企业档案管理社会化问题探究

邓毅 王立民

随着改革开放的深入，我国的经济有了长足的进步。与此同时，越来越的企业在经济发展中成立，企业中员工数量也就不断增加。将员工纳入企业之中，需要对员工的档案进行管理，但是在人力规模的不断扩张之下，传统的人事档案管理已经很难适应时代的要求，对企业的档案管理进行革新成了急需解决的问题。因此社会上出现了一些专门处理企业内部档案的机构，同时也就会出现企业档案管理社会化的问题。通过分析现代化企业档案管理存在的问题，找到有效的管理策略，希望可以推动我国企业档案管理社会化的发展。

一、前言

在经济快速发展的时代背景下，我国的市场竞争越来越激烈。而企业想在这激烈的市场竞争中生存或者是求得发展，就必须有良好的人力资源管理方法。档案管理是企业人事管理活动中的重要组成部分，企业员工的个人信息全部都收录在档案之中，在对员工考察中，档案是相当重要的凭证。良好的档案管理可以提升企业的运转效率，让企业更方便对于各种员工进行管理。在现如今人力资源不断扩大的背景下，部分企业已经将企业的档案管理工作交给了一些社会机构。因此，研究现代企业档案管理存在的社会化问题，是非常重要的。良好的解决这一问题可以提升企业的管理水平，推动我国经济进一步的发展。

二、现代企业档案管理存在的问题

（一）企业档案社会化重视强度不高

随着企业人员不断增多，企业传统的档案管理模式必定已经无法满足当今的情况。但是部分企业的管理人员没有人是到这一点，没有及时进行变革，依旧使用老的档案管理系统进行管理，这不但会增加档案管理人员的工作难度，也很容易导致传统档案管理系统崩溃。因此，部分企业会将人事档案化为电子档在企业内部进行管理，电子档的合理利用可以打破传统档案管理的束缚，提高企业人事管理效率。但是在实际的操作过程中，由于缺乏有效的过渡阶段，传统档案管理方式直接往电子档管理跳跃，会出现技术不达标，无法发挥电子档的效用，甚至比传统的档案管理方式发挥的效用还要低。而且，由于企业只注重形式，导致在电子档创建管理方面的人才缺失，甚至出现档案信息丢失的现象，不但不利于企业的发展，还会造成较大的麻烦。

（二）企业档案社会化监管力度较弱

企业的档案管理不会为企业带来直接的价值，但是它隐含在企业的发展活动中。档案管理是企业一系列生产经营的基础，良好的档案管理才能让企业根据人员能力进行生产经营活动的规划，从而提高企业的经营效率。但是部分企业并没有这方面的认知，将企业的档案管理工作安排在后勤管理体系中，并且会要求对电子档案进行社会化管理。但是在实际的管理过程中，并没有完善的监督管理体系，导致管理效率低下。而且由于监管体系的缺失，导致监管力度较弱，一些企业员工甚至会对一些数据进行篡改，严重影响到企业的正常发展。

（三）企业档案社会化安全保障能力低下

企业将内部的档案交个社会上专门的电子档案管理机构进行管理，希望可以通过这种方式提高档案管理的效率。但是由于档案管理社会化还没有相关的行业规范，社会电子档案管理机构在实际的管理过程中，为了方便操作和节省资金，会将多个企业档案资料进行管理。这就可能引起各企业电子资料不兼容问题，导致数据交叉出现问题。企业档案社会化缺乏相关的安全保障，很容易导致数据缺失，在数据确实的情况下，企业的发展运营没有准确的依据，会影响到企业的正常发展。

三、企业档案管理的有效应对策略研究

（一）加强宣传，增强意识

想要提升企业的运转效率，就需要加强企业的档案管理，而最主要的就是要提升相关管理人员的意识，让其认识到良好的档案管理可以增强企业的运转效率，让企业更加良好的发展。当有了相关意识之后，企业管理人员才能制定出切实可行的措施来提升企业的档案管理效率。因此，首先应当加强宣传，档案法是我国一部重要的法律，其规定了档案管理的相关内容，对档案的良好管理不仅仅是企业发展的要求，更是我国法律的强制要求。其次，通过实际的案例让企业领导者认识到档案管理的重要性，在领导这树立了相关管理意识后，才能下达相关的档案管理人员，让档案管理人员可以积极认真的对待档案管理工作，从而为企业的健康发展做出基础保障。

