提升办公室档案管理效率的探索

林亚森 张毓华

关键词：档案管理：信息化：工作效率

现代科学技术的快速发展，使企事业单位的办公环境发生巨大变化，一个显著特点就是信息化管理手段的广泛应用。而办公室档案管理对科学化、规范化、信息化的要求也越来越高，但是在档案管理的实际工作中仍然存在一些严重阻碍各项工作顺利开展的问题需要解决。

一、办公室档案管理工作的重要意义

1、档案管理是企事业单位领导了解情况和实施决策的重要依据。单位各项决策的做出，依据之一就是对整体信息的充分掌握，办公室档案可以客观、真实、详细地记录事件发展的完整过程，因此不仅具有参考的作用，同时也是进行查询以及评价的重要依据;另外办公室档案管理是辅助其他部门工作的重要载体，为其他部门工作的科学开展提供必要的依据。因此，庞杂的信息资源需要更加科学高效的管理，尤其是现代技术手段的运用。

2、档案管理是提高办公室工作效率的有效工具。档案管理需要将各类信息整理、加工、处理，以便为整体管理提供指导和部门决策提供依据。因此需要进一步建立档案数据网络来提高办公室工作的工作效率，并以此为枢纽促使相关管理内容和相关部门包括文书的起草、文稿的修改以及人事、财务等后勤工作都逐渐走向现代化、数字化、信息化水平。

3、档案工作是维护单位稳定发展的保证。由于企事业单位的檔案种类相当的繁杂，而且档案的重要性也是各有不一，有些内部机密文件还要防止泄露，因此，为了避免影响企事业单位工作的正常进行，为了安全、便捷的需要。必须加强办公室档案管理。

二、办公室档案管理中存在的问题

虽然当前企事业单位办公室档案管理水平大大提升，但是在工作中仍然存在一些突出的问题，主要体现在：

1、档案管理流程冗余。随着现代科技的不断发展，信息化程度不断增强，数字技术在办公室中得到较大范围的推广和应用，但是档案管理的重要性并没有得到足够的重视，相关的研究也不够深入，档案管理流程不够科学，档案管理的规范性和合理性还有待提升。比如，在精益管理问题分析中有一种问题是流程的浪费，体现在档案整理流程中，如卷宗的整理，在归档流程中，由于档案编目、装订、扫描质量等环节的问题，导致档案需要进行重新编目、整理后归档，浪费了人力、物力和财力，说明流程的相关阻碍需要移除，办公室档案管理应科学、规范、畅通。

2、档案管理人员观念欠缺。在当前的档案管理中，人员的管理观念不强，对最新知识和技能的掌握也欠缺，以致直接影响了档案管理工作的效率和质量。同时，新时代安全形式的要求，需要规范档案管理工作，这也对办公室档案管理人员提出了更高的要求。

3、档案管理人员业务需要精进。当前，很多档案主体的领导没有充分认识到档案管理的重要性，直接导致对档案管理人员的重视程度不够，很多档案管理人员不是专业的管理人员，档案管理人员业务技能还需精进。比如，档案管理工作需要依靠“外力”协助管理，档案收集整理不够及时，不能运用现代办公手段科学办公等。

三、如何提高办公室档案管理效率

1、实现组织管理常态化，提升全员意识。为了更科学、有效地进行档案管理，企事业单位的领导高度重视，强化办公室档案管理制度的建设，根据人员变动状况，及时调整领导小组成员，将档案管理工作纳入单位日常管理工作考核。加强档案法律法规宣传和专业知识培训，以提升全员档案意识，确保档案管理各项制度落在实处。

2、实现档案管理精益化，优化工作流程。运用精益管理思路重新再造档案整理流程。通过制定文书档案资料定期归档目录，确保各部门文书、卷宗档案定期归集。加强职能部门兼职档案整理人员专业培训，提高重要文书档案扫描质量，规范档案装订标准，提高工作效率。定期组织头脑风暴研讨会，运用精益管理思想对档案资料整理流程进行剖析，减少冗余流程，提高档案整理效率。围绕档案管理归档查询效率，立项Qc课题，通过创新管理思路，构建安全化、规范化、电子化、网络化档案管理平台，

为实现档案管理规范化，打牢管理基础。同时根据新形势、新要求不断丰富完善档案管理制度，细化收集、整理、保管、调阅、归还、到期销毁等档案生命周期流程，加强考核督导，纳入年度绩效考核细则，提高各级对档案管理的重视度。加强档案管理硬件投入，打牢档案管理工作基础。

3、实现档案管理信息化，提高管理效率。完善计算机档案管理系统，实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引等。开发档案管理互动式软件，实现档案调阅的自动引导，解决档案资料查阅难的问题。开发档案调阅逾期管理功能，档案调阅逾期未归还，系统及时提醒档案管理员督促调阅人归还，确保档案的完整和安全。

4、增强办公室档案管理工作的责任感。对于档案管理中的保密工作，需要将责任落实到人。领导要重视档案管理工作，员工要认清自身的责任，增强保密人员的责任意识。在日常档案保密工作中，要制定合理的奖惩机制，对于工作中的失误，要进行相应的惩处。对于工作优秀的员工，要给予一定的奖励，不断提升工作人员的工作热情和积极性，发挥工作人员的潜力，保证档案管理工作的有序进行。