妇幼保健院档案管理实践的新思路

苏敏

妇幼保健院档案管理的重要意义

妇幼保健院是为妇女、儿童提供医疗保健服务的公益性机构，其在不断地发展中形成大量具有重要价值的档案资料，对这些档案进行高效地利用，有助于促进妇幼保健院的发展。为使档案的作用和价值得到最大限度地发挥，就必须做好档案管理工作。通过对档案进行科学、有效地管理，能够使档案管理工作得到进一步优化，对于妇幼保健院参与市场竞争具有重要的现实意义。从妇幼保健的工作性质上看，有着较强的实践性特点，由此使其对信息的准确性提出较高的要求，为满足这一要求，需要对档案管理工作进行逐步完善，对管理方式和方法进行改进和创新，提高档案管理的整体水平，确保档案价值的全面发挥。

妇幼保健院档案管理现状

近年来，国内的妇幼保健院对档案管理工作给予高度重视，由此使得档案管理水平较之以往大幅度提升。但是，由于档案管理工作涵盖的内容较多，不可避免会受到各类因素的影响，具体体现在如下几个方面：

档案管理理念略显滞后。妇幼保健院归属于公益性医疗服务机构的范畴，主要是为妇女、儿童提供保健服务，由于受到计划经济体制的影响，使得很多地区的妇幼保健院，将工作的重点放在服务方面，引入的管理理念基本上都与服务相关。因对檔案管理工作的重视程度不足，致使档案的作用没有得到充分发挥，加之与档案管理有关的理念严重缺失，从而制约了档案管理效率和水平的提升，档案的价值大打折扣。档案管理理念的滞后，已经无法满足现代档案管理工作的开展要求。

档案管理制度落实不到位。现阶段，国内很多妇幼保健院都逐步认识到档案的重要性，建立了大量与档案管理工作有关的规章制度。但从总体情况上看，这些制度的落实却并不到位，并且很多制度缺乏可操作性，无法对档案管理人员的日常工作起到规范和指导作用，致使管理制度形同虚设，其作用未能得到全面发挥，这在一定程度上影响了妇幼保健院档案管理水平的提升。

档案管理技术的先进性不足。随着网络信息时代的正式开启，使得计算机技术、网络技术得到快速发展，并在档案管理领域得到广泛应用。而国内很多妇幼保健院在开展档案管理工作时，仍然采用传统的手工方式，导致档案管理工作效率偏低，并且还经常会出现差错。

妇幼保健院档案管理实践新思路

在当前的新形势下，妇幼保健院在开展档案管理工作时，应当立足于当下，放眼未来，积极探索一条全新的管理路径，提高档案管理效率和水平，最大限度地发挥出档案的价值，促进妇幼保健院的持续、稳定发展。

创新档案管理理念。网络信息时代到来的今天，大数据已经成为一种必然的发展趋势，在这一背景下，妇幼保健院在开展档案管理工作时，如果仍然沿用传统的管理理念，则会对档案管理水平的提高产生一定的制约。因此，对管理理念进行创新显得尤为必要。首先，本院的档案管理人员应当树立起大数据意识，明确档案管理目标，做好相关档案资料的收集与整理工作，并对重要的档案资料进行及时归档、妥善保存，以免损坏或是丢失。其次，档案管理人员应当树立起服务至上的理念，逐步推进档案管理方式的转变。要不断创新服务理念，对服务机制进行优化改进，并在现有的基础上，进一步完善服务手段，促使本院的档案服务从被动式向主动式转变，从单一式向多元化转变，从浅层向深层转变，拓宽档案服务的深度和广度。再次，档案管理人员要认清当前的形势，坚持与时俱进，全面分析新时期对档案管理工作的要求，找出档案管理工作中存在的不足，据此进行优化改进，最大限度地发挥出档案的价值。一方面，要把握好档案工作的“四个基本”，即规律、任务、职能和机制；另一方面可在档案管理工作中，引入精细化管理的理念和方法，提高本院的档案管理效率和水平。