（二）健全科目，细化目标

人力资源的有效分配，是企业快速发展的重要保障。在档案管理过程中，健全档案科目，细化目标，可以更加清楚精确的了解到所有员工的资料以及状态，从而在实际的生产操作中做出合理安排，推动企业的发展。健全档案科目就是加强完善人员职称晋升以及干部选拔等层面的一系列相关工作，增加与员工具体表现相关的资料文献。当员工的个人资料完善之后，有利于企业对于员工今后的发展方向进行预测，多方面的了解将会让预测结果有一个更高的准确度，从而方便企业的人才培养与管理，最后帮助到企业更好的发展。

（三）重视应用，开放性管理

在時代变迁下，我国的市场竞争越来越激烈，这就导致人才在市场中的流动性越来越高。高频率的人才流动会导致企业传统档案管理工作愈发困难，传统的档案管理下，人才在流动过程中也会牵涉到档案的流动问题，如果一个人在市场中流动过于频繁，很容易导致档案的丢失，对于企业以及个人都有不利影响。所以采用新型的档案管理模式取代旧模式就成为了必要之举。开放性的新型的管理模式相当于将企业的人事档案直接面向社会与经济的需求，不仅仅是封闭在企业内部，从而更好的对人事工作关系和档案工作调整服务。在新型档案管理模式下，档案的管理工作可以更加公开透明，不必依靠企业花费大量的人力物力在档案管理工作上，从而抽调出更多的经济在企业发展上，推动我国整体经济的进步。

（四）规范管理，完善制度

想要保障企业的档案管理工作良好进行，就需要规范管理，制定出完善的制度体系。完善的制度可以为工作的良好进行提供依据，而规范的管理可以让工作人员依照制度进行工作。在完善的制度以及规范的管理之下，企业的档案管理工作才能发挥出实际效用。在实际的操作过程中，企业领导首先应当予以重视，认识到企业档案管理的重要性，才能改善档案管理的条件，让企业档案管理工作有一个更好的环境。在完善的制度体系下，档案管理工作的每一个进程都会按照制度要求完成，就不容易在管理过程中出现差错。针对可能出现差错的情况，企业内部可以成立专门的档案管理小组，解决档案管理工作中可能会出现的问题，并随时对档案管理工作进行监督检查，保障档案管理工作按照制度要求顺利的进行。

（五）创新手段，提高管理水平

现如今，信息技术已经具有了相当的水平，所以被广泛的应用于各行各业当中。要想提高档案管理的水平，就需要摒弃传统的档案管理模式，经信息技术融入档案管理之中。信息技术代表这便捷和高效，将之应用于档案管理中可以很好的提升企业档案管理的效率。在实际档案管理工作中，应当利用信息技术建立起企业人事档案信息库，将企业所有员工的信息资料都录入信息库。由于应用信息技术，所以信息录入工作需要格外注意，避免出现错误。在数据录入完成后，就需要施以科学有效的管理。想要熟练的应用信息技术管理档案，就需要档案管理人员具有一定的素养，达到熟练掌握的水平，这样才能彻底的发挥出信息技术管理档案的高效率。并且，在实际的管理过程中，由于现如今时代发展较快，结束革新迅速，因此管理人员在实际的管理过程中也要不断的进行学习，以便于更好的完成信息档案管理工作。

四、结语

现如今，在市场竞争日益激烈的情况下，企业应当认真走好发展中的每一步。企业档案是每个企业发展的记录凭证，它会成为企业发展的重要参考依据，因此，企业想要有一个良好的发展前景，在激烈的市场竞争中生存，就必须有完善的档案管理制度。在市场规模不断扩充的情况下，传统的企业档案管理以及那个无法适应时代要求，企业档案管理的社会化将会成为未来档案管理发展的最终目标。因此在档案管理过程中，应当推陈出新，将新的理念与技术融入现如今的企业档案管理中。除了转变管理模式外，档案管理的相关人员也应当予以充分的重视，在档案管理过程中，依照规章制度认真、细心的完成工作，保障企业档案管理的质量，从而实现企业的快速发展。（作者单位：东北农业大学）