事业单位档案数字化建设的措施分析

2019-08-22 09:53洪菊
卷宗 2019年19期
关键词:数字化建设事业单位档案管理

洪菊

摘 要:档案管理作为事业单位的一项重要工作内容,通过对信息技术和数字技术的应用,能够保证档案管理质量与效率。新时期事业单位要充分认识到档案数字化建设的重要性,不仅要建立与之相应的管理制度,也要在数字化设备上增加投入力度,并培养档案管理人员的专业素养。这样事业单位档案管理数字化水平才能实现提升,将档案的最大价值真正体现出来。本文将简述事业单位档案数字化建设的现状,并提出了具体可行的应对措施。

关键词:事业单位;档案管理;数字化建设

基金项目:本文系中国核工业地质局《放射性矿产地质档案项目任务书》“放射性矿产地质资料保管状态调查”(项目编号:201801)。

近年来计算机技术、通信技术和互联网技术等发展很快,事业单位若是不及时在档案管理模式上作出改变,将难以适宜时代发展的部分,也不利于档案管理效率的提升。事业单位要从以往纸质档案整理与加工等方式上作出转变,积极应用各项先进技术,实现对档案的数字化管理。事业单位通过发挥出数字技术的作用,才能有效节省人力与物力,并促进纸质档案顺利向数字档案转变,也为今后档案管理工作的有效开展打牢基础。

1 档案数字化概述

所谓档案数字化,即通过多种形式信息采集设备转化档案的过程,在纸质档案数字化处理中,通常要利用扫描设备采集信息,在计算机中存储获得的信息,并形成图像文件。事业单位纸质档案转变为数字格式主要采取以下方式:第一,对纸质档案进行扫描并通过图像方式进行储存,也可以通过OCR字符识别转换为文本文件。第二,通过微缩胶片影像实现数字化转换,也可以通过数码相机完成拍摄。在此过程中事业单位对纸质档案进行直接扫描,能够发挥出经济与便捷等优势,纸质档案进行数字化处理后,有利于更加妥善存储图像文件,并建立相应信息数据库,达到快速检索与引用的目的。

2 事业单位档案数字化建设的现状

分析事业单位档案管理工作来看,虽然也应用了数字化技术,建立了相应的数字平台,然而在档案数字化管理上仍然停留在初级阶段,很多单位在执行上出现了不到位的问题。具体来说是未配置完善的现代办公设备,事业单位在档案数字化管理中,只是简单的应用了计算机与软件,不能保证档案管理效率的提升。当然也有的事业单位应用了数字档案管理系统,并具备较强的数字化管理能力,然而在实际中未将行为规范明确下来,也忽视了对先进的现代设备的配置,不能实现档案管理数字化水平的提升[1]。在档案调阅过程中,也没有将便捷性体现出来,即使部分人员具备较强的数字化管理理念,但是因为缺乏了一定的数字化硬件与软件设备,不能在配置上达到最优化,这样也为事业单位档案数字化建设的正常进行带来了一定阻碍。当前事业单位档案在检索效率上也有待提升,這是对数字化档案管理来说,计算机检索作为一项关键性内容,除了能够让传统人工方式得到转变以外,也在档案管理质量与效率上提供了可靠保障。然而现阶段事业单位在档案检索技术上还比较落后,档案检索效率始终处于低效状态,在此背景下为数字化档案管理带来了不利影响,也不利于让事业单位档案真正的价值得到发挥。

3 事业单位档案数字化建设的措施

1)转变档案数字化管理理念。近年来计算机信息技术发展很快,也在我国各行各业得到了进一步的普及与应用,对事业单位档案管理人员来说应该尽快树立起数字化理念,能够熟练运用数字化技术和网络技术,完成对以往档案材料的数字化批量采集、整理与处理[2]。这要求事业单位领导也充分意识到档案数字化建设的重要性,在档案收集、整理、统计与查阅等方面尽快实现数字化,并在单位内部宣传贯彻数字化理念,并给予更多资金与人力方面的支持。这样才能真正发挥出数字技术在档案管理中的作用,也为事业单位的发展打牢了基础。

