档案规范化管理与信息服务的策略探讨

苗希花

摘 要：当社会对于档案管理的要求逐渐提升的趋势下，要考虑到档案管理工作复杂度高、数量大、烦琐枯燥的特点，从档案管理的各个方面进行规范化、程序化管理，确保档案信息结构完整、统一规范、科学合理。文章在分析档案管理现状的前提下，针对性地提出档案规范化管理的措施，对有效提升档案公共信息服务的能力，提升档案管理工作的影响力和认同度，具有较好的理论和实践指导意义。

关键词：档案；规范化；信息；服务；策略

引言

要在全面分析档案管理现状的前提下，针对性地提出档案规范化管理的措施，并较好地提升档案公共信息服务的能力，提升档案管理工作的社会影响力和认同度。

1、开展档案管理工作的重要性

档案管理工作是单位或者部门日常工作中的重要组成部分，是单位发展历程的详细记录，对于单位日常基础工作的开展具有非常重要的作用，因此必须注重档案管理工作水平的提高，实现档案管理工作的规范化。档案管理工作的规范化不仅可以满足单位对档案工作的需要，同时也能为单位决策提供较为详细的档案资料，为单位领导作出科学规范的决策提供依据，进一步促进单位的发展。此外，规范档案管理工作能够有效提升单位的形象，并提高其市场竞争力，全面发挥出单位的社会价值和功能。

2、档案管理工作应坚持的原则

档案管理主要是对档案信息进行管理，其中包括档案价值鉴定、档案统计、档案编辑和研究、档案编目、档案的提供利用等，它能准确反映出事业单位的成长历程。档案管理工作应坚持以下几点原则：档案安全原则、档案完整原则、档案易于利用原则。为有效遵循这些原则，管理人员必须具备一定的专业素养，以确保档案的安全完整。

3、新形势下我国档案管理的现状

第一，对档案管理工作不重视。从目前来看，我国事业单位的领导过于追求经济利益而严重忽视了档案管理，致使档案管理工作人员做事不认真，态度不端正，这不仅限制了档案管理的规范化，还阻碍了社会的稳定发展。第二，缺乏完善的档案管理体系。在新形势下，我国各大事业单位的管理制度也在不断完善，但却始终没有建立完善的档案管理体系，致使档案管理工作人员在操作方面和工作落实方面都不够规范。第三，一些事业单位根本没有按照新形势下的社会需求来革新传统的档案管理制度，这不仅降低了档案管理工作的质量与效率，还对档案管理工作的规范化发展造成了影响。第四，档案管理措施落后。在档案管理的过程中，借助网络技术有利于提高档案资料的利用率。但从目前来看，各大事业单位并未建立完善的网络档案管理结构体系，极大程度地降低了档案的有效性与完整性。

4、新形势下档案管理工作规范化的要求

社会对事业单位的经营管理随着社会各领域的不断发展，也对经营管理提出了更高的需求。只有充分重视档案管理工作，才能进一步规范档案管理工作的相关流程，进而使档案管理内容不断完善，管理水平不断提升。一般事业单位的档案资料主要记录的都是事业单位的经营发展历史，且大多都是文字图片等方面的内容。在实施档案管理的过程中，应合理应用整理方法，并实时做好数据录入以及档案信息备份，可借助信息数据库来处理一些比较重要的加密信息。将档案管理工作规范化，不仅有利于确保事业单位的信息安全，还有利于推动事业单位的深入发展。

5、档案规范化管理与信息服务的策略探索

5.1加大档案规范化管理的重视力度

各级领导要加大对档案规范化管理的重视，从资金投入、人才配置、基础设施等方面提供支持，充分认识档案管理效率与人力资源之间的关系，树立正确的大档案观念和意识，采用科学化、专业化的措施实现档案规范化管理。

5.2强化档案信息资源的优化配置

为了实现档案信息资源的价值最大化，要从不同方面入手，加强档案信息资源的优化配置：（1）明确档案信息资源优化配置的目标定位。要注重对档案信息资源需求对象的细分，明晰档案信息资源需求的用户对象、方式、范围等，并分析档案信息资源的其他属性，使之能够满足各类档案用户的需求。（2）注重档案信息资源的市场优化配置。要建立健全市场需求导向的供求机制，关注档案信息市场的供求变化，考虑资源类型、用户主体、组织机构等因素，确保档案信息资源与市场需求相契合。同时，还要建立健全档案信息资源市场化配置运行机制，实现对档案信息资源优化配置的宏观引领和规划协调。另外，还要注重对特色档案、综合档案、专业档案的整合，使各类档案信息资源能够优势互补、信息共享，最大化地体现档案的利用价值。

5.3创新档案信息服务方法

要充分彰显档案信息的开发、利用和服务价值，要不断创新档案信息服务的方法，结合互联网、数据库、大数据、云存储等现代前沿信息技术，较好地提升档案信息的服务能力和水平。（1）树立档案信息服务意识。要树立用户至上的档案信息服务理念，基于档案信息服务对象的需求，进行动态、全方位的档案信息服务，以服务对象的需求作为档案信息服务的首要前提，为提升档案信息服务水平奠定思想基础。鉴于此，档案管理部门首先需要優化档案挂那里规章制度，按照相应的标准对档案信息化进行处理和管理。与此同时，根据档案信息服务意识的要求，管理部门还需要对工作人员相关业务能力与服务水平进行系统综合地培训。（2）推进文档一体化建设。要依循“存量数字化、增量电子化”的理念，全力推进档案全文数字化、文档一体化的建设，简化档案信息利用的审批权限，优化档案利用环节，更好地优化档案利用水平，高效地服务档案需求用户。在文档一体化建设过程中，工作人员首先可以根据相应档案管理规范的具体要求与当前档案实际保存情况相结合，选取合适的档案规范化手法，采取相应的单套制或者双套制来保障档案归档过程中的安全性。（3）创新移动终端环境下的档案信息服务。要树立以用定采、以用定服的理念，创新应用电子信息、终端应用、大数据、云计算等基础技术，利用移动终端的交互性延展性，拓宽档案信息服务的载体形式，并推进档案信息的电子化认证体系建设，实现档案信息服务流程的再造和重构，为需求用户提供快捷便利的档案信息服务。同时，要建构合理有效的档案信息服务安全网，加强对档案信息的筛选和分类，加强涉密信息联网的风险防控。另外，还要推进档案信息服务机制的协同建设，要形成各系统、各部门之间的沟通协调机制、畅通交流与协作渠道，突破档案信息服务壁垒，实现档案信息资源的多点共享和互为印证，更好地提升档案信息资源整合和服务的个性化。

结束语

综上所述，档案管理工作要顺应时代的要求，加强档案的规范化管理和建设，在分析档案规范化管理现状的基础上，切实提出档案规范化管理的提升措施，树立档案规范化管理的观念，整合和优化配置档案信息资源，更好地发挥档案信息服务的价值和效能。

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