浅议新常态下现代文秘与档案管理工作的创新举措

刘燕

摘要：作為大中型国有建筑企业机关的文秘档案管理，本人在14年来的工作中，几乎天天都与文秘档案流程打交道，见证了现代文秘与档案管理工作的发展，变革历程，可以说对文秘与档案管理工作独有情钟。那么，如何找到现代文秘与档案管理工作的有效结合点，完成档案管理赋予新的使命，提升新常态下文秘与档案管理工作的业务技术素质与操作技巧，商讨与增订新常态下现代文秘与档案管理工作的创新举措，这乃是本文提出磋商研讨的初衷与出发点。

关键词：档案管理；文秘；创新举措

1打开眼界，纵观新常态下档案工作所面临的新机遇

1.1文秘档案管理与提升本行业在市场经济竞争力中的新机遇

文秘档案管理工作对国企现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。其目的是立足于国企现代化管理的现状，吸收和借鉴优秀的文秘档案管理工作研究成果，不断适应文秘档案管理工作的新形势，指导国企的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大文秘档案管理人员工作热情之目的。

1.2数字化、网络化的深入发展与文秘档案管理发生质变的新机遇

随着数字化、网络化的不断深入，文秘档案本身也发生了质变。档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。

1.3档案管理由微机加软件的老办法与适应档案网络化发展需要的新机遇

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是目前的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。

2开拓思路，分析文秘档案工作需要解决的疑难杂症

2.1要在服务观念上拓宽视野

档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的基本因素。就档案服务来说，一是要真正树立市场经济意识，特别是知识经济的意识。二是要全面认识档案的利用价值。不断丰富馆藏，提供给利用者为现实服务。三是重视和加强对利用者的研究。不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求。

2.2要在服务范围上增添办法

随着档案工作的发展，档案服务范围和内容不断扩大，从编史修志到历史研究，从证明年龄身份到处理经济合同、刑事犯罪案件等，作用越来越大，应用的范围越来越广。要在档案服务的范围上想办法，特别是要增强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性。

2.3要在服务机制上放开手足

档案工作服务机制只有放开手足，档案工作才能生机勃勃，档案部门的服务水平，才能随着形势，任务的变化发展得到不断提高。随着高新技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，利用范围越来越广，我们的服务方式也应随着形势的变化不断创新，要在服务机制上放开手足，才能使档案服务真正走进社会，走近群众。

3注重调研，增订新常态下档案管理工作主要创新措施

3.1抓调研，在工作思路上创新

调查研究是谋事之基、成事之道，是一个档案部门领导者应具备的基本功。档案工作要创新，就要大兴调查研究之风，调研出思路，调研出对策，调研出成果。通过调研开拓视野、掌握实情，通过调研形成科学的认识，并在实践中大胆实验，形成创新的成果，以达到加强和促进文秘档案管理工作发展的目的。

3.2抓服务，在服务意识上创新

增强服务意识，档案工作就有了市场，收集工作要改变过去“坐等收集”为“主动收集”，如“一事一案”要形成制度，同时要从分公司等基层档案室抓起，变一家的积极性为千家万户的积极性。整理工作要改变过去先收后整为边收边整，并重点放在基层档案室进行，使档案归档工作从源头抓起。查阅利用工作要改变过去“等客上门”为“主动送信息上门”。

3.3抓队伍建设，在知识技能上创新

作为信息产业组成部分的档案工作，急需高素质人才。就目前情况来看，档案部门引进人才的能力不强，还必须走“自我提高、自我发展”的道路，通过各种培训和研讨活动，采取“请进来”“走出去”的办法，开阔眼界，扩展视野，更新知识，提高技能，尽快培养一支新型的高素质档案干部队伍，以适应新形势的需要。

3.4抓特色，在馆（室）藏结构上创新

客观地说各部门、各分公司工作业务千差万别，所形成的档案也各具特色。建立各具特色的档案结构体系，应该是完全可能的。就目前情况来看，丰富档案内容应从机关文书档案为主体的基础上加强专门档案的建设，加强专业档案建设及“声像档案、电子档案”等不同载体的档案建设。

（作者单位：四川省第六建筑有限公司）