电力工程建设总承包项目档案全过程管理分析

2019-10-08 05:26王博
神州·上旬刊 2019年9期
关键词:档案管理

王博

摘要:近年来,我国电力行业发展态势良好,电力工程施工量不断增加,电力工程建设总承包项目汇总时会有大量资料与数据存在,给档案管理工作带来一定难度,基于此,本文以总承包项目档案管理作为研究对象,结合档案管理的特点,分别从事前阶段、事中阶段与事后阶段阐述总承包项目档案的全过程管理。

关键词:电力工程建设;总承包项目;档案管理

引言:

电力工程建设项目中,对于总承包项目需要进行档案的全过程管理,要求参与建设工程的各部门相互合作,将自身的档案资料收集与管理,通过有效汇总,发挥总承包项目档案全过程管理作用的最大化。工程总承包方,在档案移交与管理中以顾客为中心,为业主带来方便,将文件的来源、形成、涉及内容明确,做好档案分类与编号。

1.工程总承包项目档案管理特点分析

分析工程总承包项目的档案管理特点,具体体现在以下两方面:(1)档案管理内容较杂,管理范围比较宽泛。电力工程建设项目中,总承包方需要承担较多义务和责任,大量档案资料会出现,例如电力工程建设项目立项文件、机械设备与材料方案、招标方案以及工程竣工验收等。(2)总承包项目档案管理的参与单位较多。这项工作不只针对一个部门,而是要电力工程建设相关部门共同协作,通过协调与参与,完善各自的管理任务。一般情况下,总承包方需要对各个分承包方进行档案管理分配和指导,突出总承包项目档案全过程管理工作的完整性与协调性[1]。

2.电力工程建设总承包项目档案全过程管理

2.1前期准备阶段的预先谋划

2.1.1重视档案管理工作

电力工程项目档案管理中,工程档案尤为关键,这是项目建设与改造中的重要参考资料。这些档案中记录了工程建设实际情况,为项目建设、后期维修和治理提供了重要参考和资料支持,是不可再生的宝贵资源信息。对此,要求有关人员加强对档案全过程管理的重视,并从以下几方面入手,做好总承包项目前期阶段的准备工作:(1)提高各部门领导人员对档案全过程管理的重要性认识。档案管理工作涉及到规划部门、设计部门、施工部门,要求各部门领导人员提高对总承包项目档案全过程管理的正是,做好档案分配与管理的任务分配,并将责任落实到个人。(2)提高各部门人员的参与意识。电力工程建设中的档案包含多个单位和承包方,项目管理中也会形成各类档案资源,要求各参与方强化档案整理,保护档案资料不丢失。(3)提升档案管理者的认识。要求档案管理人员提升管理水平,应用先进的计算机系统,合理保存档案,做好档案的存档工作,借助大数据与云计算平台,为电力工程建设档案全过程管理提供帮助[2]。

2.1.2创建完善的档案收集工作机制

在每一项总承包项目档案管理工作标准程序中,加入归纳机制,将档案收集整理和资料移交例如档案管理工作考核中,使档案收集成为一项常态化工作。这样做可以让档案管理更加规范化,应用有效的控制措施确定档案收集程序,无论是档案借阅还是查阅都要有相应的管理记录,以此保证档案的完整。建议创建档案管理考核机制,将总承包项目档案管理工作纳入其中,实施责任制管理方式,一旦档案发生问题将严格追究相应责任。

工程项目档案管理系统,针对企业在档案业务过程中的收集、管理、保存和利用提供必要的自动化、智能化管理手段,为企业档案规范管理提供支持。系统支持在线移交、在线收集、离线采集等多种收集方式。为适应各单位不同的整理方式,系统提供集中整理、分散整理模式以及组卷、装盒等整理方式,并满足项目级管理需求。通过3D库房模拟,档案员不仅可以更直观管理和利用档案,而且能够进行库房检查,温湿度监控等。

2.2项目实施阶段的实时监控

电力工程建设中,需要将档案管理工作融入到项目建设范围中,并将其与工程施工质量融为一体。要求总承包方严格控制施工进度与质量的同时,还要同步检查档案管理情况,做好单向工程验收工作,检查档案归档之后的完整情况,对档案展开系统化检查。总承包方也可以特别创建档案全过程管理体系,将网络化与信息化管理方式融入其中,应用档案编码系统,将档案案卷信息编入系统数据库,管理人员通过网络平台可以对档案进行网络化全程监控。这样做可以及时发现问题,并在最短时间范围内解决问题,保证档案内容的完整性。

2.3竣工阶段的档案管理

电力工程建设项目总承包方需要将日常项目档案及时汇总,整理之后修改档案内存在的问题,按照我国档案行政部门和电力行业要求做好档案专项验收工作。如果档案验收中发现了问题,应立即完善档案管理质量,移交档案之前做好修正工作。工程项目竣工后,总承包方需要按照合同要求,将所有档案移交处理,并且办理相应的交接手续,根据本部门的要求移交档案。移交之后,总承包项目档案全过程管理工作正式完成。

總结:

总而言之,电力行业的工程建设质量关系到人们的健康与安全,总承包项目档案全过程管理尤为关键。要求总承包方将电力工程建设资料进行收集与整理,并将其融入项目建设施工中,将档案管理工作落实到各个参与方和管理人员,强化责任意识,应用信息化档案管理系统做好档案的收集与整理,保证档案的完整性和精准性,形成统一化总承包项目档案体系。

参考文献:

[1]吴艺红.电力工程建设总承包项目档案全过程管理分析[J].企业改革与管理,2018 (23):36+162.

[2]荣华,孟彦敏.分析电力工程建设总承包项目档案全过程管理[J].科技展望,2016,26 (05):184.

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