事业单位管理类档案归档问题探究

2019-07-24 10:33孙伟伟
智富时代 2019年6期
关键词:事业单位档案管理

孙伟伟

【摘 要】事业单位管理类档案是单位运营管理的重要依据,在新时期事业单位改革持续深化下,记录事业单位经营管理、行政管理和党务公开等事务,档案资料是否完整、齐备和真实,直接关乎到事业单位的决策和管理。当前事业单位管理类档案归档中还存在很多问题,档案资料未能及时归档,严重影响到各项业务正常开展。基于此,本文就事业单位管理类档案归档展开分析,针对其中的问题着手改进,以提升事业单位档案管理工作成效。

【关键词】事业单位;管理类档案;档案归档;档案管理

管理类档案属于事业单位常见性归档内容,主要包括单位的运营管理、行政管理和党务等相关档案资料,旨在用档案资料来反映事业单位的主要职能活动情况,以实现档案资料的保管和利用。做好管理类档案归档工作,确定归档范围,需要转化的资料档案以及明确保管期限,为事业单位的管理和决策提供可靠依据。通过事业单位管理类档案归档相关问题分析研究,有利于改进工作不足,提升工作效能,推进事业单位各项工作稳步良性发展。

一、事业单位管理类档案归档中的问题分析

(一)档案归档范围涵盖不全

縱观当前事业单位管理类档案归档工作现状,受客观因素影响,档案归档范围涵盖不全,表现为重视红头文件,忽视非红头文件,重视结论性文件,轻视过程性文件。还有部分事业单位管理类档案仅仅局限于红头文件,而忽视会议纪要、领导讲话、工作总结、大事记、工作报表和专题调查等资料,未能及时整理和归档,大量重要资料丢失[1]。另外,一些新增职能所产生的文件资料未能及时归档,致使新时期的档案归档工作较为被动。

(二)归档管理程序不够规范

当前事业单位的档案管理信息化水平逐步提升,实行电子档案归档管理可以进一步提高归档工作效率。但是,很多事业单位的电子档案管理还存在归档信息不明确的问题,在使用计算机管理电子档案时,并未对信息进行合理筛查和分类,以致电子档案的归档及时性较差。如果电子档案归档不及时,信息搜索效率下降,信息精准性和完整性将受到很大影响,这与建立电子档案初衷相背离。另外,电子档案存储信息时涉及较多保密文件资料,很多单位选择非涉密而且为联网的计算机存储信息,可能出现泄密问题。所以,在做好电子档案保密文件存储时,应该保证储存载体问题,为档案信息安全提供保障[2]。

(三)电子档案专业化人员匮乏

事业单位档案管理中,管理类档案由专人负责进行归档工作,而且传统的纸质档案归档流程完备,操作规范,管理完善。但是新时期的电子档案归档管理未被足够重视,专业性电子档案管理人员相对缺乏,且所配备的人员学历水平偏低,或由其他部门临时调用,并未接受专业化、系统化培训,难以满足新时期事业单位管理类档案归档工作需要。所以,为了保证新时期事业单位管理类档案归档工作效率和质量,要求档案管理人员不断加强自身专业知识储备和业务能力,灵活运用前沿技术辅助各项工作开展,但是由于客观因素限制,还有很多不足有待完善[3]。

二、事业单位管理类档案归档原则

其一,档案保存文件整体原则。事业单位管理类档案形成于业务管理过程中,是单位真实情况的客观反映。在事业单位管理类档案整理中,需注重稳健整体性,保证档案正文、附件和批复完整,不拆卷整理。各个部门需要归档的文件资料应遵循整体性原则,且尽可能保证档案原装性。

其二,坚持保管和利用原则。在档案管理中,应坚持档案保管和利用原则,合理开发和利用档案资源。依托现有的信息化技术,形成完整的档案管理体系,便于档案的保管和有效利用,在保证档案文件安全的同时,可以快速检索需要的信息内容,相较于以往的工作方式,工作效率将得到大幅度提升[4]。

其三,遵循归档文件整理规划。管理类档案归档中,须严格遵循归档文件整理规划,明确规定档案归档防范和原则,在不破坏原有文件排列原则基础上,实现相关文件整理排列,提升文件整理和档案归档工作效率同时,降低人员工作强度。

三、事业单位管理类档案归档的有效方法

(一)准备工作

要求单位档案管理部门认真研读上级下达的文件内容,结合各个部门实际情况编制相关文件,指导各部门梳理文件。以举例演示的方式进行字段说明,梳理工作中产生的文件,以便全面了解档案管理内容和文件资料的构成。在此基础上,确定管理类档案的具体归档范围,明确对应类别无相应类别则自行添加。通常情况下,档案文件保管期限长短需要结合文件重要程度来划分,包括永久、定期30年和定期10年等几种[5]。

(二)发布通知展开工作

事业单位管理类档案归档中,对于其中的问题如何有效解决,需要增强单位相关领导重视程度,在明确管理类档案归档工作要求和重点基础上成立项目组,帮助单位内部各个部门梳理文件资料,如果条件不合适可以进一步简化为通知文件,将具体归档事项下发给各个部门。通过下发文件来确定工作联系人和反馈日期,加强部门之间的配合与交流,便于后期跟踪和调查,以提供精准全面的文件资料。

(三)部门自行梳理和归档

事业单位内部各个部门领导干部需要明确部门职责,转变工作理念,调动人员工作积极性,加强人员之间的沟通和交流,共同梳理部门业务流程,明确归档范围和内容,结合文件的重要性确定保管期限,编制归档清单。归档材料必须保证真实、完整和齐全,客观反映出单位的活动规律和历史面貌,便于后续工作开展。同时突出部门各自职能特色,避免盲目照搬其他部门的文件资料,语言文字表述要清晰、通顺,专业化用词要化繁为简、浅显易懂,避免出现歧义,实际工作具有可操作性。

(四)管理类档案归档规范化实施

新时期事业单位档案管理工作,应充分结合单位实际情况,制定单位档案规范化管理制度,并纳入事业单位制度管理体系,以发布正式实施文件为依据,明确工作要求,组织人员进行宣传、落实,促进管理类档案归档工作规范化开展。在工作展开后,一定时期内保持稳定,便于各项管理和决策的实施。但是,档案归档范围和保管时期是一项长期工作,随着单位内部职能的动态变化,尤其是文件资料的重要程度发生改变,需要结合实际情况相应调整,更新动态。只有这样,才能确保各项工作顺利开展,不断提升管理类档案归档工作成效。

四、结论

综上所述,在事业单位档案管理中,管理类档案作为单位决策和管理的重要依据,实际工作中需要明确工作范围,做好准备工作和梳理工作,整理各个部门文件资料。依据相应规定规范化实施管理类档案归档,保证资料齐全、完整和真实,为事业单位健康持续发展提供支持。

【参考文献】

[1]汪丽.事业单位档案工作中的人性化管理方法浅谈[J].才智,2018,29(26):214.

[2]杨玲.事业单位电子档案归档管理中的问题与对策[J].办公室业务,2018,11(17):82-83.

[3]冯凯.事业单位编制外人员人事档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2018,26(04):49-50.

[4]李薇,王琳,韩旭.浅析事业单位干部人事档案管理现状及对策[J].中国卫生人才,2017,10(05):80-87.

[5]陈静.事业单位人事档案工作人员档案意识现状与对策研究[J].办公室业务,2015,23(19):91.

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