新形势下机关干部人事档案管理工作现状及对策

王帅

摘 要：机关干部人事档案管理工作是人力资源管理工作的重要组成部分，干部人事档案资料是了解和考察干部的重要参考依据，也是维护干部权益的有力凭证，同时，干部人事档案对监督和规范干部工作和自身行为有重要作用。因此，管理好机关干部人事档案具有重要意义。新形势下，机关干部人事档案管理工作面临着新环境、新挑战，如何实现机关干部人事档案管理工作的科学化、规范化、制度化，促使档案管理工作符合现代化发展新要求显得尤为重要。

关键词：机关干部；人事档案；对策

一、当前机关干部人事档案管理工作中存在的问题和不足

（一）对档案管理工作重视不够

一是由于档案管理工作的特殊性，部分工作人员对档案管理重视程度不够，简单的认为只要保管好档案资料，方便查阅、应付好上级检查即可，忽视了档案管理的重要性，对上级安排落实不到位，各项制度机制更是没有落到实处。二是档案管理人员素质不高，部分单位没有配备专业管档人员，对管档工作业务不熟练，在整理档案过程中，对档案材料审核不细致，导致档案信息真实性不高，同时，档案材料造假、摻假现象普遍存在。管理人员对材料的分类及整理能力较差，忽略部分重要材料，掺杂部分不必要资料，档案资料杂乱无章，致使档案管理工作不规范、不严密，严重影响档案管理水平。三是档案工作因循守旧，缺乏创新意识，在高速发展的新时代面前，档案管理工作缺乏与时俱进、改革创新的前瞻性，对干部的人事档案资料仅仅是纸质化的梳理、归档、保存，而忽视电子档案的完善，档案管理数字化、信息化不强，保存手段简单化、单一化。

（二）档案管理制度机制不健全

未能认真贯彻落实省、市制定的规范档案管理制度和标准，致使档案管理工作混乱无序。一是有的单位在档案收集、档案整理、档案保管等方面不够明细，缺少可操作性和有针对性的分类方法，归档范围标准模糊，存在重要资料未入档，人事资料有缺漏等问题。二是缺乏更加完善的管理体系，在归档工作中不能发挥引导作用，相关归档制度体系得不到充分利用，同时，归档工作执行过程中缺乏标准化体系，导致操作人员在归档时不规范，随意引用档案资源。三是管档人员职责权限不明确，缺乏完备的权责体系。上级管理人员忽视档案管理工作重要性，未认清自身岗位职责，统一领导、分级管理不明确，对工作任务的安排较随意，而档案管理工作执行者未遵从认真负责的原则，工作中不严格遵守相关规章制度，出现问题未及时向上级反映，档案资料的完整性、真实性、安全性难以保证。

（三）档案管理经费投入力度不足

一是人力方面。档案管理人员素质参差不齐，缺乏相关的选拔任用机制，又缺少相关业务培训，在管档人员能力业务培训上投入不足，多是未经培训或无证上岗。二是设施方面。档案管理软硬件不够健全，组织网络不完善，难以适应新形势和工作需要，档案资料保存环境不达标，有的单位没有独立的档案室，档案资料随处放，或者存档设施设备简陋，科技设备滞后，档案资料的完整性、安全性得不到保障。三是宣传方面。档案管理工作宣传力度不大，内部工作人员缺乏档案概念，自我管理、收集和利用档案资料意识不强，工作创新性意识薄弱，尚未营造出全员参与、严格归档、整档的良好氛围。宣传不到位，致使档案工作涉及面窄，社会影响度不大，查档人员对查阅档案资料程序不了解，缺乏相关知识的引导，档案资料的保密性得不到保障。

二、新形势下机关干部人事档案管理应对措施

（一）提高认识，高度重视

一是提高重视程度。积极认真落实上级各项政策，将档案管理事业放在重要位置，摆上各级各单位部门会议议程，同时，把档案管理工作纳入年度考核重要内容，完善奖惩制度，全方面提升档案管理工作的重要性。建立健全档案管理岗位责任制，明确各级领导责任及相关责任人，做到各负其责、各尽其职。二是提升整体素质。提升档案管理人员职业素质，大力开展相关业务培训，切实提高业务培训质量，不断提升工作人员管理能力与业务水平。三是创新工作形式。随着科技的不断发展进步，档案管理工作也应不断适应新形势的发展，应创新工作模式，在现有的纸质化档案资料保存的基础上，充分利用电子化平台，对档案资料进行处理和保存，不断加强档案管理的及时性、安全性。

（二）完善档案管理工作机制

为了确保档案管理工作的规范化、制度化，就必须完善档案管理各项制度机制。无规矩不成方圆，建立健全档案管理规章制度意义深远，规章制度的制定对档案管理工作起到重要的监督制约作用。首先要建立档案管理人员选拔任用制度，重视管档人才的选拔，评选高素质人员。在选拔人才时，做到择优录取、竞聘上岗，避免录用人员素质层次不齐的现象，从而提升管档人员整体档次；其次要完善责任制度，明确责任分工，将任务落实到个人，做到有责必履，失责必究。严格规范工作交接，做到上通下达，确保档案资料的连续完整；同时，要建立完善的考核机制，提高管档人员执行力。“一分部署，九分落实”，任何决策如果得不到及时有效的落实，那只能是纸上谈兵，要将工作落到实地，完善的考核机制是关键。要树立典型，对工作积极的人员加以奖励。

（三）加大资金投入力度

一是增加业务培训经费。重视业务培训，并加强学习考核结果，定期开展现场或视频教学、集中培训，参观考察，讨论交流等形式的培训学习活动，提升管档人员业务能力和水平，增强管理人员整体素质。及时引入档案管理先进思想理念，淘汰落后的档案资料的机械化整理，实现档案管理事业的智能化、电子化，从而提高工作效率。二是增加宣传经费。档案管理工作之所以不被重视，根本原因是宣传力度不够，管理人员对归档、管档工作不重视，查档人员对档案资料查询流程不明晰，种种原因导致档案工作被忽略。不断加大宣传投入，积极拓展宣传思路和方法，可依托媒体宣传、开通宣传栏、政务公开栏、宣传小册子等宣传载体，开展多层次、多渠道、多形式的宣传教育，转变思想观念，让档案管理事业的意义深入人心。三是增加设施设备经费。增加档案管理设备投入力度，完善档案室建设，保证档案保管的标准性、安全性、规范性。完善办公条件，增加现代化档案装具、先进设施设备的配备，实现管档工作职能科室集中办公，落实专用档案库室，进一步满足新时期档案事业发展的需要，同时借助新软件、新技术，不断推进档案管理的网络化、数字化，实现资源共享。