文物藏品档案数字化管理研究

刘杰

摘要：前人对藏品档案做了不少研究，取得了丰硕的成果，这对博物馆建设具有重要意义。对于中华民族而言，数千年的文化传承已然造就了一个在文物古迹方面极具内涵的大国。在相应的文物藏品以及档案管理工作方面，我国也是世界上起步最早的国家之一，从当前的文物保护工作角度来看，既有成就和成果，也有不足和缺憾。基于此，本文主要对文物藏品档案数字化管理进行分析，希望通过本文的分析研究，给行业内人士以借鉴和启发。

关键词：文物藏品;档案管理;工作探究

众所周知，数字化是指利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化是指利用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储于磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并依据纸质档案的内在联系，建立目录数据及数字图像关联关系的处理过程。档案数字化作为信息化建设的重要内容，既要充分认识其巨大现实意义，也要严格遵守档案数字化发展规律，坚持数字化原则，尤其是要加强档案数字化加工过程中的质量控制，最大限度地做好档案信息资源的安全管理和快捷利用，发挥档案信息资政服务作用。

一、档案数字化概念

档案数字化概念主要涉及以下方面内容：数字化是信息化的一种重要形式和技术手段，它是利用计算机技术模拟信号转换为数字信号的处理过程。档案数字化是指应用信息技术，将记录在传统载体上的档案信息输入计算机系统，将模拟形态存在的档案信息转换成由0和1组成的二进制编码的数字形态，形成计算机可以识别和处理的数字信息的过程，可以转换为数字信息的传统载体档案类型包括纸质档案、照片档案、微缩胶片档案等。谈及档案保存的重要性，可以说档案管理工作关乎整个社会的发展进程，在整个社会发展进程中，档案是不可缺少的一部分，是见证历史时刻较好的目击者，是保存伟大时刻较好的保管者，任何领域都无法忽视档案管理的重要性。自有史以来，档案的存档和历史的记录都具有同等的重要性，如果档案没有被有效地保管，对于人们来说就是重大的损失。如果没有档案将历史时刻的记录好好保存，留给世人的历史将是一片空白，可想而知造成的结果将会是多么的严重。

二、文物藏品档案数字化管理举措

（一）做好档案数字化前期准备

文物藏品档案数字化管理举措之一是做好档案数字化前期准备。一是要做好前期调研。对数字化档案对象进行调查统计、掌握标准规定和技术力量分析等，为接下来的档案数字化加工奠定扎实基础。通过对数字化档案的数量、类型、年代、全宗、载体、现状等进行统计分析，制订数字化工作方案，确定数字化所需的财力和物力。二是制订制度标准。按照《纸质档案数字化规范》《录音录像档案数字化规范》等规定，制订数字化档案考核、验收技术标准。三是要制订档案数字化管控流程，如编制《档案数字化案卷交接表》《数字化加工文件验收表》《档案数字化案卷交接表》等，完善岗位职责、保密制度。四是要分析技术力量。档案数字化工作周期长、业务量大，通过分析研判档案数字化所需的计算机、信息技术等技术力量，成立专门的档案数字化机构，配备专业力量，拨付专项资金。档案数字化业主单位应提供专门的、相对独立的办公场所，安排专人负责协助做好档案数字化过程中的提档、登记、拆卷、页面修整、图像处理、数据挂接、验收等，尤其是要做好数字化过程中档案出入库房管理，防止档案丢失、信息泄露等。

（二）推行云存储和云服务

文物藏品档案数字化管理举措之二是推行云存储和云服务。在档案数据化管理过程中，基于大数据技术与云计算技术，档案管理工作人员要积极的推行云存储和云服务，对传统档案管理工作中的弊端予以积极改进，确保档案管理工作能够实现较快的转型升级发展。具体执行过程中，档案管理人员要合理设置云存储服务器，确保提升数据处理能力。此外，基于云服务的交互特性，档案管理人员可以使档案数据资源具有更高的共享性，因而能够促进形成更加多样化的服务模式。

（三）细节层面的管理措施提升

文物藏品档案数字化管理举措之三是细节层面的管理措施提升。在档案管理人才缺失的问题上，博物馆可以将人员调配报告汇报至上级管理单位，并且提出档案管理专业人才的缺失，在博物馆管理体制当中添加对应的部门进行统筹分配，有效解决人才类型缺失的相关问题。保护设备仪器的定制工作，应该由各级人民政府进行出资承担。作为人类文化以及华夏民族的文化代表，文物保管工作以及相应的档案管理需求应该得到充分的满足，避免文物因为存放环境问题出现损失。文物档案管理工作在细节层面的措施提升还需要在组织结构层面进行精细化处理。以往对于文物种类的区分不够详尽，大型器物以及小件杂项等因为种类众多，所需要的档案管理人员数量冗杂，难以进行充分的人员调配和调整，要在档案核对以及清查效率上达到新的高度，在细节管理层面进一步提升专业要求。

三、结语

总之，档案数字化结束之后，还需要将已经数字化的档案信息进行维护，并为相关部门利用提供服务。首先是验收维护。组建档案数字化驗收小组，采用抽检或全检的方式，依据实现签订的合同内容进行验收;验收完成后，应安排专人负责档案数字化应用培训，提供相应的技术支持和服务。其次是体现特色服务。档案部门应根据其馆藏的档案资源，结合档案数字化成果，建立若干专题档案数据库，如特色人物档案、质量标准制度变迁档案、质量鉴定成果档案等。最后是注重档案利用。档案的价值在于其利用，通过档案数字化提升档案利用的便捷化，为此，应常态化地做好档案数据库的更新及维护，为档案信息传输、检索及下载利用提供便利。