落实档案管理制度。妇幼保健院在开展档案管理工作的过程中，应当对相关的管理制度进行完善和落实，以此来实现档案管理制度化、规范化和科学化的目标。

落实档案室管理制度。妇幼保健院的档案管理人员应当根据档案的性质、使用价值，对档案进行分类排列。在平时的工作中，要对档案室的档案资料加以熟悉，从而最大限度地缩短档案卷宗的调取时间，提高工作效率。要始终保持档案室的清洁，做好通风、除尘，避免环境问题导致重要档案损坏。建立健全档案室检查制度，定期对档案库进行清查，新增及借出的档案，应当进行加工整理、清点核对，及时进行存档，所有档案资料应进行经常检查，发现破损及时处理。

落实档案安全防护与保密制度。妇幼保健院应当对国家下发的与档案管理有关的规定要求进行严格遵守，保障档案的安全性，避免重要档案信息外泄。在非工作需要的情况下，档案管理人员不得擅自将档案带出档案室，确需带出时，应当得到本院领导的批准。具有保密要求的档案资料，不得复制或是抄录，离开档案室前，应当进行全面检查，看门窗是否关好，电源是否切断。

落实档案借阅制度。妇幼保健院的档案管理人员应当做好本院的档案借阅利用工作，如果其他单位到本院查阅档案时，必须按照相应流程办理，若是需要对档案进行抄录或复印，应当经主管领导审批。任何人员必须在档案室对档案进行查阅，且不得在原始档案上进行涂改；本院的档案资料原则上不外借，当有特殊情况，需要借出时，应当经主管领导批准。

引入档案管理新技术。档案管理是一项看似简单实则复杂的工作，为进一步提升档案管理工作的效率和水平，妇幼保健院应当积极引入各种先进的档案管理技术。

温湿度自动控制技术。档案室的环境对档案的完好性具有一定的影响，尤其是纸质档案，若是温湿度超过一定的限值，可能会导致档案发生霉变，并且各类细菌的繁殖速度也会随之加快，不利于档案的保存。如果由档案管理人员对档案室的温湿度进行调控，会导致日常工作量增大。鉴于此，妇幼保健院可以引入先进的自动化温湿度调控系统，该系统可以根据室内的实际情况，对温湿度进行自动调节，从而使室内环境始终保持在有利于档案保存的范围。

射频技术。妇幼保健院的档案管理人员在对档案进行管理时，需要按照档案的性质进行分类之后，完成装订，再以手工的方式抄写目录，这个过程非常耗时，工作效率较低，而且还很容易出错。对此，妇幼保健院可以引入先进的射频技术，这是一种能够进行自动识别的技术。该技术能够同时对多个目标进行识别，并对其中的信息进行快速读取，适用于档案管理。通过射频技术的合理应用，可为妇幼保健院档案管理信息化目标的实现提供保障。

备份与存储技术。在信息化建设的背景下，国内的妇幼保健院纷纷引入办公自动化系统，由此使得电子类型的档案资料数量逐步增多。由于电子档案全部都是保存在计算机系统当中，一旦系统瘫痪，则可能导致重要的档案资源丢失。为避免此类情况的发生，可在档案管理中采用异质备份技术，具体做法是将本院的电子档案转化为易于识别与读取的载体，对档案的原始文件进行保护，借助Copy工具，用复制件对原始档案进行替代，从而保证原始档案不会损坏。在对电子档案进行存储时，妇幼保健院可以采用异地存储的方式，这样能够在档案受损时，快速恢复。

综上所述，档案管理是一项看似简单、实则复杂的工作，为进一步提升档案管理水平，妇幼保健院应当对档案管理理念进行更新，并对相关的管理制度加以落实，引入先进的档案管理技术，以此来确保档案管理工作的有序开展，从而最大限度地发挥出档案的价值，促进妇幼保健院稳定、持续发展。

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（作者单位：河源市妇幼保健院）