基于新形势下如何做好企业单位文书档案管理工作分析

单军

摘要：尽管文书档案管理工作的有效落实对于促进企业单位持续健康的发展有积极的促进作用，但现阶段个别企业单位所落实的文书档案管理工作还不够完善、科学、合理，导致其不符合新形势要求。基于此，本文将立足于文书档案管理，着重分析新形势下企业单位文书档案管理面临的困境，进而探讨新形势下如何做好企业单位文书档案管理工作，并提出可行性意见。

关键词：新形势;企业单位;文书档案管理;困境

客观来说，企业单位文书档案管理是企业管理的前提和几乎从，只有科学合理的落实文书档案管理工作，才能保证文书档案资料的质量，使之真实的反映企业各个部门、各个环节的实际情况，彰显企业发展历史，以便企业领导及管理层反思和总结发展经验，为后续企业良好生存与发展提供参考意见。所以，面对现阶段个别企业单位文书档案管理存在问题的情况，应当探究行之有效措施来解决问题，改变现状，使文书档案管理符合新形势的特点，更好的服务于企业。

一、我国文书档案管理工作的背景

一个国家的发展过程是文书档案的主要内容，国家的档案记录工作在任何阶段都不停的进行着，它完整的记录我国每一次发展和改革。而深入了解我国文书档案记录，它主要是以时间为轴为准来逐一记录我国所发生的重要事件，并以档案的形式封存。但因这项工作是人为操作的，所以在具体操作的过程当中可能受到某些因素的影响，导致一些历史性档案遗失，这意味着我国失去了宝贵的历史资料[1]。因此，在新中国成立之后越来越重视文书档案管理工作，意在更好的保护和使用文书档案资料。

二、企业单位文书档案管理工作有效落实的重要性

立足于企业单位，对其文书档案管理工作加以了解，它来源于企业单位日常行政活动中产生的大量文件和资料，以档案的形式存储。可以说，文书档案是一个企业单位发展历史的体现，对于企業单位反思和发展都具有非常重要的意义。所以，高度重视并且有效落实文书档案管理工作是非常重要的，具体来说主要体现在以下两方面，即：1）文书档案是一种重要的信息凭证。做好文书档案管理工作，就意味着能够更好的保证信息凭证的使用价值，方便企业单位随时查看和利用信息凭证来反思和总结历史经验，探讨未来发展路线[2];2）提高企业单位的管理水平。在市场经济环境不断变化的背景下企业单位的发展存在诸多变数。而高度重视并且有效落实文书档案管理工作，做好文书档案资料的收集、整理、分类、保存，提高文书档案资料的质量，那么文书档案资料的使用将客观的反映企业实际情况，包括企业内部环境、企业外部环境以及企业面临的困境等等，促使相关管理人员能够有针对性的规划和部署各项管理工作，真正提高企业单位的管理水平。

三、新形势下企业文书档案管理工作面临的困境

基于以上内容的分析，无论是从理论还是从实践的角度来讲企业单位文书档案管理工作的有效落实都是非常有意义的，为促进企业单位持续健康的发展创造条件。但立足于现实层面，从新形势的视角来考察企业文书档案工作，发现该项工作面临困境，具体表现为：

（一）文书档案管理人员专业素质不高

新形势下企业单位文书档案管理工作的重要性不断提高，良好的落实该项工作，能够为企业单位留存宝贵的文书档案资料，为企业单位良好运营和发展提供参考依据。但对现阶段企业单位文书档案管理工作落实实际情况加以分析，了解到部分企业单位虽然有稳定的档案管理人员，但档案管理人员在具体执行工作的过程当中，并没有严格按照管理流程及相关要求规范、合理的展开工作，保证文书档案资料质量[3]。经过进一步分析，主要是文书档案管理人员括文化程度偏低、或专业素质匮乏，导致其在执行工作的过程当中不能深层次的研究档案信息，科学合理的开发和管控文书档案资料，致使文书档案资料的使用价值不高。

（二）文书档案管理重要性认识不强

从新形势的视角来观察企业单位运行实际情况，目前诸多企业单位依旧将生产作为重点，在具体执行工作的过程当中只重视生产经营管理工作的落实，而忽略了文书档案管理工作。这就使文书档案馆文书档案管理工作的落实仅仅是对文书档案进行存储，而没有根据企业生产经营实际情况而有针对性的运用文书档案资料，导致企业财富和经验严重被浪费。这也侧面说明了现阶段个别企业单位并没有正确认识到文书档案管理的重要性[4]。

