谈谈电子档案管理中个人隐私权问题

谷潇

随着电子档案的广泛普及，在改变档案信息收集、整理、贮存、传递、利用的传统模式的同时，也使隐私权保护呈现出新的特点。网络本身的安全性并不十分可靠，这是档案信息网络化服务进程中一个极为重要的问题，这也从客观上推动了我们对档案信息（网络化）服务中的隐私权保护问题的探讨。

一、档案信息服务中涉及的隐私权问题分析

在电子档案信息服务中保护隐私权的意义不仅仅在于维护当事人的合法权益，而且在于为档案事业的发展营造良好的社会氛围，推动档案信息化进程，促进档案社会价值的发挥。

（一）个人资料收集中的隐私权问题

隐私权保护问题在传统的个人资料收集过程中并不太引人注目，但在网络化的今天，档案馆通过网络收集个人资料变得快捷化、自动化、详细化，隐私权问题相对也就更加突出。比如，档案网站在接受访问时往往要求用户提供若干个人资料，包括年龄、性别、身份证号、职业、收入、工作单位、研究方向、联系电话、传真、电子信箱等;档案网站可以利用一些追踪软件来持续掌握用户的网上行为，判断他们的档案信息消费特点。

档案网站采用先进的技术手段收集个人资料并非出于恶意，目的是通过对个人资料的分析与挖掘，找出可能连用户自己都没有意识到的档案信息消费习惯或消费需求，改进服务工作，这是网络环境中档案信息服务和信息产品开发“量身定制”的个性化、多样化的要求。但是，档案网站在用户毫不知情或无可奈何的情况下（例如有的网站拒绝为不提供个人资料的用户服务）收集个人资料，就会侵犯用户对其个人资料的占有权和支配权。

（二）个人资料传输和贮存中的隐私权问题

档案信息传输和贮存过程中所涉及的隐私权问题，主要出现在档案信息网络化过程中。

網络本身的安全性并不十分可靠，这是档案信息网络化服务中可能产生隐私权问题的又一个原因。由于技术的不完善，第三方（如“黑客”等）对当事人隐私权的侵犯既可以发生在档案馆与用户通过网络传送个人资料或不同的档案网站之间共享个人资料的某个环节，也可以发生在档案网站贮存个人资料的过程中。比如，第三方可以直接侵入档案网站的用户数据库，观看、篡改、传播个人资料，如果这种行为是出于恶意，那么当事人的隐私权无疑将受到极大的威胁。

（三）个人资料利用中的隐私权问题

不恰当地利用个人资料是档案信息服务中可能产生隐私权问题的第三个原因。

档案利用与隐私权保护之间存在着矛盾，档案利用必然涉及到公民的隐私权保护问题。如果涉及隐私的档案被自由利用，就可能导致政治与经济活动的混乱，使社会公民产生生活危机感，给社会的安宁团结带来不利因素。因此，如何认识和正确处理好档案利用与保护公民隐私权问题，是档案利用工作在改革开放过程中的一个重要课题。由于这种侵权往往涉及到档案馆的管理职能及档案馆对个人资料的常规使用，所以控制和防止此种侵权的困难较大。比如，档案馆将用户为了特定的目的提供的个人资料出于业务需要用于未经授权的另一目的上，包括但不限于向别的档案馆提供该资料，且未限制该档案馆对个人资料的合理使用——虽然这种利用个人资料的方法对用户的合法权益并无损害。

二、档案信息服务中保护隐私权的对策

做好档案信息服务中的隐私权保护，档案界和档案馆还应采取以下对策：

（一）制定档案行业的隐私权保护政策

1997年9月27日，国家档案局、国家保密局联合颁发了《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》。该文件对于有效预防在档案开放利用工作中发生对个人隐私的侵权，起到非常重要的作用。各级各类档案部门以此项规定作为政策指导和保障，结合各自实际馆藏状况，制定了相关的规章制度，收效显著。不仅如此，档案学会和档案馆也应制定本行业的网络隐私权保护政策，并在网站主页的显著位置予以明示，内容包括：告知网站收集个人资料的目的、方式、范围;对个人资料提供保密和安全措施的承诺;告知用户的请求阅览权、补充修正权、删除权、诉讼权等以及相关免责条款。

（二）加强对个人档案隐私权的管理与技术保护

1.在档案管理中采取措施

这是合法利用档案信息的前提条件，要求对涉及公民隐私权的档案进行鉴定与区分，使之与一般档案区别对待，分开保管，做到有关档案的完整、安全和保密。目前，档案法规对涉及公民隐私权档案的划分并不十分明确，在实际工作中不易操作，这种状况亟待改善。

利用者在利用涉及隐私的档案时，只限于达到既定目的，当按规定获得了对档案的利用权后，可对这些档案进行阅览、复制和摘录，但不得将其以现行档案法规中明令禁止的形式对外公布，不得擅自传阅、散布、发表这些涉及他人隐私的档案内容。档案工作者有必要在提供档案信息服务过程中向利用者说明有关注意事项。

2.网络化过程中的保护手段

相对于传统的纸质档案而言，在档案信息网络化过程中，可以采取的技术保护手段可谓多种多样。现在已经有了Cookies软件管理工具、个人隐私偏好平台（P3P）、加密软件、自动删除个人资料软件等由用户自己保护个人资料的技术。档案网站保护个人资料的技术也有很多种，比如：档案馆为了禁止未获授权的人截取或查阅个人资料，可以通过设置本网站运行的服务器，自动使电子邮件传输到一个预先指定的服务器目录机密邮箱，只供获得授权的人查阅。

（二）提高档案馆保护隐私权的自律性

“自律”是档案馆保护隐私权的一条重要原则，即通过档案馆采取自律措施来规范自己在个人资料收集、存贮、传输利用中的行为，达到保护隐私权的目的。

档案馆应开展档案开放利用的鉴定工作。组织鉴定小组及时鉴定需要开放利用的档案，着重分析档案涉及隐私的内容和本馆档案的类型，从而确定哪些档案涉及个人隐私，属于控制范围。对个人资料的重要程度划分等级，以决定采取不同的保护措施。

档案工作者要注意保护他人隐私。档案工作者更要注意保护他人的隐私，不能因好奇心或别有用心地把馆藏档案中涉及个人隐私的内容泄露于众，否则是极不道德的，也是违法的。这就要加强对档案工作人员职业道德的规范和约束，强调对服务对象隐私的保护。

在档案信息服务中保护隐私权的意义不仅在于维护当事人的合法权益，满足公众对社会信息公开化需要的同时保障其隐私权，而且在于为档案事业的发展营造良好的社会氛围，推动档案信息化进程，促进档案社会价值的发挥。

（作者单位：山东省济南市莱芜区综合行政执法大队）