如何做好大型会议和活动的新闻宣传工作

姜海涛

2019年8月27～28日，第十四届城市发展与规划大会在郑州国际会展中心举行，大会主题是“创新规划设计，提升城市活力”。郑州市自然资源和规划局承办了此次大会，这是郑州市自然资源和规划局首次承办的全国性大会。作为大会宣传工作负责人，亲历大会宣传全过程，深刻体会到要做好大型会议活动的宣传工作，事先周密的计划安排，宣传者强大的心理素质、新闻报道重点及现场采访的把控是大会宣传成功的关键因素。

制订详实的新闻宣传预案。凡事预则立，不预则废。此次大会是全国性大会，影响面广，来自国内外上百个城市发展与规划领域从业者，300多位国内外城市发展与规划领域权威专家和知名学者，齐聚郑州。这其中既有国家部委领导、省市领导，又有多位中国科学院院土、工程院院士。做好大会宣传工作必须要制订详细、操作性强的宣传工作预案。为此，我们多次与市委宣传部新闻处负责人，与大会主办方中国城市科学研究会新闻宣传负责同志工作对接、交换意见，事先确定邀请新闻采访媒体范围，明确宣传工作重点、采访程序、重点内容，对接媒体记者采访的各个重点环节和注意事项等，为做好大会宣传工作奠定了良好基础。

抓好关键环节的新闻宣传。这次大会，会期虽然只有两天时间，但会议期间要举办主论坛、分论坛20多个场次，有多场次活动同时交叉举办。为确保大会宣传采访有序进行，我们建立5人宣传工作团队，提前加入第三届中国服务型制造大会媒体群，学习积累工作经验;对每个工作人员都进行了合理分工，明确工作重点。确定了大会四个重点宣传报道环节：一是做好省、市主要领导会见报道;二是做好论坛开幕式报道;三是做好主论坛、17个分论坛报道;四是做好参会嘉宾接受媒体采访。我们将四个重要节点新闻采访工作安排事先通报媒体记者，对每个节点的采访记者合理安排，保证采访记者均衡分布，兼顾到各个环节。

做好应对临时突击任务的心理准备。这次大会筹备从8月5日接受任务，到大会正式举办，准备时间只有21天时间。其中，制作大会宣传片对我们提出极大挑战。按照常规，制作一个大型宣传片时间周期至少2个月。为做好宣传片制作任务，宣传组加班加点，先后准备了三套工作预案，制作了三个版本宣传片。第一个版本是收集了郑州市对外形象宣传片、郑州市城乡规划工作宣传片、郑东新区建设三个宣传片;第二个版本是将5个宣传片剪辑整合为一个宣传片;第三个版本是重新制作鄭州市城市发展规划宣传片。在大会最终确定采用第三个版本时，仅有一周时间，经过连夜加班，完成了宣传片脚本编写、影像拍摄、领导审核等工作，全新制作9分钟大会宣传片，如期在大会主会场、分会场等多个场所循环播放，取得良好效果，得到与会嘉宾好评。另外，在大会召开前一天晚上7点，宣传组接到任务，要在大会主会场摆放宣传展板。为此，我们一边组织人员筹划制作，一边联系有关部门，最终连夜协调郑东新区规划馆搬运20块展板，按时放置在大会主会场。

组织好记者邀请和现场采访管控。这次大会邀请新闻媒体级别高、记者众多，现场采访组织工作难度很大。为此，我们依托、配合市委宣传部，共邀请中央、省市主流媒体24家。与此同时，我们建立了媒体联络微信群，及时发布大会信息，沟通采访内容。在大会前，我们及时组织新闻媒体记者签到，发放采访证件、车辆通行证、会议指南、会议议程等材料。在大会中，积极主动服务记者，及时发布新闻通稿，及时沟通采访事项。中央级媒体新华社、人民网、央视等，省市级《河南日报》《郑州日报》等主流媒体都及时发布大会新闻，各类媒体共发表原创新闻稿件60余篇。河南省人民政府、郑州市人民政府门户网站，省自然资源厅、《资源导刊》微信公众号等也及时刊登了大会消息。另外，应媒体记者的要求，我们还积极协调7名嘉宾，现场接受媒体采访。

在此次大会新闻宣传工作中，整体上没有出现重大的失误，但仍然存在些许不足之处，例如：对工作遇到的困难预计不足，工作出现忙乱;媒体记者现场管控，有脱节现象等等，这些需要我们进一步加强和改进工作，也同时给予广大新闻宣传工作者以提醒。（作者单位：郑州市自然资源和规划局）