提升基层组织档案管理工作质量及创新思路

吕文慧

摘 要：由于我国档案工作受重视程度不高、档案管理手段落后，档案管理工作发展滞后，档案管理在医院管理中尚且应用不足，对于党建工作来说，档案管理更是空谈。本文综合分析档案管理在党建工作中的重要性，提出了在基层党建工作中加强档案管理的相关对策。

关键词：基层组织 档案管理 工作质量 创新思路

基层组织档案是国家档案资源必不可少的重要组成部分，是构建世界记忆大厦，国家、社会和民族记忆大厦所必备的主干和骨架类材料。如果对基层组织的档案工作放任自流，势必严重影响国家档案资源的质量和信息覆盖面，就会在档案事业发展历史的某一环节留下一个空白。

一、基层组织档案管理存在的问题

1.思想意识淡薄。基层组织是社会发展组织的最小单位，在维护社会稳定、加强基层组织建设方面发挥了较好作用。基层组织工作内容比较杂，涉及百姓的衣食住行，在很多人眼里都是小事情，没有什么留存价值。而基层组织管理人员没有档案管理意识，重基层组织经济建设，轻基层组织档案管理工作，认为基层组织档案工作没有为基层组织创造经济效益，没有认识到其重要性，没有将基层组织档案管理纳入基层组织经济发展的管理范畴，对基层组织档案重视不够，使基层组织档案管理混乱。

2.基层组织档案管理制度不健全。完善档案管理工作制度是做好档案管理的前提，基层组织涉及的工作较多，但对档案管理没有统一的规章制度，使各部门不能依章办事，按时归档，对档案资料管理没有操作的抓手，对归档方式、归档时间没有明确认识，势必造成归档资料不全、不及时，整理不规范，使档案不能较好地发挥其应有的作用。

3.基层组织档案管理基础条件差。由于档案管理受重视程度不够，大部分基层组织对档案没有投入一定的硬件设施，档案保管基本是保存在部门，而部门年年资料都很多，在使用当年资料的同时常常忽视原有档案的保管，遗失、霉变、破损的现象较多。

4.基層组织档案管理人力不均。目前，随着机构改革的推进，精减机构，优化人员组成，大部分基层组织基本采用的都是一人多职，使基层组织干部在完成本职工作的同时，很难保证其有更多精力兼顾基层组织档案的管理工作。而条件相对好些的基层组织返聘一些离退休职工来做档案管理工作，但由于培训不到位，很难对档案材料进行规范地收集、整理，使档案归档质量不高，更无法适应档案管理发展。

5.基层组织档案管理质量要求不高。基层组织档案管理工作是基层组织建设的一部分，需要经常管，经常抓;而基层组织对档案管理质量没有明确的标准和要求，致使档案资料虽然存在，但是质量不高，档案资料没有经过鉴别去伪存真，胡子眉毛全都有，分不清重点。

二、档案管理工作的创新思路

1.观念创新。随着信息化时代的来临，对档案管理工作要有所创新：在思维上创新，改变过去传统方式，对工作档案内容提前了解，关注内容的留存价值，能确保档案的齐全和质量。在单位文化上创新，通过思维创新，改变工作方式，通过整理档案资料，规范管理各项工作，形成有特色的企业文化。在工作效率上创新，通过提升档案的利用率，逐渐提高档案管理的时效，确保查询档案的及时性，使档案管理与信息化发展同步。

2.制度创新。制度建设是有效提升工作质量的前提。根据单位发展的需要，制度制定要有前瞻性，要审时度势地研究制定一套可行、规范的档案管理规章制度，使档案管理满足标准化发展要求。各科室要结合自身专业特点，制定部门档案管理考核机制，列入科室绩效考核行列，使考核制度奖罚分明，提高职工档案整理的积极性。

