信息化时代高校学生档案管理工作发展对策

丁俊芳

摘 要：随着社会经济的不断发展，当今信息化技术也在不断提高，使人们的生活和工作发生了翻天覆地的变化。在高校的学生档案管理中，也要充分利用现代化信息技术，提高档案管理的效率，实现档案资源的共享机制。本文分析了高校档案管理工作的现状，并针对存在的问题，有针对性地提出解决对策，希望对高校档案管理工作的发展提供绵薄之力。

关键词：档案管理;信息化;高校学生

一、高校学生档案管理工作的现状

（一）部分档案管理人员对档案管理缺乏较完善的认知。很多档案管理人员只是注重档案的保管工作，不知道如何利用档案。究其原因，主要是管理人员年龄偏大，习惯采用传统的管理模式，对电脑操作不够熟练。还有一部分档案管理人员，不愿意去学习新的信息技术，安于现状，人为地阻碍了档案管理工作信息化的发展。

（二）对档案工作的投入不够。在一些高校中，学校领导只重视科研和教学工作，认为档案管理只是后勤工作，部分学校不愿意在档案管理上投入太多的财力、人力、物力，导致档案管理部门每年只能动用很少的资金，不仅不能进行基础设施建设，信息化建设更是“一纸空谈”。

（三）档案管理人员流动性较大。由于档案管理工作相對枯燥单调，某种程度上不如其他岗位晋升空间大，部分管理人员人为发展前景小，工资增长慢，导致工作积极性低，使得档案管理队伍流动过于频繁，人员流动性大，思想不稳定，给管理工作带来了一定的影响。一些高校为了甚至将非专业的“闲杂”人员配置到档案管理部门，这极大地阻碍了档案管理的发展。

二、高校学生档案管理工作存在的问题

（一）信息化建设基础设施过于陈旧。目前，高校学生档案管理信息化建设虽然有一定的发展基础，但学生档案的整体信息化发展和管理目标还不太明确。在一定程度上，高校学生档案管理水平难以实现真正提高。

（二）高校学生档案信息服务内容不完善。许多高校学生档案管理部门都配备了计算机设备，但这些设备只能提供一些简单的用户信息查询、浏览等基本业务，综合利用效率水平不高。

（三）信息技术资源建设滞后。高校学生档案信息系统数据库中存储的数据种类繁多，许多硬盘设备存储容量有限，无法有效满足海量档案信息资源的存储。

三、高校学生档案的信息化建设策略

（一）建立明确的管理职责制度。为了促进档案管理的科学化发展，学校领导要重视档案管理工作的有效开展，要把档案管理工作规划到学校的管理工作中去。促进档案管理与其他工作相结合，同时根据档案的内容和特点，合理开展层次划分和信息化建设规划工作，形成全面的档案建设体系。

同时，要根据档案管理的现状，完善管理制度。为促进档案管理信息化建设的发展，高校需要根据国家制定的《高校档案信息建设对策》，优化和完善自身形成的档案管理体系。完善各种信息系统建设，为实现信息化档案管理奠定坚实基础。

（二）实现电子档案与文件一体化建设。开展档案信息化建设，首先要实现档案一体化的目标，提高管理的先进水平。计算机信息技术的基本条件是硬件和软件。通过实现全面的网络管理，可以提高档案信息管理的效率。所谓文件一体化建设，是指利用计算机网络对档案进行处理和归档，保证电子文件的完整性。从文件信息的生成到归档，整个过程都需要档案管理人员的监督。在监督过程中，文件档案的管理可以由不同的人员来完成，职责明确，分工制度明确，实现电子档案与文件的一体化建设。

（三）制定出适应高校改革和发展的档案管理制度。为了制定出适应高校改革和发展的档案管理制度，必须加强对档案信息资源的开发和利用。首先，要充分利用现代化信息技术来对档案进行分类。根据档案的不同类型，针对现行的文件进行扫描和存储。其次，要建设各种信息资源，合理利用计算机信息技术。档案目录数据库的建立，促进了档案资源的层次划分。根据档案的时效性和重要性，建立档案子数据库，更好地查找和利用档案。三是开展全文档案数据库和多媒体数据库建设。针对各类档案，建立相关档案数据库，在学校实现档案查询和共享机制。四是电子档案的归档管理。档案管理部门要根据档案管理的实际情况，加强电子文件的归档、登记、保管和管理。最后，提高档案利用率，推动电子档案成为学校档案管理的重要途径。

（四）加强档案管理人员的培训。高校档案管理必须与时俱进，适应社会发展趋势。因此，有必要引进技术能力强的档案管理人员，建立一支高素质的档案管理队伍。组员应包括专业档案管理人员、网络信息技术人员等，为促进管理人员和技术人员具有创新思维和广阔视野，有必要对他们进行针对性的培训。通过培训教育，提高员工的技能和能力，促进员工熟练使用计算机设备、档案管理软件等。最后，还要将员工的工作效果和培训效果与薪酬奖励和晋升相关联，以此来提高员工的积极性。

结束语

综上所述，档案是高校的重要资源。随着时代的发展，传统的纸质档案管理模式已不能适应时代的发展。在信息技术背景下，档案管理工作要抓住信息时代带来的机遇，积极探索和创新管理模式，提高管理工作的效率和质量，突破传统档案管理工作的局限性，与时俱进，实现档案管理工作的最大价值。同时，实现档案管理的可持续发展，也能促进高校的发展。

参考文献

[1]万玉侠.高校档案管理信息化的实践探究[J].科学大众（科学教育），2019（03）：130.

[2]魏晓琳.新时代高校档案信息化建设实证研究——以辽宁金融职业学院为例[J].城建档案，2019（02）：31-33.

[3]姚丽丽，邢艳娟.基于大数据时代高校档案信息化建设的探究[J].辽宁高职学报，2019，21（02）：98-101.

[4]刘贵宾.高校档案管理工作的现状与对策[J].课程教育研究，2018（35）：249-250.

[5]姚树静.信息技术背景下的高校档案管理改革研究[J].山东工会论坛，2017（6）：103-105.