城建档案数字化工作的相关问题

孙洁

相对于传统的纸质档案而言，数字档案具有信息的非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与载体之间的可分离性等特点。面对库房日益增多的纸质档案，传统的密集架式保存方式和目录式管理，不但占用大量的库房空间，管理成本高，而且易黄、易蛀，查阅时易破损。数字化不仅大大方便了档案查询，还有效保护了纸质档案，并为防范涂改造假等问题增设了“监控器”和“防火墙”。由于城建档案数量多、涉及面广、分类复杂，传统档案管理的弊端迫切要求加快城建档案的数字化进程。本文对城建档案数字化处理过程中可能出现的问题进行研究，探讨出一套可行的城建档案数字化处理方案。

城建档案数字化处理的对象

需要数字化处理的现有城建档案内容丰富，分类繁多，根据《城市建设档案分类大纲》（修订稿），城建档案设十八个大类，102个属类，其中既包括民用建筑类、地下管线类等基本建设档案，又包括声像类这种特殊载体的档案。面对海量城建档案，想要全部完成数字化工作难度非常大，加之档案资料的特殊性，现阶段应选取重要的、利用率高的城建档案开展数字化工作。为此，应充分做好准备工作，制定严格的数字化处理标准，确保数字化工作高效有序开展，从而充分发挥城建档案的积极作用。

城建档案数字化处理的步骤

纸质城建档案数字化的基本原则是使城建档案信息资源能够准确、方便、快捷地提供利用，使全文检索和异地查阅成为现实，使可以公开的城建档案信息资源得到共享，以满足社会对城建档案利用的需求。为方便查询利用档案，我们城建档案馆已对馆藏工程档案进行数字化处理，共扫描档案6000多卷，扫描入档793168页次，数据量175.65G。纸质档案数字化的基本环节主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。

选用实用、通用、高效的城建档案管理软件。

纸质档案数字化以及数字副本的长期保存是一项复杂、庞大的系统工程，需投入大量的人力、物力、财力。因此，数字化的城建档案管理要注重对管理软件的选择，根据实际需要，选择先进、成熟的城建档案管理软件，用于完成包括声像档案在内的各种城建档案的收集、整理、数字化加工处理、检索、查阅等工作流程，符合档案数字化工作规范和标准，具备满足需求的基本功能和特色，操作简单快捷，维护方便，大大提高办公效率，提高经济效益，适应城建档案数字化管理的需要。

目录录入和目录挂接。

已存在电子版目录的城建档案，可以直接进行目录挂接，将原有的电子版目录导入到城建档案管理系统中，这样可以减少录入目录的工作量，避免重复作业。需要录入目录的城建档案，既可以在Word文档中录入目录，然后选择目录挂接，将新目录导入到城建档案管理系统中；又可以在城建档案管理系统的目录管理模块直接录入目录。缺少纸质目录的城建档案，可以在城建档案管理系统中检索目录，选中所需的目录并打印。纸质目录一式两份，一份存放在档案盒中，另一份汇总装订成册并设立目录封面，以备断电等特殊情况时方便查询。

纸质城建档案扫描

对破损严重、无法直接进行扫描的城建档案进行技术修复、裱糊等处理。对折皱不平影响扫描质量的城建档案原件进行压平等处理后再扫描。

根据档案幅面的大小和纸张状况选择相應规格的扫描仪或专业扫描仪。A3幅面的文件可选用A3扫描仪。建筑工程总平面图、立面图、剖面图等工程图纸采用大幅面扫描仪进行扫描。对于大幅面城建档案还可以采用分幅扫描，然后将形成的多幅图像进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证城建档案数字化图像的整体性。纸张状况好的档案可采用高速扫描仪的自动进纸方式，自动送稿扫描可以加快扫描速度，减少扫描时间，提高工作效率。纸张状况较差或过软、过薄、过厚的档案要采用平板扫描方式。

因为目录信息已经导入城建档案管理系统中，所以一盒城建档案的页码信息是系统可以检测的，如果扫描完成后页数不够就无法上传到服务器中。启用档案扫描模块的页码校对功能，一旦扫描过程中漏扫某页，就能及时发现。

数字化图像处理。

原始图像处理。在城建档案管理系统中对城建档案原件的扫描图像进行处理。将方向不正确的图像旋转，以符合阅读习惯。将出现偏移的图像纠偏，可采用自动纠偏和手动纠偏，以达到视觉上基本不感觉偏移。将多余的白边裁剪去除，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。之后将处理后的图像上传到服务器中。

高清图像处理。进入城建档案管理系统中的高清模块，先将处理后的原始图像转化为高清图像。然后，在不影响可懂性的前提下，按照精确复制的原则实行高清图像处理，清除杂色，去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等，去污处理可选用局部去污和全局去污，从原始图像中抠取照片和印章，使新生成的图像更清晰，并准确地反映城建档案原件的原始面貌。最后将高清图像上传到服务器。

数据质检

数据质检可分为初检、复查和终检，贯穿于档案扫描和图像处理的过程中，便于及时发现质量问题，防止遗漏。一盒城建档案扫描完成后，紧接着质检员进行初检，检查有没有错扫，看扫描件是否清晰，如果不清晰，重新扫描。原始图像处理完成后，质检员进行复查。高清图像处理完成后，终检员进行最终检验。检查图像处理质量，发现不符合图像质量要求时，重新处理图像。通过全面的质量检查，可以确保数据信息准确丰富，形成最终的数字档案。

异地备份

我馆根据自身的实际情况，结合本地区的地质、气象特征等，加快档案异地备份保存的实施，所有电子档案备份完毕后送到我们的异地备份对口单位淄博市城建档案和地下管线管理处进行保存，在省内率先实现了异地备份。实现异地备份一方面为了降低危害档案安全的各种灾害风险，另一方面为了应对数字时代档案信息安全的新挑战。为了降低档案安全风险，确保档案信息的真实性、完整性与可用性，必然要对重要城建档案开展异地备份工作。

新时代下，我们要正确地把握数字档案馆建设的正确方向，即时扫描，搭建超链接，加强档案资源的整合利用，最终实现资源共享，充分发挥城建档案信息化的整体效益。随着综合管廊、海绵城市等新型档案的产生，如何更加合理、科学地收集管廊建设档案、海绵城市建设声像资料的问题亟待解决。加大搜索力度，不断拓展档案信息收集范围和渠道，推进信息资源的互联互通、共建共享，为城建档案工作提供更加全面、准确、鲜活的档案信息服务。

（作者单位：菏泽市城建档案技术咨询服务中心）