论基础建设档案在工作管理中的重要性

王春霞

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-118-01

摘 要 本文以城阳区行政机关建筑的基建档案为背景，利用有关事例，阐述基建档案的重要性，并从建立健全档案管理制度、建立设备档案、强化备案更新意识和信息化管理四个方面探讨了如何加强基建档案的科学管理。

关键词 基建档案 城阳区 工作管理

基础建设档案，简称“基建档案”，是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的科技档案。它不仅反映了建筑物的变化和发展，为建筑物规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也为管理者提供了重要参谋价值，还可以为历史查找、产权查证、经济纠纷等提供依据。

一、城阳区行政机关基建档案背景

城阳区自建区以来，先后建设了行政中心、经贸中心等工程项目。建区初期，行政中心基建档案整理薄弱，各类施工文件、竣工图不规范、不完善，后经多方查找、核对，对其重新分类、整理、编目，确保档案的齐全完整。后来对于经贸中心等工程，提前对工程文件的套数、费用、移交时间等提出明确要求。对工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件进行立卷归档，所形成的档案齐全、系统、完整，并完善规范了案卷目录，归档率达到100%。

二、基建档案的重要性

（一）基建档案是机关行政建筑基本建设的真实记录与历史依据

不仅具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等特点，还具有它独有的特点：成套性、专业性、实用性、滞后性。基建档案真实记录了工程建设的全过程，客观反映了各类建筑物、各种管线的规划、设计、施工等方面的情况，是机关大院建设中形成的第一手材料，也是城阳区发展的真实写照。规范、准确的基建档案是工程进行使用、管理、维修、改扩建的凭证和依据，也为今后的历史查找、产权查证、单位维权以及建筑科研等提供原始凭证。它不仅服务于今天，也有利于未来。

（二）基建档案对行政机关办公条件的维护、改善具有重要意义

笔者亲身经历中有以下事例：

（1）利用档案获得经济效益。行政中心和城阳宾馆一直共用中央空调机组，宾馆改制后，供冷效果得不到很好的保障。经调取文书档案理顺权属关系，调取1995年基建档案换热站建筑施工图，获取独立供冷的可行性。2014年行政中心投资309万元安装了323千瓦制冷机组2台，空调供给实现自主管理、自主供给，节约财政资金40余万元。更重要的是为行政中心办公和会议提供了安全可靠保障，档案的利用产生了很大的经济效益和社会效益。

（2）利用档案解决隐患。在行政中心各项工程维修、改造中，其主要过程和现状等档案记录具有深度保存价值，对于各项工程的施工图，凡因施工时结构、工艺、平面布置发生改变时都重新绘制，确保及时更新、留痕。2014年行政中心实行网络全覆盖，由于运营商的改变，各办公楼的网线需要重新梳理，加上监控布点管线，各线路繁杂，在查找基建档案中的管线分布图后，逐一理顺了管线分布，并根据现实施工情况对各管线分布图进行了重新绘制，施工全过程有据可依，无一处因管线冲突而返工重做。

三、加强基建档案的科学管理

（一）建立健全档案管理制度

制定并落实《建设项目文件归档要求》、《工程交工验收后的文件整理》等一系列基建类档案管理制度，在工程建设管理过程中，采取一系列行之有效的预防措施，使各类工程竣工文件管理工作始终处于可控范围之内，通过定期和不定期检查资料的完整性、原始性、系统性等，对存在质量缺陷和安全隐患的工程提出整改意見，并限期整改，使各类基建档案真正做到了规范、标准、制度化管理。

（二）建立设备档案

建立设备档案是为了更好地了解设备，掌握设备的技术性能，提高维修和管理水平。一是对行政中心换热站制冷换热设备、电力等设备的制造厂家、出厂日期、安装日期、使用日期进行编录。利用cad制图软件对地沟管网走向、各种管线进行绘制。二是对各类设备的定期维护保养记录存档，及时了解维修保养后设备的运行与效果状况，做到有备无患。

（三）强化备案更新的意识

建筑工程并不是永恒不变的，而是不断地改进变化的。以本案例为例，仅2018年就有中央空调系统、换热站系统维护保养、西北消防主管道更换维修等改建工作，而且改建工作大都涉及水电管网的重新布线，如果不在改建时及时备案存档，在今后的基建活动中依旧采用老旧档案图纸，就会遇到管线与图纸不符，影响工程开展。

（四）逐步实现基建档案信息化管理

随着现代信息化技术发展，基建档案管理模式也需与时俱进，相较于传统纸质蓝图档案易损坏、不易复制传输等缺点，实现基建档案数字化管理更有利于基建档案的的查找、利用。将纸质蓝图形成电子版图纸或工程制图文件，更可在工程变更中进行重新修改、备注，并将与建设有关的文件进行电子归档，建立检索目录，在后期档案使用中实现远程传递，提高工作效率。

参考文献：

[1]张敏芝，唐纯茜.浅析医院基建档案管理工作的重要性[J].基层医学论坛，2013，17（7）.