如何提升企业办公室的工作效率

菅培才

摘要：本文主要分析了企业办公室的工作职能，根据此来提出一些提高企业办公室工作效率的方法策略，主要由企业办公室的企业文化，减轻企业领导工作负担以及行政办公处理这三方面内容具体提出优化策略，以期为相关研究人员提供参考价值。同时，通过创新方法的实施，提高企业办公室的工作效率。

关键词：企业;办公室;办公职能;工作效率;优化策略

办公室作为企业的综合管理部门，其工作内容较为复杂多样，是企业日常行政事务顺利进行的基础保障，因而可以影响企业的后续发展。但目前我国大多数企业普遍存在工作者素质不高、分工模糊、工作积极性不高、工作压力大、责任心有待加强等问题。因此，如何提高企业办公室工作效率是目前首要解决的问题。

一、企业办公室的职能

首先，企业办公室可以代表一个企业的文化内涵，一个良好的企业办公室文化会营造一种健康的工作环境和学习环境，有利于企业内部各部门人员提高工作效率。其次，企業办公室还作为一个服务部门为企业内所有员工服务，不乏包括领导层。它可以帮助员工收发文件、采购物资，还可以为员工组织活动，以此使职工放松心情，缓解压力，提高员工素养。并且，企业办公室作为一个连接基层部门与领导层之间的关键枢纽，还可以为企业领导层提供基层信息，辅助领导做出正确的决定与合理的建议。

企业办公室职能较为复杂，其管理职能较类似于行政、教育部门的办公室。以下是对上述三个职能的具体阐述。

（一）企业办公室属于企业行政办公处理机构

虽说企业办公室职能复杂，但主要还是以处理企业日常行政事务为主，维系基层人员与企业领导人员之间的联系是其第一要务。这项工作内容主要包括将企业领导层的决策传达给下属部门以及全体员工，并及时更新基层人员的信息与事务，将此反馈给企业的领导层或是管理层，以此保证管理人员合理地制定决策，保证工作人员可以尽快地将决策附以实践，提高公司整体的工作效率。因为企业办公室在日常工作中与基层部门联系较多，所以高效地分类企业信息，监督管理基层员工的日常工作并及时解决工作问题也属于企业办公室的工作内容。

（二）企业办公室辅助企业领导层的工作

在上文中提到，企业办公室是基层人员与领导层之间的联系枢纽，因此，企业办公室在一定程度上承担着减轻企业领导工作负担的职能。由于基层员工数量较多，基础工作内容较为丰富，所以对于基层员工的信息处理以及基层事务分类是一个较为庞大的工程。如果将这些工作内容交由企业领导层完成，可能会在一定程度上提高决策的合理性，但更多地却是为企业领导增加工作负担，不利于领导层高效地制定方案。故此，企业办公室可以缓解企业领导人员的工作压力，提高工作效率。

（三）企业办公室是企业文化的代表“人物”

企业的文化制度由领导层建立，而该制度的第一执行者是办公室。在企业的文化制度颁布之后，首先需要企业办公室实践。其次，企业办公室要作为基层部门的监督者，负责管理基层人员对该制度的落实。良好的企业文化对于企业的社会效益有巨大的帮助，因为企业文化是向公众展示该企业内涵的一个很好的平台，大多数人对于企业的管理水平与人员素质的评估均从企业文化入手，所以，构建优秀的企业文化具有重要意义。

二、提高企业办公室工作效率的策略

（一）勤学善思，提供超前服务

现在是一个知识经济快速发展的时代，各种思维、举措、技术和方式的更新速度快到让人咋舌。因此，处于如此重要地位的办公室人员要不断学习，提升自身的理论水平与业务能力，及时更新自身的知识储备，主要是与企业相关的政治理论、现代科技与法律法规等内容，与此同时，必须要注重理论与实践的结合，努力做到学以致用。只有通过学习来更替自身陈旧的知识内容以及不合时宜的思维方式，才可以为企业其他人员提供超前服务。

（二）雷厉风行，加快工作节奏

在新时代的背景下，企业各部门均要围绕中心工作励精图治，务实高效。办公室工作也只有自觉的适应这种新的要求，灵活且快速地转变工作方式和工作作风，加快工作节奏，提高工作效率。办公室工作要切忌办事拖拉，作风疲沓，时间观念不强这三大问题，切实做到今日事今日毕，急事集办，特事特办。并且对于新精神、新文件、新经验、新做法与新方法的学习与引进要做到快中快，时刻印在脑海。

（三）综合协调，树立全局观念

一再强调，企业办公室的协调工作是其主要的工作内容。因此，办公室一定要综合全局，协调各基础部门工作，协助领导人员把控全局，以保证政令通畅。办公室的工作内容较为复杂，多方面且多层次，这就要求办公室在处理基层信息，安排管理各项工作时，一定要注意全局意识的树立。妥善地处理好各部门之间的工作关系以及公共关系，以确保各部门的工作有序、高效地执行。脚踏实地，从全局出发，兼顾当下与未来的效益，有利于企业进一步发展。

（四）分清主次，工作有条不紊

办公室承担着大量的办文办会工作，内容较为琐碎，工作人员很容易被动的陷入一种应付差事的局面。因此，这就需要办公室在工作时善于对事情作出比较，抓住工作重点，结合个人特点来安排工作，做到有条不紊。企业的发展规划、重要决策的部署与实施以及对突发事件的处理等，此类内容均属工作重点，需要办公室集中人力、财力与物力率先解决，以保证日常工作的正常运转。

（五）强化服务，态度决定一切

办公室服务态度的好坏会影响着公众对于企业形象的评估。因此，办公室的工作人员一定要满怀热情，积极主动地为领导、各部门与基层服务。除此之外，还需要注意的是，在接待来人来访时，更要面带微笑，认真地为来客服务。在优化员工服务态度的同时，还应该根据企业办公室的中心工作，不断地更新服务理念、改进服务方式、强化服务意识以及拓宽服务领域。认真将服务工作做到事无巨细，确保工作效果。

（六）与时俱进，创新工作思路

办公室工作的重要意义不言而喻，可以将其定位成企业运转的“发动机”。因此，必须保证“发动机”要与时俱进，超越传统的思维方式以及习惯性做法，以一种崭新的姿态迎接新形势对企业的挑战。要主动地做出改革，而非陷入被动的局面。办公室工作人员一定要将创新的思维融入到日常工作当中，并且注重对成功事例进行经验总结与归纳，以此建立更加有调理的工作规范。

（七）积极学习，提高团队素质

办公室工作人员肩负着重大的责任，其应该具备较高的政治理论水平、文字综合能力、组织协调能力和较为丰富的管理经验，只有这样才能胜任这一具有挑战性的工作岗位。因此，办公室工作人员应当做到以下三点：

1.树立终生学习的理念。根据工作要求，不断更新自身的知识结构。

2.养成勤于思考的习惯。由于办公室需要不断地与基层人员与领导人员进行沟通，所以在此过程中勤于思考对话内容与信息，有助于其他人员对于复杂问题的理解。

3.勇于在实践中增长才干。企业办公室的综合性较强，工作内容涵盖多个领域，办公室工作人员应当充分利用此优势，在各领域实践当中增长才干。

三、总结

综上所述，企业办公室是企业行政业务管理的重要组成部分，工作内容复杂多样，对于企业的发展具有重要的意义。因此，企业办公室要不断地从各方面完善自身建设，才能够提升企业办公室的工作效率。

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