2)完善事业单位档案管理系统。在事业单位档案数字化建设过程中,必须充分应用计算机网络,让所有档案得到有效的归集与整理,让传统纸质档案通过数字化形式在数据库内进行存储。而对事业单位新形成的数据来说,要在归集分类后在计算机中存储,通过实行这种管理模式,档案管理能够更加有序进行,也为工作人员调取资料创造有利条件。事业单位在档案数字化管理中,要借助的计算机打造完善的档案管理系统,并充分考虑到实际需求,将所需的各项设备设施确定下来。事业单位应该在内部形成相应的局域网,从而打造具备联网性质的档案存储数据库,让各项档案得到统一存储与管理。

3)加强档案资料安全管理。事业单位实行档案数字化管理后,还要关注对档案资料的安全管理,提高在这方面的关注度。第一,事业单位在建立数字化档案数据库时,应该全面、细致筛选生产厂家与供应商,同时结合自身管理特点与设计标准,将最适宜的设备确定下来,从而为数字化档案提供安全保障,也确保档案资料数据库的作用得到有效发挥[3]。第二,事业单位应该提高对设备使用状况的重视程度,逐步对数字化档案管理软件设施配置齐全,让今后功能升级获得良好的条件,从而数字化档案管理系统才能尽快得到更新。第三,事业单位要充分考虑到档案资料价值,将相应级别保护设施确定下来,避免一些机密信息被不法分子获取,对事业单位各项工作带来不利影响。

4)提升档案管理人员专业素养。事业单位要想促使档案管理数字化建设的高效进行,应该加大对档案管理人员的培养力度,促使其综合素质与专业能力不断提升。通过打造一支素质高、能力强的档案管理人才队伍,才能让各项生产设备得到有效应用,并体现出科学管理理念,也保证工作成效的不断提升。对事业单位档案管理人员来说,应该具备丰富的档案管理知识,掌握必要的技能,能够跟上时代发展的脚步,主动学习数字化技术,在工作中总结经验,解决档案数字化建设中遇到的问题。事业单位要想提升档案管理人员综合素质,可以采取“引进来”与“走出去”的方法,所谓“引进来”,主要是引入一些专业基础扎实、信息素养较高的档案管理人才,而“走出去”则是加强对已有档案管理人员的培训工作。

对事业单位档案管理部门来说应该制定完善的培训计划,从岗位需求出发,让档案管理人员真正胜任工作岗位。在事业单位档案数字化建设过程中,对于档案资料的输入、输出、移交和管理等环节来说,通常需要利用网络完成,此时黑客、木马等档案管理数字化运行威胁较大,如很多机密文件容易在黑客攻击下出现失真与泄露的情况,将严重破坏档案的完整性[4]。进入网络时代后,事业单位档案管理人员要充分意识到档案安全的重要性,不仅要不断对管理体系进行更新,也要注重及时找出漏洞,寻找缺陷,尽快解决,为事业单位档案数字化管理创造更加有利的条件。

4 结语

总之,在数字化背景下,事业单位也要注重对档案的数字化建设,这样能够保证各项珍贵档案资料得到有效管理,也为今后的查询与利用奠定有利基础。对此事业单位领导要在思想上提起高度重视,从当前档案数字化建设现状出发,尽快采取有效的应对措施,主要包括完善档案数字化管理制度,引起先进设备与技术,并培养更多专业档案管理人员。这样才能保证数字技术在档案管理工作中发挥出应有的作用,也为事业单位的发展创造了更加有利的条件。

参考文献

[1]徐凤华.关于事业单位档案信息化建设的几点思考[J].科技经济导刊,2019,27(14):41.

[2]付亚萍.事业单位档案数字化现状及路径探索[J].办公室业务,2018(23):76.

[3]邢萌.事业单位档案数字化建设的路径选择分析[J].办公室业务,2018(20):179.

[4]李美艳.浅析机关事业单位档案管理工作的问题与对策[J].黑龙江教育学院学报,2018,37(09):154-156.

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