（三）文书档案管理水平普遍偏低

对企业单位文书档案管理工作执行情况加以分析，管理人员的主要任务是保存好文书档案。可以说这是一种封闭式的管理模式，也正因为此种管理模式的实施导致企业不同时期对文书档案质量整理并装规范的要求基本相同，而没有新形势的特点以及企业发展实际需求而有针对性的规划和落实文书档案管理工作，这就导致文书档案管理水平偏低，未能充分发挥作用，使文书档案资料真正服务于企业单位。

四、新形势下做好企业文书档案管理工作的对策

面对现阶段我国企业单位文书档案管理面临诸多困难的情况，应当以新形势为背景探究如何强化企业单位文书档案管理，进而制定可行性的措施改变该项管理工作现状，真正提高文书档案资料的使用价值。那么如何做到这一点呢？比较参考相关资料并总结自身工作经验，提出的建议是：

（一）构建健全的、完善的档案管理制度体系

建立健全的完善的档案管理制度体系，是提高企业单位文书档案管理科学化水平的关键和保障。基于此，为了在新形势下做好企业单位文书档案管理工作，应注意进一步健全和完善档案管理制度体系。也就是对以往文书档案管理工作落实实际情况加以分析，明确其存在的问题，进一步思考档案管理制度存在的不足或者漏洞[5]。结合相关规范要求以及企业实际情况，有针对性的修订和补充档案管理制度体系，比如建立健全的档案管理长效机制，有效的约束和规范文书档案管理工作;积极补充和更新文书档案管理相关科学知识，不断的丰富和优化文书档案管理工作。

（二）推进企业单位文书档案管理信息化建设

新形势下信息技术、计算技术、互联网技术等先进技术的应用越来越广泛，越来越重要。基于此，在强化企业单位文书档案管理工作之际应积极推进其信息化建设。也就是根据企业单位档案管理工作的实际情况及管理需求，科学合理的运用先进技术来构建专业的档案管理系统，使之能动辅助文书档案管理，将纸质文书档案转化成电子文书档案，并且统一存储文书档案，保证文书档案的质量[6]。所以，为了符合新形势的特点，促进文书档案管理与时俱进，更好的服务于企业单位，推动企业单位持续健康的发展，应当高度重视并且积极进行文书档案管理信息化建设。

（三）不断提高文书档案管理人员的综合素质

作为企业单位文书档案管理工作的主体，管理人员的专业水平、业务能力、综合素质等方面的高低均会影响该项管理工作。所以，为了能够在新形势下做好文书档案管理工作，注重提高档案管理人员的综合素质是非常必要的。也就是對文书档案管理工作落实实际情况加以分析，了解管理人员的工作状态、工作能力等方面，明确管理人员存在的不足，进而有针对性的展开培训工作，对管理人员进行专业知识培训、专业技能培训、综合素质培训等等，提高档案管理人员的整体水平。除此之外，还应当转变管理人员的管理观念，树立现代化档案管理理念，要求其掌握计算机管理运用技术等，更加专业化、科学化、合理化的处理各项文书档案管理工作[7]。

五、结束语

企业单位文书档案管理是一项非常重要的工作，其有效落实不仅有利于企业管理水平的提高，还能够为促进企业持续健康发展奠定基础。但经本文一系列分析，新形势下企业文书档案管理工作的实施面临诸多困难，比如文书档案管理人员专业素质不高、文书档案管理重要性认识不强、文书档案管理水平普遍偏低等等。对此，笔者建议通过构建健全的、完善的档案管理制度体系、推进企业单位文书档案管理信息化建设、不断提高文书档案管理人员的综合素质等措施来改变，以便新形势下企业单位文书档案管理工作更加科学化、有效化、合理化的落实。

参考文献：

[1]付蓉.试析如何做好新形势下事业单位文书档案管理工作[J].办公室业务，2018 （10）：119.

[2]申新彪.新形势下如何做好文书档案管理工作[J].卷宗，2018 （1）：25.

[3]谭彩惠.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].房地产导刊，2017 （18）：228.

[4]朱红霞.新形势下如何做好文书档案管理工作[J].人才资源开发，2017 （2）.

[5]魏蓉.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作[J].今日财富，2017 （9）.

[6]孙晓.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].机电兵船档案，2016 （4）：20-21.

[7]刘晶.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考[J].黑龙江史志，2015 （13）：179.