3.方法创新。档案管理质量直接关系着单位整体形象，改变传统的档案管理方式，建立电子档案管控系统，实现信息资源共享。但在管理方法上要注意保密，档案管理系统要设置管理权限，统一管理，以防信息被盗。

4.人员素质提升手段创新。档案管理质量关键在人，条件允许的单位可以引进专业人才。加强档案管理人员的素质培养，加强新技术、新思想的培训，要允许档案管理人员申报职称，使档案管理人员主动学习档案管理相关知识，为各单位培养复合型人才莫定基础。

三、提高基层组织档案管理质量的办法

1.提高档案管理重要性的思想认识。首先要加强领导的思想认识，只有领导重视，才能够在日常中多强调、多检查、多提高。其次，要加强各部门思想意识的共同提高。基层组织档案来源于各部门，只有各部门加强档案管理的思想意识提高了，才能确保档案归档的完整。另外，要加大宣传力度，大力宣传《档案法》，通过发放宣传单的形式，让广大职工了解档案管理的重要性，从而提高广大职工参与档案工作的积极性和思想意识。

2.依照管理办法实施档案管理。基层组织要制定切实可行、有操作抓手的基层组织档案管理办法，制定档案归档范围、归档时限、归档办法、借阅程序、档案销毁等标准，使各部门和档案管理人员有法可依，档案管理工作有章可循。

3.坚持档案规范管理。为规范档案管理水平，基层组织档案工作要实行统一领导，集中管理。要形成基层组织领导任组长的基层组织档案管理领导小组，将基层组织档案工作纳入基层组织工作计划里，并配备专兼职档案管理人员，明确职责任务和工作标准，解决好档案管理用房、基础设施等硬件，使基层组织档案管理与基层组织重点工作有机结合，协调发展。

4.抓好日常档案管理的培训工作。从目前基层组织档案管理来看，档案管理人员素质参差不齐，通过“送出去”，使其参加各种专题培训班或以会代训，学习档案管理专业知识。也可以“请进来”，邀请上级档案部门或档案管理专业人士为档案管理人员现场教学，现场把脉，找出基层组织档案管理的不足，提高档案管理的水平。

5.创新档案服务理念。基层组织档案是为基层组织服务的，档案管理人员要改变观念，在服务方式上主动作为，及时整理基层组织热点资料，随时为基层组织职工群众提供服务。在服务手段上，开通网上查询、网上政策解读等便民服务，使职工群众随时随地了解基层组织的发展变化。

6.对基层组织档案微观管理的服务。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。基层部门要把全体人员的思想首先统一起来，在此前提下，提高对于档案管理工作的认识，对于档案工作人员要足够的重视，而档案管理的工作人员也要从自身做起，不断学习先进的档案管理知识，对本部门的档案惊醒系统的区分和整理，进而提高自身的服务水平，使本部门的档案管理工作能够不断的进步。

7.提高档案工作中的科技含量。美国在圣路易斯州设有全国人事文件中心，所有的检索工作都已经实现自动化，人员的各种数据、案卷编号和库房位置都已输入电子计算机，随时可以根据需要提供各种人才信息，找到所需要的各类人才。随着计算机和网络技术的发展，现今发达国家在人事档案工作中投入的科学技术含量越来越高。尤其是美、加、瑞士等国家，硬件上采用缩微技术，甚至是激光技术来存储人事档案，既保护档案原件又方便提供利用;软件上不断地开发人事档案管理软件系统，使人事档案管理实现数字化、网络化。

结 语

总之，档案资料对于公立医院党建工作的扎实有效的开展具有重要意义，在医院的党建工作中，应当提高对档案管理的认识，充分利用档案资料为党建工作的开展提供有效的参考消息，为组织工作、政治决策等提供有效依据。

参考文献

[1] 王媛媛。利用档案资源服务党建工作[J].吉林省教育学院学报：学科版，2009，03（60）：211-212.

[2] 裴育红，芦静。档案资料在基层党建工作中的作用[J].兰台内外，2011（05）：125-126.