浅析煤矿企业文秘工作与档案管理的有效结合

王志飞

【摘要】文秘工作是档案管理的基础性工作，两者是相对独立而又紧密相连的。文章论述了煤矿企业中文秘工作和档案管理有机结合的重要意义，在此基础上，又论述了煤矿企业把档案管理以及文秘工作有机结合起来的相关策略。希望这些措施可以提升企业文秘人员的业务水平和综合素质，增加他们的业务能力和工作效率。

【关键词】煤矿企业 文秘工作 档案管理 有效结合

前言

煤矿企业文秘工作牵涉到非常庞杂的内容，不但涵盖了文件整理、项目管理、内外部通信，而且涵盖了电脑应用、档案管理、公文文书制作。文书和公文是文秘人员的重要劳动成果，是开展档案管理的主要对象。公文文书是档案管理和文秘工作密切结合起来的重要抓手。只有确保文书归档以及公文格式的规范性，切实增强档案管理和文秘工作的一体化运作，方可为二者有机结合，提供良好的条件。

1 煤矿企业档案管理以及文秘工作有机结合的重要意义

办公自动化的实现，使“文档一体化”的管理模式逐渐成为可能。文档一体化管理中，文件收集是基础，规范整理是手段，综合利用是目的，那么文秘人员就是连成这一先进管理程序的丝线，是一个非常重要而不可替代的环节，可以说两者相互结合具有重要意义。

首先，二者的有机结合能够增强文秘人员的综合素质以及办公效率。文书档案管理不但要管理相关的文书档案，整理不同门类的资料，准确进行归档，而且要准确快速地提供相关信息资料的服务和查询，要求文秘人员具有较强的职业素质以及办公效率。文秘工作是对相关资料进行立案归档和整理分析。档案管理是文秘人员劳动成果的应用和管理，将双方结合起来，能够促进他们增强综合素养，提高文编收发、编制、管理、存档等方面的效率和连贯性。实际上，煤矿企业的文秘职员要做好档案文书管理，如文书档案的整理、收集、核查、鉴定、利用、检索、分析等，文书档案管理与文秘工作的相关环节彼此衔接、有序关联。双方的有效结合，能够增强各环节业务衔接的即时性和有效性，增强办公效率，为提升档案管理质量奠定扎实的基础。

其次，提升档案管理质量以及公文质量。档案工作的起点是公文的形成，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。公文拟制则是公文形成的关键环节。现代企业的档案管理和文秘工作，主要呈现为自动化、机械化、信息化、电子化的模式，以人工操作为辅，采取多媒体、打印机、计算机等先进设备，提升了办公自动化的水平，节省了不少劳动力。文秘自动化办公和信息化、数字化的档案管理，能够降低人为失误的概率，增强档案管理以及公文质量的质量和水平。

2 煤矿企业文秘工作与档案管理工作有机结合的建议

首先，要强化文档一体化建设。随着信息化建设稳步推进，文档一体化建设越来越普遍。不少企业持续强化了文档一体化工作的建设力度，主动引用各种电子化、自动化办公工具。它可以为煤矿企业档案管理和文秘工作的有机融合，提供诸多便利，创设良好的环境。企业要强化运用现代化办公设备的力度，打造档案信息管理系统，研发适宜于本企业的客户端平台，把文秘工作编制的相关文件、文书和档案文件进行立卷归档。在此基础上，这些文件和档案应该被分门别类储存到档案管理系统后台的相关数据库中，社会公众和企业人员可以在自身权限范围内，高效便捷地查询和检索相关的信息和档案，提升文档一体化的质量和运作水平。

其次，打造网络化档案管理以及文秘办公模式。网絡技术被越来越多地运用在企业档案管理和文秘工作中，适应了企业网络化管理和办公的需要。然而如今不少煤矿企业的档案管理和文秘工作缺乏较高的网络化程度，应该持续地提升自身在这方面的水平。为加速煤矿企业档案管理以及文秘工作的有效融合，要加大建设网络化档案管理以及文秘工作的力度，打造局域网络，把这两个方面的内容均纳入到网络化办公和档案管理的网络中。以网络环境为基础，采取信息技术、电脑技术、互联网技术等，提升档案管理和文秘工作的水平。应该关注的是，文书档案中蕴含着企业的丰富资料和信息，保证它们被安全和可靠地存储，是非常重要的任务。所以，在建设网络化的档案管理以及文秘工作模式中，应该切实找出网络可靠性和安全性方面的问题，采取针对性的措施，增强网络安全建设的力度。而且要采取相应的网络安全技术，如数据恢复和备份，加密技术、验证技术以及人工神经网络等，切实这两方面的工作及其结合，提供可靠的网络环境。

最后，提升文书归档以及公文格式的规范化程度。文书归档、公文格式是否规范，会对档案管理以及文秘工作的结合效果产生重要影响。文秘人员在编写相关公文、文件、文档的过程中，要切实依据国家相关部门的公文格式，适当地调整公文格式，以制定出规范化的公文格式。而且，在编制普通文件的过程中，要切实依据煤矿企业的规定格式，比如表格形式、纸张大小、排版、装订格式、字体等。版记是档案管理以及文秘工作有效结合的一个标志，在促进文档一体化的过程中发挥着重要作用。文秘人员要高度重视版记，在正确位置处准确地标注出文件的打印时间以及印发部门，准确而细致地记录题词以及抄送单位。规范化的文书格式，有利于稳步提升档案文书归档管理的能力和水平。在流转结束后，这些文档应该被立卷归档。

结语

整体而言，煤矿企业的各位文秘人员，是企业领导者的依靠、帮手和助手。因此，他们应该跟得上时代发展的步伐，持续地提升、完善和充实自我。特别是如今信息化发展日益深入，煤矿企业文秘工作的技能要求更高，文秘人员要持续地更新思想观念，强化业务技能，努力地适应企业快速发展和时代迅猛发展的迫切需求，为企业做出应有的努力和贡献。

参考文献：

[1]宁文月.信息化时代煤矿企业文秘工作的技能探析[J].办公室业务，2015（1）：39.

[2]刘春梅.改进煤矿人力资源管理信息化的措施[J].现代经济信息，2013（20）：94-95.