技校档案管理工作信息化建设探析

汪艺

【摘 要】随着信息化时代的快速发展，信息技术不断的被人们所利用，对于学校的档案工作提供了极大的便利。对于档案的保存、使用、管理工作等发挥着不可替代的作用。由此，对于技校的档案管理信息化发展提出了新的挑战。本文就针对技校档案管理信息化发展建设进行了简单的探析。

【关键词】技校；档案管理工作信息；探析

当前社会的发展已经离不开信息技术。对于信息化的交流的要求也越来频发。档案管理工作作为学校管理工作的重要部分，对于学校的作用是不可忽视的。档案管理工作拥有维护与保持学校历史的工作的作用，可以极大的保存学校的历史发展。档案信息化管理可以把纸质的档案保存为电子文档。电子文档拥有比纸质档案的更容易保存、不易损坏、保存时间长、可以让文档的使用不受时间与距离方面上的约束。极大的提高了技校档案管理工作的工作效率，有利于技校档案管理工作的开展。

一、档案管理工作信息化建设的优势分析

（一）有利于提高档案管理工作的效率

之前传统的档案管理就是以人工的方式进行管理，工作的质量与效率相对的比较的低，不利于档案管理工作的开展。信息化档案管理方式可以让档案管理工作变得更加方便、有效率，提高了技校档案管理工作的效率。信息化的建设利用，可以建立一个网上查阅平台，使得学校的师生自由的查阅了解到有关的档案资料。减去了传统的查阅方式所浪费的时间和档案归纳的程序，提高档案管理工作的工作效率。

（二）有利于实现档案管理对象的数学化

信息化的档案管理方式是把档案信息的载体由纸质档案转化成电子档案的形式。其本质就是改变了信息的载体，没有改变其原来的内容。这样的创新是其有利于各种数据的统计，保证其档案资料的安全性、准确性。在技校的发展的过程中来积累了许多的资料，由于在校的师生工作人员比较的多，人员的流动性大。如果是采用传统人工的管理方式，会出现信息的采集速度慢导致最终的资料不准确。采用信息化的档案管理工作轻松便捷，大大的提高了档案管理的质量与效率。

（三）储藏量大，档案安全性高

利用信息化的档案管理，可以不用担心因为数据量大而无法及时采集。可以收取大量的技校档案数据，可以提高技校档案管理效率，可以保障档案信息的安全。采用信息化的档案管理方式比其人工档案管理提高了质量与效率，而且可以减少相对应的成本。

二、技校档案管理信息化的必要性

（一）社会发展的需要

在现在的社会发展，信息技术的利用已经融入到社会的各个领域，极大的影响着人们的生活。改变人们以往传统且单一的记录方式，利用互联网信息的技术改变了传统档案受时间、局域的限制。对于人才培养的基地技校来说，更应该知道信息化档案管理的重要性，要将信息化档案管理工作放在学校日常管理工作上，完善学校的档案管理工作。

（二）办公效率的需要

技校的信息化档案管理工作，不仅仅是学校发展的自身要求更是时代发展的要求。信息化的档案管理工作可以为学校的招生、教学等提供强有力的保障。可以为学校各方面的交流提供方便。信息化的管理具有储藏量大、便捷的交流、方便储存于读取，管理方便等等在办公自动化的地位日益的重要。

（三）档案信息化管理的需要

信息化的发展，技校在档案管理所要面对的信息越来越多而且越来越复杂。发展信息化的建设，可以為档案的管理各项工作提供信息化的服务。不在依靠传统的纸质人工工作方式，利于学校资源的合理利于。在使用档案信息化管理的时候可以方便学校对于学生的档案管理，以便可以更加方便的了解到学生在学校情况，了解学生的成长过程：可以更好的为管理学生提供便利，营造良好的学习环境。

三、技校档案管理工作信息化建设途径

（一）提高档案管理信息化的认识，加强领导

技校的领导对于技校的档案信息化管理的认识，极大的影响到档案信息化管理的建设发展。就目前技档案管理工作当中，还是存在着有些技校领导在对于档案管理信息化建设工作的认识不足，忽视了对于其建设。只是一味的把学校的发展资源放在扩大招生的方面上，导致出现现在有些技校在档案管理工作上还是归于传统的方式上。更有甚者对于学校的档案管理工作忽视不加以管理。所以加强技校领导对于档案管理工作是非常的重要。

（二）加大对于档案管理信息化建设的投入

技校在对于档案管理信息化开展的时候不仅仅要加大对于资金上的投入，而且还对与鸡机械设备上的投入，例如打印机、计算机、扫描仪、投影仪等设备。在此方面还需加强培养对于计算机技术等方面上的人才培养，不断的更新设备与技术。对于信息化档案管理工作所存在的问题要完善，已对此适应学校档案管理的新需求，加快以档案信息化管理带动技校的持续发展。

（三）转变传统的观念，增强意识

作为档案的管理人员必须要重视对于档案管理的信息化建设，转变其旧的思想观念。要结合技校本身的实际情况走，适合技校本身的档案管理信息化的建设道路。要重视学校的发展需求，制定相应的业务标准，在实践中慢慢的建立全管理机制。

（四）提高档案管理人员的素质

建设档案管理信息化的建设档案管理人员的作用是不可忽视的。因此需要档案管理者要必须的掌握计算机技术，要明确管理的原则与熟悉其工作流程。因此，在对于建设档案管理信息化上的建设是要注重对于复合型人才的培养，让其树立终生学习的优秀习惯，加强对于档案管理人员的培养。必要时候应该积极去引进专业人士进行管理。

四、我国档案管理信息化目前存在的不足

（一）缺乏信息化的意识

因为我进入信息化的时代的时间不长，有关于信息化的技术也不算太过于完美，因此我国关于信息化管理的理念还有完全的深入人心。在有些的单位人员更偏向于纸质的文档，关于档案信息化管理还不太算了解。导致我国的信息化管理工作还存在于工作上的流程形式，因此导致了出现关于档案管理方面等等的资源浪费。

（二）基础设施不完善

相对于档案管理的信息化建设上说，一些基础电子设备是必不可少的，比如计算机、存储器、复印件等等。和与之相对应的网络设备服务，这切都离不开资金上的支持。对于技校来说这些必须的设备完善是技术档案信息化管理的重中之重。总的一切来说如果技校缺少对于档案管理信息化建设的资金的话，那么对于档案信息化管理具有很大的影响。

五、结束语

综上所述，本篇文章就针对中国技校档案管理信息化的建设进行了简要的探讨。主要针对档案管理信息化的优劣势进行分析。对于建设档案信息化管理的作用进行认识，其不仅仅可以保障档案管理工作的质量与效率，还能大量的存储技校的档案信息资料与保障存储档案的准确性和安全性。也提出了关于如何提高档案管理信息化建设的途径。认识到技校领导与档案管理人员的重要性，其可以推动技校档案管理信息化建设。

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