事档案工作的现代化管理，最终实现把人事档案中心建设成为当地的人才信息基地，党和政府实施人才工作决策的参谋部，以及进行人才预测开发的权威机构的目标，为人才的优化配置和合理流动发挥积极的作用。

（四）提高人事档案管理工作人员素质。

为适应工作发展，人事档案管理部门要不同程度地引进相关专业人才，对已有的人事档案管理人员进行全面培训，学习人事档案管理工作的专业知识，积累管理经验，提升管理水平。同时，人事档案工作人员要不断熟悉管理业务，加强学习，在工作实践中逐渐成长为既懂得管理知识，又掌握信息化技术和信息化应用管理技术的复合型人才，成为人事档案管理工作的行家里手。

三、结语

人事档案管理工作对单位的发展具有十分重要的意义。随着市场经济的快速发展，在当前的经济发展过程中，人力资源成为单位发展的核心竞争力，越来越多的单位对人事档案管理工作的重视程度都在逐渐提高。因此，更需要我们创新工作思路，不断提高人事档案管理工作的质量，管理好、利用好人事档案，为促进人才资源开发和促进和谐社会建设的全面发展更好地服务。

【参考文献】

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