信息化视角下文书档案管理工作的创新

吉克辆亮

摘 要：我们现处于一个信息爆炸的时代，每个人都有诸多的信息需要存储和管理，但随着科学技术的不断进步和发展，现代文书档案管理工作也应该符合时代潮流进行一定程度的创新。作为文书档案的管理人员不仅需要从各个角度全面认识文书档案管理工作的性质和特点，还需要应用新时代所提供的新技术和方法进行管理工作的优化和创新，尽可能利用更少的资源和人力提升管理水平。本篇文章就针对信息化视角下的文书档案管理工作创新内容进行简单探究。

关键词：信息化视角;文书档案管理工作;创新

当代社会靠着信息化技术不断推进经济的发展和社会的进步，有效的对于所有信息资源进行了开发和存储。而档案储存作为所有信息资源当中比较重要的一个部分，在信息时代也更应该利用信息化技术来进行合理创新。文书档案主要是记录了从过去到现在所有企事业的发展历程。我们虽然处于信息爆炸且科技迅速发展的时代当中，文书档案的管理工作仍然受到了一定的限制和约束，所以急需我们对于文书档案管理工作进行创新，从现代化的视角下不断推动文书档案的管理工作，使其档案的价值能够得到更大程度的体现[1]。

一、文书档案管理工作的意义

如果我们在信息爆炸的时代下，能够巧妙的应用电子和信息的技术手段对于所有文书档案进行收集、管理和分类，逐步向文书档案管理的信息化迈入，那么对于当今企事业的意义是非常重大的，能够极大提高文书档案管理的现实利用价值。

首先，信息化管理文书档案能够减轻档案管理的难度。由于信息内容繁杂且量较多，所以在进行文书档案管理工作时是比较繁琐的，如果能够使用信息化的档案管理系统，那么就能够更加有效的对于各个种类的档案进行整体的把控和细节的分类，极大的减轻管理工作人员在对于档案进行管理时的操作难度。

其次，信息化管理文书档案也能够使文书档案管理工作更加科学。利用互联网技术对于文书档案进行管理，可以在高效水平下实现各类档案之间的数据衔接和转换，也可对于不同形式的文档进行识别、查询和储存。在实际应用过程当中，极大发挥了其科学性[2]。

最后，信息化管理文书档案也能够充分发挥档案管理的价值，大幅度提高文档管理信息的利用率。通过信息化的技术手段对于文书档案内容进行管理，可以在较高识别率的基础上提升文书档案内容检索效果，并且支持多样化的查询和搜索任务，还能够实现不同类别文书档案之间信息的关联查找。这些灵活的利用方式对于企事业今后利用文书档案都是能够起到很大帮助作用的。

如果能够有效的提高文书档案管理工作的能力，也能够更好的在实际工作当中促进文书与档案工作进行衔接，建立起周全且高效的管理制度也能够为后续利用文书档案提供便捷性。在单位需要为某些决策提供依据时，优质的文书档案管理就发挥了巨大的作用。

二、信息化管理文書档案的创新方法

（1）建立一套完整周全的档案信息化管理系统

由于当前信息技术的应用范围非常的广泛，所以我们想要对于文书档案进行信息化管理，应该要全面利用自动化的办公方式，例如打印机、复印机、电脑等等。让这些设备提高我们对于文书档案的管理效率，同样在使用这些信息化设备的同时，也可以学习利用其对于文书档案进行信息化加工的能力。借助信息技术构建周全的档案信息化管理系统，实现文档管理的实时性、完整性和可操作性[3]。并在实际工作过程当中鼓励管理员工尽快学习和掌握信息化管理系统的操作。

（2）建立较为专业的文档管理工作团队

在建立好信息化管理系统的基础之上，还需要一支专业的队伍来对于信息进行归纳和整理。由较为专业的人士进行针对性工作，能够尽可能提高文档管理工作的效率和质量。一定要确保拥有计算机操作能力的专业人士进行档案的信息化管理。所以在档案管理的过程当中，应该要对管理人员进行一系列知识内容的培训，例如信息技术知识和信息技术操作方法及规程等等，尽可能的提高管理人员的专业度和档案管理工作能力，并提升管理人员的职业素养。将文书档案管理交由专业团队进行操作才能够实现信息化文书档案管理工作的持续性发展。

（3）加强涉及文书档案管理工作当中各部门之间的沟通与协作

文书档案管理过程当中所涉及的部门是比较广的，只有各部门之间拥有较流畅的协作度和高效的协作效率，才能够确保文书档案管理过程的高效性[4]。可以建立起专门的监督管理团队，对于文档管理工作进行监测，将管理过程当中出现的意外情况和问题进行分析并提交给团队，以便于后续对于问题进行解决和管理工作的完善。一定要在不断的交流和沟通过程当中，优化文书档案管理的工作模式和管理制度，以确保文书档案管理工作环境的安全性和数据的完整性。

结束语

在当今信息技术不断高速发展的社会环境之下，繁杂的文书档案管理工作更应该要适应社会的发展而做出创新的改变，这同样也是数据化时代和信息数据化趋势对于文书档案管理工作所提出的要求。首先建立起全面的管理制度，然后再操作过程当中不断完善和优化，使文档管理工作信息化顺利的开展。

参考文献

[1]李巍巍. 浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[C]// 决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会. 2016.

[2]王洋. 基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J]. 现代商贸工业， 2019（19）：60-60.

[3]刘晓艳. 浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J]. 办公室业务， 2017（12）：158-158.

[4]崔扬. 浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[C]// 决策论坛——决策理论与方法研究学术研讨会. 2016.