浅议加强大学系部资料室的管理和使用

刘秀芬

【摘 要】为了加强大学系部资料室的有效使用和规范管理，本文从设置全职资料员、集中力量整理图书加快资料室建设、完善各项制度三方面结合自己工作实际进行了阐述。

【关键词】大学系部资料室建设；完善制度

在大学里，图书资料的主要来源是图书馆，但是为了更好的方便本系或本部专业的老师进行科研和教学的查阅资料和学生进行课程设计和毕业设计，每个系部根据本系部的大小和专业的特点，都有自己的资料室，那么，如何才能使本系部的资料室规范性管理并得到有效的利用呢？下面就这个问题谈几点自己的意见和建议。

一、设置全职资料员

因为大学里各系部大小不同，图书期刊数量不一样，好多系部资料员是兼职的，一般由教务员或办公室老师兼任，好多资料员老师缺乏专业知识，或者说根本不懂，资料员归系部所属，但是他们的工作还有不少直接对应图书馆，所以，应该设置全职资料员，图书馆对资料员要进行定期专业方面的培训，以便能更好的胜任和服务系部教师的资料使用。

二、集中力量整理图书 加快资料室建设

第一、为使资料室更加便利教师和学生查阅资料和借阅使用，实现图书资料的规范借阅，同时进行规范化和信息化管理。

在系里领导高度重视、大力支持和在人财物方面提供了有力保障的情况下，再有就是作为图书资料员的自己在单位走访咨询、网上查询资料后，首先购买了适合系部资料室特点的鼎丰图书管理软件，还有规范的书标和保护膜，定制了带有本系字样的条形码等相关用品。

硬件设备到位的同时，积极联系勤工俭学的学生，组织同学们对图书进行清理除灰除尘，撕掉原来的书签，贴上统一的条形码，然后录入图书软件，录入内容包括书籍编号、标准ISBN、书籍名称、出版社名、作者信息、书记价格、实际页码、书籍开本、所属语种、书籍版次、印刷版面、 分类号、 分类名称、 种次号 、索书号、 存放位置、 内容简介 、备注信息、 在馆状态、 入库时间、出版地点、出版日期等。录完以后开始打印书标，再贴新的书标和保护膜，最后按照图书的大类分出区域，再按具体书标的不同类别进行详细分类摆放。现在我们系资料室9808册书已经按照图书管理规范建档整理，将其分类归档，有序摆放，基本实现了正常借阅和规范化管理，只要把书名输入软件，找到自己需要的作者、出版社和出版日期的书，看一下索书号，找到大类区域，根据具体索书号就可以很快找到所需要的书。经过集中力量的统一整理，资料室面貌焕然一新，整齐干净。

第二、系里统一定制借阅卡，每个教师人手一卡。每个教师按照编号录入图书管理系统，借阅图书进行了信息化管理。

三、完善各项制度

第一、本系图书资料室管理制度

1、本系图书资料只对本系教师开放、借阅，还有就是本系课程设计学生班统一借阅，统一归还，借阅时每班交付押金，如有丢失或损坏学生自己购买图书归还，再退回押金；毕业班学生搞毕业设计，学生需要拿指导教师的卡借阅图書，因为毕业设计情况的特殊性，不再收取押金，借阅数量也不做限制，但是只能借指导教师指定的图书，借阅时间为毕业设计的计划学时，借阅登记需要留下电话号码。必须用完随时归还，有损坏和丢失者，买书归还，领取毕业证前需资料室老师签字盖章，拿此凭证领取毕业证，否则全班毕业证不得按时领取。

2、因本系图书资料有限，只能为教师教学、科研使用，因此教师借阅图书总数不得超过十本，借期最长为一学期，然后续借。

3、期刊一律不外借，只限在资料室内阅读.如需复印，须经工作人员同意后方可带出室外，复印后即行归还。

4、过刊一次限借五册（包括合订本），借期不超过一学期。

5、借阅报刊者，应办理借阅手续，不得擅自带出资料室。

6、爱护图书资料人人有责。凡是损坏、涂抹、丢失图书、期刊的，要按找原来图书的版本价钱等买回一模一样的书，丛书多卷如果丢失一册的也是按照原书购买交给资料室。

7、读者到资料室，请保持室内的卫生，不得大声喧哗，严禁吸烟。

8、学生自己借书翻阅查找完后把图书按原位摆放整齐。

第二、把本系部资料室概况和文献材料总量统计张贴资料室内

1、机电工程系资料室概况

我系图书资料室位于唐山学院河北路校区，占地面积60平米.目前共有资料员1人。

我系资料室藏书丰富，内容合理.截止2019年2月28日，机电工程系图书总册数9808册，价值266167.40元，图书涵盖了机械、控制、材料成型、模具、基础软件等机电工程类的各个专业，基本满足了教学和科研的需要。

近几年来，我系订阅期刊30余种，覆盖了我系材料成型、测控、实验室、机械电子、机械制造、机械工学、数控技术、工程图学八个教研室的5个专业所涉及的所有学科，满足了我系教师的日常教学使用、科研和学生的课程设计与毕业设计。

我系图书资料逐步实现了专业化、自动化管理。2018年10月开始，学院又对我系资料室图书进行了规范化管理，把书录入了学校统一的图书管理软件，贴好标签，分类归档，更方便了老师查阅，各教研室的图书也统一录入图书系统，这样更方便了统一管理。

在选书方面，全系教师均可提出购书建议，经审核后指定专人购买。

以计算机的应用为中心，以通讯技术对计算机处理的信息进行传输手段，利用自动或半自动数据处理设备来完成诸如图书采集、编目、检索和借阅流通等传统工作，提高了借阅效率。

2、机电工程系文献材料总量统计

<1>截止到2019年2月28日，机电工程系图书总册数：9808册；

2007年12月31日，机电工程系图书总册数：3804册；

2008年8月31日，机电工程系图书总册数：4201册；

2009年6月，29日，机电工程系图书总册数4402册；

2016年12月31日，机电工程系图书总册数：9678册.

<2>期刊2006年3种，2007年6种，2008年19种，2009年20种，2017年15种。

四、小结

以上是唐山学院机电工程系资料室的基本情况，是本人就自己任职以来关于系部资料室的建设和使用过程中的几点体会建议，还有好多方面需要进一步完善，比如为了增加图书资料的使用率，增设学生阅读开放日等，系部资料室的管理还有待进一步加强。