规范集团年度协议采购执行，推动合规与效率双提升

毕新伍

【摘 要】扎实推进开展年度协议采购工作，最大程度发挥集中采办优势，是企业规范采购行为，降低采购成本，提高采购效率的重要手段，对企业采购管理工作走向科学化、标准化、专业化的发展道路将起到积极助推作用。在年度协议采购执行过程中，如何通过优化制度体系建设、规范内部管控流程，推动年度协议采购合规与高效的实施，是企业管理与发展的一项重要课题。

【关键词】年度协议采购；分离制度；权限审批制度；合规与效率

年度协议采购是集团公司为适应高速发展的需要，满足集团公司采办管理要求，降低采办成本，提高采办效率，根据已签订的战略合作协议或年度采购协议实施采购的行为。在年度协议采购执行过程中，如何通过优化制度体系与规范管控流程，积极探索年度协议采购的有效管控方式，实现合规性与效率的双提升，成为适应企业快速发展的客观要求。

一、集团公司年度协议采购的基本状况

海洋石油工程股份有限公司集团主要从事海上油气田开发工程及其陆地终端的设计与建造，各类码头钢结构物的建造与安装，各种类型的海底管道与电缆的铺设等业务，对钢材等物资资源及船舶租赁等工程服务资源具有较高的使用需求。为保证生产经营的使用需求，集团公司逐步通过多种方式将关键的物资与工程服务采办资源进行锁定，年度协议采购是诸多方式中最为重要的一种。年度协议采购具有较为明显的优点：一是通过一次招标确定了供应商，企业需要某种货物或工程服务时就可以直接与供应商下达采购订单即可，简化了复杂而又费时的招投标程序，提高了工作效率；二是年度协议采购的采购量较大，能够使企业以相对较低的价格取得物资或服务，节约了企业的采购成本。

年度协议采购的优点很明显，但也带来了如何进行采购订单的审批与下达等管理难点。在年度协议采购执行过程中，如果缺乏有效的审批制度，容易造成管理的疏漏，进而带来操作风险；反之，如果审批流程过长，会影响采购效率，违背初衷。所以制定科学合理的采购订单审批与下达流程，成为年度协议采购能否发挥作用的关键。

二、严格执行审批与执行相分离制度，提升采购合规性

（一）合同签订与合同执行相分离

集团公司开展机构改革，单独设立采办共享中心机构，将各事业部的采办相关工作（含供应商的选择、合同谈判与签署等）纳入采办共享机构独立执行。同时，将各项合同的执行工作下沉至各事业部所属单位。实现采办合同商务流程与合同执行相分离，规避了职责过于集中带来的风险。

（二）采办工作实施分段性管理。

根据集团公司的采办管理机制，为了避免采办全过程管理给采办容易带来操纵风险的考虑，从组织制度上公司实施的采办管理为分段性管理，即供应商管理、采办计划管理、招评标管理。集团公司坚持管、办分离原则，优化资源配置，降低综合成本，实现公司利益最大化。

（三）协议订单申请与审批相分离

集团公司签订年度协议后，在期间内通过年度协议订单的方式进行采购，即通过向协议向对方下达年度协议委托订单，实现快速高效采购的方式。集团各业务部门作为协议执行单位，结合业务实际负责年度协议订单的申请。其后，分别由集团的职能部门与领导层对订单进行审批，实现订单申请与审批相分离。

（四）协议执行与委托发送相分离

各协议执行单位完成采购订单协议的申请与审批后，将相关文件发送至统一的归口管理部门，统一由其向协议相对方发出协议委托，实现协议执行与委托发送相分离。

三、充分发挥按职能与权限审批制度，提升效率

（一）按权限审批

集团公司每年度采购业务量在五十亿元以上，为了既达到审核的效果，又能满足高效率的要求，年度协议委托审批实行按权限审批制度。

结合上述情况，制定不同的审批权限，预计54%的年度协议执行（<20万元）审批至执行单位负责人，29%的年度协议执行（20-100万元）审批至执行单位主管领导，14%的年度协议执行（100-500万元）审批至职能部门及其主管领导，4%的年度协议执行（>500万元）审批至总经理。

（二）按职能审批

年度协议由执行单位负责人及主管领导审批，主要侧重于业务层面的合理性审查。为了从职能方向进行审查，同时由职能部门参与审核。职能部门审核时，应审核包括选用此项协议的原因、具体的工作要求、所需设备物资等的数量、规格和型号等要求，所需人员的数量、资质和经验等要求，并附必要的图纸和技术文件。根据业务实际，需要履行的内容超出审批内容范畴的，应当重新执行年度协议审批流程。

四、充分做好统计与监控，推动合规与效率双提升

（一）年度协议预算的使用

在签订年度协议前，应就年度协议涉及的预算情况进行审查，具体需要执行预算动用审批程序。完成预算动用申请与审批后，将审批通过的预算额作为本项年度协议的控制金额。当年度协议执行达到或超过该控制金额时，需要执行预算追加程序申请追加合同预算。

（二）订单委托的统计

每次申请年度协议订单委托时，应由协议执行部门与对外发送订单委托的归口部门进行统计，定期进行回归分析，必要时候进行预警或申请年度预算追加。

五、结语

年度协议采购在集团业务中极大提高了采购效率，规范了采购行为，降低了采购成本，提高了集团物资与服务的快速保障和快速反应能力。年度协议采购对集团物资采购管理工作走向科学化、标准化、专业化的发展道路将起到积极助推作用。积极推动年度协议采购，能及时发现集团物采购资管理工作中存在的问题，可以促使集团物资采购管理工作科学、高效、规范运行，可以在制度和程序上有效降低采购风险。集团的快速发展，要求集团物资采购管理部门必须不断的提高专业化水平，不断提升保供能力，为集团公司的发展做出更大的贡献。

【参考文献】

[1]浅析框架协议采购的问题与措施[J]. 浦杰锋.经贸实践.2018（09）

[2]框架協议采购如何“更上一层楼”[J]. 李贵保.石油石化物资采购.2009（05）